Správa záznamov Je to základná funkcia spoločností, neziskových organizácií, vládnych agentúr, sociálnych, lekárskych, obchodných agentúr, finančné inštitúcie, školy, univerzity a všetky druhy subjektov, ktoré generujú informácie, ktoré je potrebné udržiavať v určitom časovom období jednoznačný. Jednotlivé domácnosti si tiež musia trénovať dobrú evidenciu. Správa záznamov je tiež systematický, organizovaný, plánovaný a kontrolovaný proces riadenia alebo monitorovania životného cyklu záznamov. Záznamom môže byť hmotný papierový predmet alebo môže byť v digitálnej alebo elektronickej podobe. Záznamy môžu byť vedené vo finančných, lekárskych, informačných, formálnych dokumentoch, dokumentoch kancelária, mzdy, vládne formuláre a e-maily medzi stovkami ďalších typov záznamy.
Správa záznamov sa zameriava na tri fázy životného cyklu záznamu: vytvorenie alebo prijatie záznamu; Údržba, bezpečné uloženie, vyhľadávanie alebo všeobecné použitie záznamu; Poskytnutie záznamu.
Reklamy
V tomto článku nájdete:
Vytváranie záznamov
Vytváranie alebo prijímanie záznamov to je to, čo vytvára dopyt po správe záznamov. Či už ide o žiadosť o zamestnanie, faktúru alebo správu o kontrole zásob, raz bol vytvorený záznam, musia byť všetky ostatné operačné alebo riadiace funkcie pre tento záznam zamestnancov. Jednou z funkcií procesu správy záznamov je určiť tok záznamu po jeho vytvorení alebo prijatí. Kto musí vidieť záznam? Kam ide záznam potom, čo všetci videli alebo konali podľa záznamu (napríklad záznam o platbe na účet)? Kto je zodpovedný za zabezpečenie bezpečného uloženia záznamu? Na všetky tieto otázky je potrebné dobre odpovedať.
Vedenie registra
Vedenie záznamu zahŕňa vykonávanie operácií na uloženie záznamu. Je potrebné vziať do úvahy niekoľko faktorov ukladať záznamy, vrátane možnosti, že záznam je k dispozícii na vyhľadanie tým, ktorí sa potrebujú na informácie obrátiť alebo k nim majú prístup. Druhou stranou sprístupňovania záznamu je označovanie toho, kto k záznamu nemá prístup.
Reklamy
Ak nie je záznam v pamäti, pre dobrú správu záznamov je nevyhnutné mať zavedený systém. miesto na určenie, kto má záznam, kde má záznam a kedy má v úmysle vrátiť Registrácia. Dôležitou súčasťou systému správy záznamov je aj zabezpečenie riadneho vrátenia záznamu.
Reklamy
Bezpečné ukladanie záznamov môže zahŕňať ukladanie digitálnych kópií každého záznamu mimo pracoviska v inej kancelárii alebo v bezpečnostnej schránke v banke. Záznamy by sa mali uchovávať na chladnom a suchom mieste, aby nedošlo k poškodeniu papierových alebo elektronických kópií. Procesy archivácie sú súčasťou fázy údržby správy záznamov. Súčasťou správy záznamov je určenie, kedy je záznam vhodný na archiváciu. Súčasťou tejto funkcie je aj výber, kde sa protokoly archivujú a ako dlho sa protokoly archivujú. Niektoré záznamy, napríklad historické, je možné uchovávať po celý život a niekedy aj mimo spoločnosti. V prípade miest, štátov a obcí môže byť potrebné, aby sa historické záznamy uchovávali na neurčito.
Vymazanie záznamov
Odstrániť záznamy v správnom časovom rámci je kritická. Odstránenie väčšiny záznamov musí byť skartované. Medzi dôvody na odstránenie patrí určenie toho, ako dlho by sa mal záznam uchovávať. Časový rámec na vedenie záznamov závisí od povahy záznamu. Niektoré záznamy o ukladaní údajov sú diktované vládnymi nariadeniami, ako napríklad daňové záznamy, niektoré banky pre správu pôžičiek a niektoré právne pokyny, napríklad dokumenty banky začlenenie.
Reklamy
Zahŕňa tiež určenie spôsobu likvidácie záznamov, napríklad skartáciou v rámci spoločnosti alebo prenájmom Užitočné môže byť aj od externej spoločnosti po fragmentáciu a vývoj systému sledovania likvidácie. Výpis záznamov podľa kategórie, kde boli odstránené, ako boli odstránené a kde môže byť prínosom pre dlhodobú správu záznamov. Implementácia schvaľovacieho mechanizmu na mazanie záznamov môže pomôcť zabezpečiť, aby každý, kto to potrebuje vedieť, vedel pred zničením záznamov.
Ďalšie aspekty správy záznamov
Niekoľko ďalších možností prispôsobenia sa systému správy záznamov zahŕňa dokumentovanie a komunikáciu politík a postupov spojených so správou záznamov, vývojom a implementovať kontrolné mechanizmy a postupy pre každú fázu správy záznamov a udržiavať systémy správy záznamov jednoduché a ľahko komunikovateľné a ľahko použiteľné. spravovať.
Reklamy
Zdroje pre správu záznamov o učení
Existujú stovky zdrojov, ktoré vám pomôžu naučiť sa efektívne spravovať záznamy. Technické školy, vysoké školy a univerzity, online školenia a príručky sú v miestnom kníhkupectve alebo univerzitné kníhkupectvo, ktoré môže pomôcť s vývojom efektívneho a úctivého systému správy záznamov v zákon. Vždy tiež skontrolujte miestne, štátne a federálne predpisy.
