Vad är en processmappning?

Du har nog hört talas om termen "process mapping" eller även känd som en kartläggning av affärsprocesser (båda termerna används omväxlande) för att beskriva en process. Men exakt vad är processmappning?

Processmappning är ett verktyg som den används för att visualisera stegen i en affärsprocess från början till slutet. Denna visualisering ritar en kortfattad bild av sekvenser av uppgifter som krävs för att ta en produkt eller tjänst från ursprung till slutförande.

Det representeras ofta som ett flödesschema och rör sig i allmänhet från vänster till höger eller ibland uppifrån och ner.

Å andra sidan är kartläggning av affärsprocesser en del av arbetsflödeshanteringsmetoder, som också inkluderar affärsprocessmodellering som kan ge en mer detaljerad representation av en process som generellt innehåller ytterligare organisationsmaterial.

Denna dokumentationsprocess har att göra med vad ett företag gör, varför det gör vad det gör, vad är standarden för framgång, vem som är ansvarig och när och var de olika kommer att inträffa Steg.

Processmappning främjar öppenhet, inte bara för dem inom företaget, utan för alla intressenter, särskilt de som är involverade i efterlevnad.

Processmodellering vs processmappning

Kartläggning av affärsprocesser ofta blir förvirrad med modellering av affärsprocesser. När proffs utför modellering av affärsprocesser är de mer intresserade av hur processerna utförs och vem (eller vilken avdelning) utför dem. Detta är den största skillnaden.

Modellering handlar mer om hur processer flödar, medan kartläggning handlar om vad som finns

Typer av kartläggning av affärsprocesser

Det är många olika typer av processmappning, allt från planeringsaktiviteter, detaljer, dokument, produkter, roller, platser, strategier och interaktioner.

Dessutom finns olika detaljeringsnivåer tillgängliga för kartläggning. Här är några exempel på karttyper för affärsprocesser.

• Flödesscheman: Det finns tre populära typer av flödesscheman: flödesscheman uppifrån och ned, flödesscheman för distribution och detaljerade flödesscheman. Uppifrån och ned flödesscheman visar stegen i en process och grupperar dem i ett enda flöde. Flödesscheman för distribution är ett flödesschema uppifrån och ned utökat till att inkludera vem som utför vilken uppgift. Detaljerade flödesscheman är en utvidgning av distributions- och uppifrån och ned flödesscheman, som visar så mycket detaljer som möjligt.
• Fältdiagram- Dessa diagram, även kända som tvärfunktionella kartor, beskriver ansvaret för delprocessen i en process.
• Statliga diagram: Dessa diagram visar systemens beteende i Unified Modeling Language (UML), som beskriver komponentens tillstånd.
• Dataflödesdiagram- I likhet med ett flödesschema fokuserar detta diagram enbart på data som flödar genom ett system.
• Värdeflödesanalys- En del av principerna för Lean Manufacturing, värdeströmskartläggning visar det aktuella läget och hjälper till utforma det framtida tillståndet för en process med fokus på att ta produkter och tjänster från dess början till dess slut.

Vinster

Fördelarna är många. Följande är några av anledningarna till att en organisation vill kartlägga processer:

• Låt alla se processen på samma sätt.
• Minskar procedurfel.
• Utveckla förståelse mellan områden som är multifunktionella.
• Hjälp alla att se "nuvarande tillstånd".
• Det möjliggör utveckling av mätvärden.
• Minska avfall genom att identifiera luckor och överskott.

Kartläggning av affärsprocesser använder olika symboler för att ange olika delar av processen. Bland de viktigaste är följande:

• Oval - Används till exempel för att ange start- och slutpunkter.
• Rektangel - är ett processdiagram som används för att ange specifika steg eller uppgifter som måste slutföras och eventuellt vem som gör det och hur lång tid det tar.
• Diamant - En diamant används för att representera en beslutspunkt i processen. Detta är en punkt där ett ja eller nej (eller sant eller falskt) svar behövs.
• Pilar - Pilar eller kontakter visar hur en punkt i processen leder till en annan.

För att omvandla en organisation ordentligt till en hållbar organisation måste du förstå hur man börjar kartlägga affärsprocesser. Följande principer bör finnas i varje kartläggningsprojekt:

• Definiera omfattningen av själva projektet med gränser, start- och slutpunkter.
• Titta på helheten: processens avsikt.
• Definiera varje steg tydligt.
• Få feedback från alla i din organisation som är involverade i processen.
• Sträva efter att vara fullständig i din noggrannhet, särskilt med processkartan "som den är."
• Sträva efter att hålla trådarna enkla.
• Testa processen med godkända mått. Mätvärdena bör mäta tid, volym, avgifter / kostnader, utrustning och eventuellt mervärde.
• Det fungerar från utgång till entré, bakåt.
• Skapa fastigheten med enstaka beröringspunkter när det är möjligt.
• Omdesigna processer för att vara kundcentrerade.
• Använd teknik för att möjliggöra dina processer.
• Minskar ineffektivitet i överföringar.

Dagens företag är mer fokuserade än någonsin på hållbar förbättring. Även med mätbara operativa förbättringar kan det vara svårt att upprätthålla de förbättringar som gjorts. Många företag har fortfarande ineffektiva processer och ser teknik som en magisk lösning som kan lösa sina problem på ett tag.

Experter säger att dessa tekniker verkligen kan hjälpa till, men det krävs en klok användning av dem i en systematisk granskning av processer och utveckling av kartor.

På detta sätt är hållbarheten för förbättring av processer och företag möjlig. Dessutom måste organisationen göra kulturella förbättringar, eftersom utvecklingen av teknik för att utvecklas Processkartor har långt överskridit förmågan hos de flesta organisationer att implementera dem.

Utan kulturella förändringar kan de involverade i processen enkelt sjunka förbättringar innan de tar tag.