Administratören är en fysisk person vars funktion är riktning, kontroll, organisation och planering i en organisation både privat och offentligt eller i ett företag. De styr användningen av ekonomiska, fysiska, tekniska och mänskliga resurser och söker lösningar för alla typer av administrativa problem.
När det gäller att driva ett företag tänker vi omedelbart på ett stort antal aktiviteter som måste genomföras för att verksamheten ska trivas på lång sikt. Men är det i praktiken verkligen så? Vilka funktioner har administratören? Vad behöver du göra för att ett företag ska skapa värde för kunder och ägare, förutom att möta samhällets krav?
Annonser
För att göra det lättare att förstå vad dessa funktioner är finns det en modell som heter PODC.
- P: plan
- O: organisation
- D: adress
- C: kontroll
Ordningen på dessa funktioner är också viktig eftersom den bestämmer den cykel som alltid skapas för att samordna aktiviteter inom en organisation. För dem som vill veta mer detaljer om hur den här modellen uppstod och vad var och en av dessa funktioner representerar, berättar vi alla detaljer nu.
Annonser
I den här artikeln hittar du:
Vad är en administratör?
I praktiken, oavsett vår utbildning eller roll, är vi alla någon gång "Administratörer", antingen i ledningen av vår verksamhet, som anställda i organisationer eller i ledningen av privatliv.
Annonser
De styr användningen av ekonomiska, fysiska, tekniska och mänskliga resurser och söker lösningar för alla typer av administrativa problem. Det skapar metoder, planerar aktiviteter, organiserar de olika sektorerna i en organisation, beräknar kostnader och värderar det perfekta flödet av information och riktlinjer.
I näringslivet är företagsadministratören den professionella som ansvarar för att fatta beslut och leda företagsstrategier.
Annonser
Det handlar om att planera, organisera, styra och kontrollera åtgärder inom de mest varierade affärsområdena, inklusive hantering av ekonomiska, tekniska, mänskliga och materiella resurser.
Källa
Det är lätt att se att dessa administratörsfunktioner i PODC-modellen perfekt matchar det som görs i det dagliga arbetet hos dessa proffs.
Annonser
Men hur kom denna definition av funktioner till? Henri Fayol var den första personen som identifierade element eller funktioner hos administratören. Allt började med hans klassiska bok, publicerad 1916, Administration Industrielle et Generale (Industriell och allmän administration).
Fayol var verkställande direktör för ett stort franskt kolbrytningsföretag. Han baserade sin bok på sina erfarenheter som praktikant i företagsledningen. Vid den tiden definierade han fem ledningsfunktioner som blev kända som POC3 eller till och med POCCC. De var:
- Planera
- Organisation
- Kommando
- Samordning
- Kontrollera
Han hävdade att dessa funktioner var universella: alla chefer utför dem under sitt arbete på alla typer av marknader. Men med tiden och ny teknik har nya författare uppdaterat begreppet administratörsfunktioner. De gick från 5 till bara 4. Detta beror på att man förstod att samordnings- och kommandofunktionerna faktiskt kunde representeras av endast en aspekt, det vill säga ledning.
Låt oss nu lära känna detaljerna i PODC.
Administratörens huvudroller och ansvar
1. Planera
Planering, i termer av ett företags drift, innebär åtgärder som:
- Prognos för framtida förhållanden
- Definition av nya mål
- Skapande av metoder för att uppnå dessa mål
Det innebär att någon i chefens position måste vara bra på att fatta beslut. Och i praktiken planering är en flerstegsprocess. Planerare måste börja med att känna till situationen för deras företag, särskilt de mest kritiska som organisationen står inför.
Under sina studier insåg Fayol också att effektiv planering måste ta hänsyn till oväntade incidenter som kan uppstå och inte bara hålla sig till styva och oflexibla planer. I praktiken finns det olika typer av planering, som kan vara:
- Strategisk planering
- Taktisk planering
- Driftsplanering
2. Organisation
Fokus för organisationsfunktionen kan listas i viktiga punkter som:
- Strukturering av aktiviteter
- Inriktning på relationer inom företaget
- Rekrytering
- Utvärdering och teambuilding
Organisationen är administrationens roll innebär utveckling av en organisationsstruktur och fördelning av resurser för att säkerställa att målen uppnås. Denna organisationsstruktur representeras vanligtvis av ett organisationsschema.
Detta ger en grafisk bild av kedjan av åtgärder inom företaget. Det är därför beslut som fattas om en organisations struktur ofta kallas beslut om organisationsdesign.
3. Riktning
Skapa en standard och riktning för alla företagets aktiviteter. Detta är en av administratörens huvudfunktioner, som är en nödvändig komponent för alla andra. Ledande kan ha samma känsla av ledarskap. Med detta, ledaren hjälper de andra komponenterna i företaget att uppnå sina mål.
Den har en bredare vision och kan därför samordna ansträngningarna så att alla arbetar tillsammans, med samma norr. Men dessutom kräver effektivt ledarskap att chefen motiverar anställda och kommunicerar effektivt. Om denna riktning görs rätt kommer alla att vara glada att nå alla mål.
4. Kontrollera
Bland administratörens funktioner har kontrollen en grundläggande roll: att få allt att hända inom de parametrar och principer som har definierats. Syftet med kontrollen är exakt identifiera riktningsavvikelser, tänker redan på planer på att ändra detta scenario vid behov. Därför kan vi också säga att kontrollen består av tre steg:
- Fastställande av prestandastandarder
- Jämförelse av faktisk prestanda med standarder
- Vidta korrigerande åtgärder vid behov
Prestationsövervakning uttrycktes tidigare i monetära termer, såsom intäkter, kostnader eller vinst. Men idag kan det också uttryckas i andra termer, som till exempel kundservice och konsumenttillfredsställelse. För att göra detta måste du skapa en serie resultatindikatorer.
Men se upp: denna funktion ska inte förväxlas med kontroll i beteendemässig eller manipulerande känsla av personligheter eller känslor. Snarare hänvisar det till rollen att vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att arbetsrelaterade aktiviteter är konsekventa och bidrar till att uppnå målen.
