▷ 8 krokov na vytvorenie pracovného plánu

Pracovný plán je veľmi užitočný nástroj plánovania a riadenia na plánovanie činností, zdrojov a termínov potrebných na splnenie cieľov. projektu v určitom období prostredníctvom série krokov opísaných v dokumente, ktorý uľahčuje efektívnosť a pomáha stanoviť kritériá hodnotenia úspech.

A pracovný plán je a výborný organizačný nástroj ktorý umožňuje plánovanie, objednávanie a systematizáciu činností, ktoré sa musia vykonávať na dosiahnutie cieľov projektuefektívne, či už v obchodnej, pracovnej alebo osobnej oblasti.

V podstate je to a nástroj plánovania a riadenia kde sú písomne ​​popísané smernice, ako sa bude k určitej práci pristupovať, od jeho cieľ, činnosti, pridelenie zodpovednosti, termíny, rozpočet a iné špecifikácie.

Samozrejme, ako každý plán, aj pracovný plán sa vytvára v sérii krokov, ktoré zaručujú jeho úspech.

Preto vám v tomto príspevku povieme, ktoré to sú 8 krokov na vytvorenie pracovného plánu efektívne, ale najskôr sa ponoríme trochu hlbšie do jeho konceptu a významu pre akýkoľvek projekt, ktorý chceme realizovať.

Čo je pracovný plán?

Pracovný plán je a dokument, ktorý stanovuje ciele, ktoré sa majú dosiahnuť, potrebné zdroje a konkrétne činnosti, ktoré sa vykonajú na dosiahnutie uvedených cieľov v určenom období; môže byť použitý v rôznych kontextoch, od osobného projektu až po obchodný projekt, a môže byť taký podrobný alebo všeobecný, ako je potrebné.

Vo všeobecnosti pracovný plán obsahuje informácie o cieľoch, ktoré sa majú dosiahnuť, termínoch na ich dosiahnutie, potrebných zdrojoch (vrátane ľudí, materiálov a rozpočtu), konkrétne úlohy, ktoré sa budú vykonávať a kto bude zodpovedný za každú úlohu, ako aj ukazovatele alebo kritériá, ktoré sa použijú na vyhodnotenie úspešnosti uvedeného plánu.

Tiež je to a vynikajúci manažérsky nástroj na udržanie zamerania na ciele a zabezpečiť, aby sa dosiahol pokrok smerom k ich dosiahnutiu; Používa sa tiež na oznamovanie cieľov a plánov ostatným, ktorí môžu byť zapojení do projektu, alebo na vyžiadanie dodatočných financií alebo zdrojov.

Dôležitosť pracovného plánu

Vypracovanie dobrého pracovného plánu je veľmi dôležité z mnohých dôvodov, ako napríklad:

• Pomáha stanoviť ciele špecifické a akcie potrebné na ich dosiahnutie, čo vám umožní sústrediť sa na dôležité úlohy a vyhnúť sa rozptyľovaniu.
• Dobre navrhnutý pracovný plán pomáha maximalizovať efektivitu zabezpečením vykonávania úloh v správnom poradí a v správnom čase, čo môže znížiť čas a náklady spojené s projektom.
• Umožňuje vám efektívne koordinovať a komunikovať úlohy a zodpovednosti, pomáha predchádzať nedorozumeniam a zabezpečuje, aby všetky zúčastnené strany spolupracovali na dosiahnutí rovnakých cieľov.
• Identifikuje potrebné zdroje a pomáha ich efektívne prideľovať pre vaše použitie.
• Pomáha stanoviť kritériá hodnotenia úspechu projektu, čo zase uľahčuje monitorovanie a meranie výsledkov a umožňuje vykonať potrebné úpravy.

8 krokov na vypracovanie pracovného plánu

Vypracovanie pracovného plánu je veľmi jednoduché a jednoduché, stačí dodržať nasledujúce kroky:

Krok 1: Definujte ciele.

Ako prvý krok je potrebné jasne stanoviť ciele, ktoré sa majú dosiahnuť, tieto musia byť konkrétne, merateľné, dosiahnuteľné, relevantné a časovo obmedzené; na to sa môžete spoľahnúť na kritériá SMART ako návod na stanovenie týchto cieľov.

Krok 2: Identifikujte zdroje.

Identifikujte zdroje potrebné na dosiahnutie cieľov, vrátane ľudí, materiálov, financovania a čohokoľvek iného, ​​čo je potrebné.

Krok 3: Vypracujte akčný plán.

Určite konkrétne činnosti, ktoré sa musia vykonať na dosiahnutie cieľov, a stanovte logické poradie týchto činností.

Na vytvorenie akčného plánu je veľmi dôležité poznať vnútorné a vonkajšie faktory, ktoré môžu ovplyvňovať dosahovanie cieľov, výborným nástrojom na analýzu týchto faktorov je matica SWOT resp SWOT (slabé stránky, príležitosti, silné stránky, hrozby), na základe toho vytvárať stratégie a účinný akčný plán.

Krok 4: Definujte termíny.

Dôležité je stanoviť si reálne termíny a zohľadniť všetky udalosti alebo termíny, ktoré môžu projekt ovplyvniť, tzn je dôležité vedieť si naplánovať čas a v prípade potreby urobiť úpravy bez toho, aby sa zdržiavalo plnenie Ciele.

Krok 5: Stanovte si rozpočet.

Stanovte rozpočet potrebný na vykonanie pracovného plánu a zabezpečte, aby bol k dispozícii dostatok finančných prostriedkov na jeho vykonanie od začiatku do konca.

Krok 6: Priraďte zodpovednosti.

Priraďte zodpovedných ľudí zodpovedných za každú konkrétnu úlohu a jasne stanovte ich zodpovednosti, uistite sa, že každý pochopil pokyny, ktoré treba dodržiavať. Rovnakým spôsobom som im pridelil zdroje, ktoré budú potrebovať na rozvoj svojich aktivít.

Krok 7: Monitorujte a kontrolujte proces.

Stanovte ukazovatele alebo kritériá na vyhodnotenie úspešnosti plánu a vytvorte systém na monitorovanie jeho napredovania tak, aby spôsobom, ktorý umožňuje vykonať potrebné úpravy v prípade akejkoľvek odchýlky, ktorá posúva akcie od cieľov založená.

Krok 8: Vyhodnoťte výsledky.

Po dokončení vypracovania plánu práce som vyhodnotil, či sa dosiahnuté výsledky splnili vznesené očakávania, s cieľom poučiť sa z procesu a urobiť zlepšenia v budúcich plánoch prácu.