Vad är administrativa manualer?

Administrativa manualer är en uppsättning regler, funktioner, förfaranden, aktiviteter, mål, instruktioner, riktlinjer och policyer som måste följas och följas av företagets anställda, liksom det sätt på vilket de kommer att utföras, antingen individuellt eller gemensamt.

Den administrativa handboken är ett instrument som hjälper organisationen att bättre organisera sina metoder, standardisera rutiner, förbättra kommunikationen mellan organisationssektorerna.

För det, manualer måste bestå av standarder, instruktioner och rutiner för organisationen själv, samt användning av hjälpverktyg.

Betydelsen av administrativa manualer

Manualer är viktiga inom ett företag, eftersom deras innehåll når viktiga delar inom det, vilket påverkar hur arbetet organiseras. De påpekar hur man gör det. Det vill säga, dess huvudsakliga mål är

vägleda eller lära dig att utföra aktiviteterna som utförs inom en organisation, vare sig inom en sektor eller avdelning.

Syftet med manualisering är tillåta insamling av information som beställts på ett systematiskt sätt, försiktig och segmenterad, för att fungera som ett underlättande verktyg för organisationens verksamhet.

Detta är huvudmålet för närvaron och användningen av handböcker i organisationen. Därför måste du ha ett enkelt, tydligt och objektivt språk, eftersom alla anställda (oavsett utbildningsnivå) måste ha tillgång till detta material, eftersom det kommer att hjälpa dem att utföra sina uppgifter, särskilt för dem som nyligen anställts organisation.

Därför är de giltiga som referensmaterial, vilket möjliggör större kunskapshantering inom företaget. Det rekommenderas att detta material granskas regelbundet, eftersom det finns processer som förändras över tiden.

Denna kunskapshantering, som nyligen har varit föremål för studier inom området administration är det viktigt för organisationen att utvecklas och investera i utvecklingen av dess anställda.

Eftersom administrativa handböcker är en av huvudsakliga sätt att beskriva all kunskapshanteringDet är oerhört viktigt att förstå fördelarna med god kunskapshantering, som ett sätt att förstärka vikten av administrativa manualer.

Fördel

Bland de största fördelarna med administrativa handböcker är följande:

• Det är en källa till information om jobben i företaget.
• Ställ in standarder och kriterier.
• Det möjliggör anpassning, enhetlighet och kontinuitet av reglerna och proceduren för de olika organisatoriska enheterna i företaget
• Undvik diskussioner och fel i olika processer
• Tillåter utbildning av nya och gamla anställda i företaget
• Representerar ett effektivt verktyg för konsultation, vägledning och utbildning i företaget
• Representerar en begränsning för improvisation
• Det är också en viktig del av objektiv granskning och utvärdering av institutionaliserade metoder och processer.

Några nackdelar

När administrativa manualer inte uppdateras ordentligt och permanent kan de snabbt förlora sitt värde inom alla organisationer. De kan i allmänhet också vara oflexibla.

När de är mycket syntetiska är de till liten nytta och å andra sidan, när de är mycket detaljerade, kör de risk att bli föråldrad av små förändringar i en organisation, företag eller företag.

Andra mål

Bland andra mål och grundläggande riktlinjer för handböckerna för företaget, finner sin penetration i marknaden och samhället i allmänhet. De rapporterar kort historik om företaget, från grundandet till idag. De visar på ett samordnat och organiserat företagets organisationsstruktur som är nödvändig för att uppnå målen och beskrivna riktlinjer.

De definierar funktion, hierarkisk position, ansvar, relationer och auktoritet för de positioner som härrör från denna struktur. Målet är att uppfylla kraven i internationella standarder, inriktade på ISO 9000 eller 14000.

Typer av administrativa manualer

Det finns några typer och tekniker för manualer som har olika funktioner och strukturer, även beroende på företagets behov. Det är upp till chefen att verifiera vilken typ av manual som passar deras organisation, och det kan finnas mer än en typ av manual inom den organisationen.

Policyhandbok

Dess mål är att styra de ledningars handlingar som ansvarar för ledningsfunktionerna och rådgivning, som fastställer företagets handlingssätt, uttryckt på ett allmänt och filosofiskt sätt.

Detta är policyerna för de olika nivåerna i företaget, från det allmänna till de olika områdena, såsom:

• marknadsföringspolicyer
• politik för mänskliga resurser
• produktionspolicyer
• finanspolicy

När vi hänvisar till policyer tänker vi på företagets filosofi, det vill säga om sättet att göra affärer. Framgångsrika företag återspeglar vanligtvis beteenden i linje med en filosofi som tydligt avslöjas, förstås och upplevs på alla nivåer i strukturen.

Organisationsmanual

Målet är att betona och karakterisera de formella aspekterna av relationerna mellan de olika avdelningarna (eller organisationsenheterna) företaget, samt fastställa de uppgifter och ansvarsområden som är knutna till var och en av företagets lednings - eller rådgivande befattningar företag.

Syften

• Identifiera formellt och tydligt hur företaget är organiserat
• Fastställ nivåerna av auktoritet och ansvar som ligger i varje organisationsenhet i företaget.

Regler och procedurmanual

Målet är att beskriva och detaljera utvecklingen eller operationaliseringen av de aktiviteter som utgör de olika funktionella systemen i företaget.

Huvudelementen som ingår i Manual of Standards and Procedures är:

• Regler: dokument som innehåller de riktlinjer och instruktioner som är nödvändiga för utveckling av vissa aktiviteter som är av intresse och tillämpning av alla företagets administrativa enheter.
• Procedurer: beskriver operationaliseringen av de aktiviteter som utgör ett system.
• Formulär: det är indikationen på de former som cirkulerar i den administrativa processen, liksom formen av manipulation;
• Flödesscheman: det är en indikation på den representativa grafiken för de olika procedurer som beskrivs;
• Bilagor: tabeller, dokument, reproduktioner av texter, lagstiftning eller annan information relaterad till det specifika ämnet.

Specialiserad bruksanvisning

Det är den som grupperar specifika instruktioner för en viss typ av aktivitet eller uppgift. Syftet är att möjliggöra större och bättre utbildning och utbildning av en viss grupp anställda i utvecklingen av aktiviteter. Till exempel: säljarhandbok, sekreterarhandbok, driftshandbok etc.