Administrativ process: dess fyra steg, faser och egenskaper

Känner du till stadierna i den administrativa processen? Planering, organisering, inriktning och kontroll (P.O.D.C.) av företagets processer är väsentliga för att uppnå företagets mål. Granska detaljerna i vart och ett av dessa steg i den här artikeln.

De administrativ process är en ansluten interaktion mellan processerna i planera, organisation, riktning Y kontrollera, etablerad för att uppnå användningen av mänskliga, tekniska, materiella och andra resurser som organisationen måste utföra effektivt.

Denna uppsättning aktiviteter styrs av vissa regler eller affärspolicy vars syfte är att förstärka effektiviteten i användningen av dessa resurser.

Det används i organisationer för att uppnå sina mål och tillgodose deras lukrativa och sociala behov. Arbetet hos administratörer och chefer i detta avseende är viktigt, det sägs att deras prestanda mäts enligt överensstämmelse med den administrativa processen.

Funktionerna för administrativ process är samma funktioner i de olika stadierna (planering, organisering, ledning och kontroll) men de skiljer sig från dem eftersom de tillämpas på de allmänna målen för organisation.

Stadier av den administrativa processen

Den administrativa processen utvecklas i olika steg, kända av förkortningarna planering, organisation, ledning och kontroll (P.O.D.C.)Dessa är konsekventa och upprepas för varje mål som bestäms av organisationen eller företaget.

Dessa stadier är vanligtvis grupperade i två faser, vilka är:

Mekanisk fas: Planera Vad som ska göras? Y Organisation Hur ska det göras? Detta fastställer vad som ska göras och har en struktur för att göra det.

Dynamisk fas: Riktning Hur görs det? Y Kontrollera Hur gjordes det? Hur organismen som har strukturerats tidigare hanteras specificeras.

Aktiviteter och funktioner i den administrativa processen

1.- Planering

Det är det första steget att ta, det består i att veta i förväg vad som kommer att göras, riktningen att följa, vad du vill uppnå, vad du ska göra för att uppnå det, vem, när och hur du ska göra det .

För att göra detta följs några steg som:

• Intern och miljöundersökning (verktyg som Porter's 5 styrkor och den SWOT-analys).
• Förslag på syften, strategier och policyer och syften.
• Upprättande av åtgärder som ska genomföras på kort, medellång och lång sikt.

Forskare i ämnet bekräftar att planering omfattar definitionen av organisatoriska mål, utvecklingen av en allmän strategi för att uppnå dessa mål och uppnå prioriteringar för att samordna alla aktiviteter.

Specifikt måste denna funktion utövas av företagets administrativa organ och den kommer att ge företagets mål och mål och de metoder som det kommer att utföra.

Objektivt upprättas en plan som innehåller de framtida aktiviteter som ska genomföras, som ska implementeras med tidigare visualisering, med hänsyn till varje karakteristik i detalj.

De viktigaste planeringsaktiviteterna är:

1. Fördefinition av mål och mål som ska uppnås under en viss tid.
2. Implementera en strategi med lämpliga metoder och tekniker att genomföra.
3. Förutse och planera mot eventuella framtida problem.
4. Förtydliga, utöka och bestämma målen.
5. Implementera arbetsförhållanden.
6. Välj och ange de uppgifter som ska utföras för att uppnå målen.
7. Bygg en allmän prestationsplan som betonar nya sätt att göra arbete på.
8. Upprätta policyer, metoder och förfaranden av prestanda.
9. Ändra planer baserat på resultatet av programmet kontrollera.

2. - Organisation

Det är det andra steget att ta, det utgör en uppsättning regler som ska respekteras inom företaget av alla som arbetar där. Huvudfunktionen i detta steg är samordning.

Efter planera nästa steg är att distribuera och tilldela olika aktiviteter till de arbetsgrupper som företaget utgör, möjliggöra en rättvis användning av resurser för att skapa en relation mellan personal och arbete som måste springa.

Organisering använder arbetet för att söka efter mål för företaget, det inkluderar att ställa in de uppgifter som ska utföras, vem som ska göra dem, var de är fatta besluten och vem de är ansvariga för. Det vill säga organisationen tillåter att veta vad som måste göras för att uppnå ett planerat syfte, dela upp och samordna aktiviteter och tillhandahålla nödvändiga resurser.

