Procedurmanual (definition och fördelar)

De Procedurmanual Det hänvisar till ett administrativt instrument som ger stöd till de små uppgifter som måste utföras dagligen i de olika områdena inom ett företag.

I dessa registreras de åtgärder och operationer som måste följas för att utföra de allmänna funktionerna metodiskt så att företaget kan fungera bra. Det möjliggör också en sekventiell uppföljning av tidigare aktiviteter, schemaläggning av dem i en logisk ordning och vid den angivna tiden.

Hur bildas en procedurmanual?

• Identifiering: i denna del måste det officiella namnet och logotypen som används av företaget anges
• Index eller innehåll: är där sidorna som motsvarar innehållet i handboken finns, vilket gör det lättare för anställda att lokalisera sitt område
• Förord ​​eller introduktion: en kort redogörelse för dokumentet, som ligger inom dess innehåll och vikten av att granska det noggrant. Kolla här
  hur man gör en introduktion.
• Syfte med förfarandet: Syftet med nämnda dokument måste förklaras, vilket gör det klart att dess syfte är standardisera och kontrollera att rutinerna för de olika områdena i företaget följs och därmed undvika fel eller fel
• Tillämpningsområden: det är där förfarandena klassificeras och omfattningen av varje individ behandlas, både inom sitt eget område och det inflytande de har på andra
• Policyer och driftsstandarder: detta avsnitt bör innehålla de allmänna riktlinjerna för åtgärder som avgör vilket ansvar de olika instanserna deltar i bearbeta.
• Ordlista: det är en liten lista som fungerar som stöd eller konsultation, har teknisk karaktär och är relaterad till innehållet i manuskriptet.

Steg för att skapa en instruktionsbok

När du planerar att öppna en ny filial skapar du en franchise för ett företag som har funnits på marknaden i flera år eller helt enkelt startat Använd ett kvalitetssystem för att garantera försäljning, en procedurmanual måste göras, för detta måste vissa steg följas Viktig.

1. Innan den startas måste dess struktur definieras, varje koncept som skrivs kräver vissa egenskaper och särdrag, såsom språk, grafiska exempel, bland andra
2. Det är viktigt att inte alla manualer har samma ritningslinje, eftersom vissa segment är riktade exekutorn eller operatören, därför bör det lätt urskiljas i innehållet vem som kommer att vara användaren av samma
3. Det måste definieras om ett dokument kommer att göras för varje position, område eller ett för hela organisationen. Detta gör det möjligt att veta om det är nödvändigt att skapa några underhandböcker för varje fall
4. De policyer som motsvarar varje individ när de utför sina aktiviteter måste definieras.
5. Identifiera och välj vilka som är de viktigaste affärsprocesserna för att översätta dem till dokument, allt detta med hänsyn till att de endast bör innehålla information som krävs av anställda
6. Handbokens skrivning måste vara smidig, dynamisk och tillgänglig, men samtidigt konkret. De grafiska och visuella elementen är av yttersta vikt, eftersom de underlättar förståelsen för arbetarna i deras positioner

Fördelar med en procedurmanual

Att ha detta verktyg ger stora fördelar för företaget, några av dem är:

• Hjälp personalen att få bättre utbildning och kvalifikationer
• De beskriver i detalj alla aktiviteter som utförs i var och en av positionerna
• De fungerar som guider för det arbete som ska utföras
• Ger personalen en mer övergripande bild av företaget
• Det gör det möjligt för dem som ansvarar för den operativa delen att veta vilka steg de måste följa för att utveckla allt korrekt
• De anger uttryckligen sambandet med resten av positionerna inom företaget

Vilka företag ska ha en procedurmanual?

De krävs av alla offentliga eller privata, nationella eller transnationella organisationer, både små, medelstora eller stora, oavsett om de är ideella eller inte. Det vill säga alla som kräver normalisering i sin verksamhet.

Även de som vill eliminera eller minska arbetsstress, och därmed slöseri med tid, vill kopiera sin organisationskultur både i sina försäljningsställen och i deras olika filialer.

Dessutom, om de vill ha stora ökningar eller befästa en konkurrensposition, behålla eller öka sina försäljning och lönsamhet, vilket ger tillfredsställelse och nytta för kunder som tillgriper franchisen i fråga.

När ska en procedurmanual motiveras?

När förluster, konflikter mellan de olika avdelningarna i företaget samt klagomål från olika kunder leder till stora nackdelar för organisationen. Det kan också bero på öppnandet av en andra filial och det är nödvändigt att delegera vissa ansvarsområden till administratörer och chefer.