▷ Projektets omfattning; Definition och hur man gör det

Omfattningen av ett projekt avgör vad som måste åtgärdas för att framgångsrikt uppnå resultatet. slutet av det, fastställa gränserna för projektet, dess mål, mål, resultat och krav; därför är omfattningen grundläggande, eftersom den ger en tydlig vägledning för utförande och kontroll av densamma.

han omfattningen av ett projekt kommer alltid att vara en grundläggande del i ledning av något projekt, eftersom det låter dig ta itu med alla nödvändiga aspekter för att nå framgång.

Tja, det är i omfattningen där fastställer tydligt och enkelt hur projektet ska hanteras och vad kommer de att vara dess mål, resultat, krav och gränser; På så sätt kan avvikelser och risker i genomförandet av projektet förebyggas och budgetplaneringen underlättas.

Dock, Hur man omfångar ett projekt enkelt och utan komplikationer?, Här kommer vi att berätta hur, men låt oss först definiera dess koncept.

Vad är omfattningen av ett projekt?

Omfattningen av ett projekt avser de specifika gränserna för det arbete som ska utföras som en del av ett projekt; definierar mål, mål, resultat och krav för dessa. De är alltså vad projektgruppen planerar att ta itu med.

En bra projektomfattning måste vara tillräckligt tydlig, exakt och detaljerad tillräckligt för att förstås av alla intressenter i projektet. Du måste fastställa vad som ska uppnås, hur framgång ska mätas, vad som ska levereras, vem som är involverad, vad som inte ingår och eventuella relevanta begränsningar eller information.

Det är viktigt att notera att projektets omfattning kan vara dynamiska och kan behöva ses över och justeras allt eftersom projektet fortskrider och nya omständigheter eller information presenteras.

För Project Management Institute, (2008) säger det ”Scoping är processen att ta fram en detaljerad projekt- och produktbeskrivning. (sid. 119)

I grund och botten definierar omfattningen av ett projekt vad som måste åtgärdas för att framgångsrikt uppnå det slutliga resultatet av projektet.

Hur omfångar man ett projekt?

Omfattning av ett projekt är en viktig del av projektplaneringen, eftersom det ger dig tydlig vägledning för projektutförande och kontroll.

Här är några steg du kan vidta för att omfånga ett projekt:

1. Identifiera projektmål: Det första du bör göra är att förstå vad du hoppas uppnå med projektet. Vad är problemet du försöker lösa?Vilken framgång skulle det se ut? Att ha en tydlig förståelse av målen hjälper dig att definiera projektets omfattning.
2. Definiera projektleveranserna: Leveranser är de specifika resultat som kommer att produceras som ett resultat av projektet. Det kan vara produkter, rapporter, tjänster osv. Att tydligt definiera leveranserna hjälper till att ställa förväntningar och ge en känsla av riktning för projektet.
3. Identifiera projektkrav: Krav är de behov eller förutsättningar som måste uppfyllas för att projektet ska bli framgångsrikt. Dessa kan vara tekniska, resurs-, personal-, tidskrav, bland annat.
4. Ange begränsningar och undantag: Allt kan inte inkluderas i ett projekts omfattning. Det är viktigt att identifiera projektbegränsningar (till exempel tid, budget, resursbegränsningar) och tydligt ange vad som är "Utom räckhåll", det vill säga vad som inte kommer att tas upp eller levereras av projektet.
5. Skapa ett projektomfattningsdokument: A "dokument om projektomfattning" det är ett formellt dokument som beskriver alla ovanstående aspekter och används som ett verktyg för att hantera förväntningar och vägleda projektgenomförande. Detta dokument måste godkännas av alla berörda parter innan arbetet med projektet påbörjas.
6. Granska och förfina projektets omfattning: När projektet fortskrider kan du upptäcka att några av dina initiala antaganden var felaktiga, eller att ny information eller utmaningar dyker upp. I dessa fall är det viktigt att se över och vid behov justera projektets omfattning. Eventuella förändringar av projektets omfattning måste dokumenteras och godkännas av alla berörda parter.

Kom ihåg att en bra projektomfattning är tillräckligt tydlig, exakt och detaljerad för att förstås av alla som är inblandade i projektet; en väldefinierad räckvidd kan vara skillnaden mellan ett projekt som löper smidigt och ett som går av spåret.

Projektomfattningshantering

 Omfattningen av ett projekt slutar inte med dess skrivning,kräver ledning bestående av en serie av procedurer som säkerställer att ett projekt håller sig på sin ursprungliga arbetsplan och slutföra framgångsrikt.

Omfattningsförändringar sker ofta i projekt, och om de inte hanteras effektivt kan de resultera i ett projekt som löper över sin ursprungliga deadline, går över budget eller inte uppfyller målen gick med på.

Här är de viktigaste stegen för att uppnå bra projektomfattningshantering:

1. Omfattningsplanering: Det innebär att skapa en scope management plan som dokumenterar hur omfattningen av projektet kommer att definieras, valideras och kontrolleras.
2. Omfattningsdefinition: Detta är processen för att utveckla en detaljerad beskrivning av projektet och den förväntade produkten, tjänsten eller resultatet.
3. Skapa en arbetsuppdelningsstruktur (WBS/WBS): En WBS är ett verktyg som bryter ner projektets omfattning i hanterbara komponenter; hjälper team att förstå projektleveranser och de specifika uppgifter de behöver för att slutföra dem.
4. Omfattningsverifiering: Det är processen för formell godkännande av de avslutade projektleveranserna av de berörda parterna. I grund och botten handlar det om att säkerställa att leveranserna uppfyller de definierade acceptanskriterierna.
5. Omfattningskontroll: Det avser hanteringen av förändringar i projektets omfattning; detta innebär att övervaka projektets och produktens status och justera eventuella förändringar som kan påverka omfattningen. Eventuella förändringar av omfattningen måste dokumenteras och godkännas innan de implementeras.

För Project Management Institute, (2008), ”Project Scope Management inkluderar de processer som är nödvändiga för att säkerställa att projektet inkluderar allt arbete som krävs och endast arbetet för att slutföra projektet framgångsrikt. Att hantera projektets omfattning fokuserar i första hand på att definiera och kontrollera vad som ingår och vad som inte ingår i projektet.” (sid. 104)

Tja, bra scope management kan hjälpa till att undvika "omfattningskrypning" (den okontrollerade tillväxten av projektets omfattning bortom dess ursprungliga gränser), vilket kan leda till förseningar, extra kostnader och konflikter mellan intressenter. Scope management är en kritisk komponent för framgångsrik projektledning. och kräver effektiv kommunikation och detaljerad dokumentation.

Bibliografiska referenser

• Project Management Institute (2013). Guide to the Fundamentals of Project Management (PMBOK I ® Guide) — Femte upplagan.