Det arbete som utförs här är relaterat till förmågor (fysiska och intellektuella) för varje arbetare samtidigt med de resurser som företaget har.

Organisationens huvudsakliga avsikt är att specificera det mål som tilldelats varje aktivitet så att minimimålet uppnås utgifter och med maximal tillfredsställelse.

Organisationens viktigaste aktiviteter är:

1. Genomför det noggranna och detaljerade urvalet av varje arbetare för de olika positionerna.
2. Dela upp uppgifter i operativa enheter.
3. Välj en administrativ myndighet för varje sektor.
4. Tillhandahålla material och resurser till varje sektor.
5. Koncentrera operativa skyldigheter på jobb efter avdelning.
6. Håll jobbkraven tydligt fastställda.
7. Tillhandahålla personliga faciliteter och andra resurser.
8. Justera organisationen baserat på resultatet av kontrollen.

3.- Adress

Det är det tredje steget att ta, inom det genomförs de planer, kommunikation, motivation och tillsyn som krävs för att uppnå företagets mål.

I detta skede är närvaron av en chef med förmåga att fatta beslut, instruera, hjälpa och styra de olika arbetsområdena nödvändig.

Varje arbetsgrupp styrs av regler och åtgärder som syftar till att förbättra dess verksamhet, riktningen är trafik att uppnå genom interpersonellt inflytande att alla arbetare bidrar till att uppnå mål.

Ledningen kan utövas genom:

• De ledarskap
• Motivationen
• Kommunikationen.

Ledningens viktigaste aktiviteter är:

1. Erbjud motivation till personalen.
2. Belöna anställda med lön enligt deras funktioner.
3. Tänk på arbetarens behov.
4. Upprätthålla god kommunikation mellan olika arbetssektorer.
5. Tillåt deltagande i beslutsprocessen.
6. Påverka arbetstagarna att göra sitt bästa.
7. Tåg och utveckla arbetstagare för att utnyttja sin fulla fysiska och intellektuella potential.
8. Att möta de anställdas olika behov genom att känna igen deras ansträngningar på jobbet.
9. Justera ansträngningarna för ledning och utförande enligt resultatet av kontrollen.

4.- Kontroll

Det är det sista steget som måste tas, inom detta utvärderingen av den allmänna utvecklingen av ett företag har denna sista etapp uppgiften att garantera att den väg som tas kommer att föra den närmare Framgång. Det är en administrativ uppgift som måste utföras med professionalism och öppenhet.

De kontroll av aktiviteter utvecklat i företaget erbjuder en analys av upp-och nedgångar av samma, sedan baserat på resultaten göra de olika modifieringar som är möjliga att utföra för att korrigera svagheter och lågpunkter uppfattas.

Huvudfunktionen för kontroll är att mäta de erhållna resultaten, jämföra dem med de planerade resultaten för att söka kontinuerlig förbättring.

Av denna anledning betraktas detta som ett uppföljningsarbete fokuserat på att korrigera avvikelser som kan uppstå med avseende på de uppsatta målen. Sedan kontrasterar det som är planerat och vad som har uppnåtts för att frigöra de korrigerande åtgärder som håller systemet orienterat mot målen.

De viktigaste kontrollaktiviteterna är:

1. Följ, utvärdera och analysera erhållna resultat.
2. Kontrastera resultaten mot prestandastandarder.
3. Jämför de erhållna resultaten med de fastställda planerna.
4. Definiera och initiera korrigerande åtgärder.
5. Diskutera effektiva metoder för att mäta användbarhet.
6. Kommunicera och delta till alla om mätmedlen.
7. Överför detaljerad information som visar de gjorda variationerna och jämförelserna.
8. Föreslå olika korrigerande åtgärder vid behov.

Betydelsen av den administrativa processen

De vikten av den administrativa processen den ligger i förväntan på framtida händelser och adekvat kontroll av resurser på ett ordnat sätt.

Det är nödvändigt att regler, policyer och aktiviteter i varje process tillämpas effektivt och i i linje med företagets mål och mål, för att upprätthålla systemets effektivitet och därmed de kostnadseffektivitet och ekonomisk nytta.

FAQ - Vanliga frågor om ämnet

Vi inbjuder dig att granska detta intressanta innehåll:

• Exempel på den administrativa processen
• Personalförvaltning