Registerhantering i företaget

Dokumenthantering Det är en viktig funktion för företag, ideella organisationer, myndigheter, sociala, medicinska, kommersiella myndigheter, finansiella institutioner, skolor, universitet och alla typer av enheter som genererar information som måste underhållas under en tidsperiod bestämd. Enskilda hushåll måste också öva på bra registerföring. Dokumenthantering är också en systematisk, organiserad, planerad och kontrollerad process för att hantera eller övervaka posternas livscykel. En post kan vara ett materiellt pappersobjekt eller det kan vara i digital eller elektronisk form. Dokumenten kan förvaras i ekonomiska, medicinska, informativa, formella dokument, dokument av kontor, löner, myndighetsformulär och e-postmeddelanden bland hundratals andra typer av uppgifter.

Registerhantering adresserar de tre faserna i postens livscykel: Skapande eller mottagande av en post; Underhåll, säker lagring, hämtning eller allmän användning av en post; Tillhandahållande av en post.

Skapande av rekord

Skapande eller mottagande av poster det är det som skapar efterfrågan på registerhantering. Oavsett om det är en jobbansökan, en faktura eller en inventeringskontrollrapport, en gång post har skapats måste alla andra operationer eller hanteringsfunktioner för den posten vara anställda. En funktion av posthanteringsprocessen är att bestämma postens flöde efter att den har skapats eller tagits emot. Vem måste se skivan? Vart går posten efter att alla har sett eller agerat på posten (som en post på en betalning på kontot)? Vem är ansvarig för att säkerställa säker lagring av posten? Alla dessa frågor behöver välkommunicerade svar.

Registreringsåtgärd

Registrering innebär att man utför åtgärder för att lagra posten. Ett antal överväganden måste beaktas när lagra poster, inklusive möjligheten att posten är tillgänglig för hämtning av dem som behöver hänvisa till informationen eller har tillgång till den. Den andra sidan av att göra posten tillgänglig är att beteckna vem som inte kan komma åt posten.

När posten är slut lagrad är det viktigt att ha ett bra registerhantering för att ha ett system på plats. plats för att avgöra vem som har posten, var de har posten och när de avser att returnera spela in. Att säkerställa att posten returneras korrekt är också en viktig del av registerhanteringssystemet.

Säker lagring av poster kan innehålla lagring av digitala kopior av varje skiva utanför anläggningen på ett annat kontor eller i ett bankfack. Dokument ska förvaras på en sval, torr plats för att undvika skador på papper eller elektroniska kopior. Arkiveringsprocesser är en del av underhållsfasen för registerhantering. Att avgöra när en post är berättigad till arkivering är en del av registerhanteringen. Det är också en del av denna funktion att välja var loggarna arkiveras och hur länge loggarna arkiveras. Vissa register som historiska register kan förvaras för livet och ibland bortom företaget. För städer, stater och kommuner kan historiska poster behöva sparas på obestämd tid.

Radering av poster

Ta bort poster i rätt tidsram är avgörande. Borttagning av de flesta poster måste slutföras genom strimling. Överväganden för radering inkluderar att bestämma hur länge posten ska lagras. Tidsramen för att föra register beror på postens art. Vissa lagringsregister dikteras av statliga bestämmelser, såsom skatteregister, några av bankerna för hantering av lån och andra för de juridiska riktlinjerna, t.ex. införlivande.

Det inkluderar också att bestämma hur poster bortskaffas, till exempel genom fragmentering eller anställning av företag Från ett externt företag till fragmentering och utveckling av ett spårningssystem för bortskaffande kan också vara till hjälp. Lista poster efter kategori där de togs bort, hur de togs bort och var kan vara till nytta för långsiktig registerhantering. Dessutom kan implementering av en godkännandemekanism för radering av poster bidra till att alla som behöver veta vet innan poster förstörs.

Andra överväganden för registerhantering

Flera andra alternativ för anpassning till ett registerhanteringssystem inkluderar att dokumentera och kommunicera de policyer och procedurer som är förknippade med registerhantering, utveckling och implementera kontrollmekanismer och procedurer för varje fas av registerhantering och hålla registerhanteringssystem enkla och lätta att kommunicera och lätta att använda. hantera.

Resurser för att hantera inlärningsregister

Det finns hundratals resurser tillgängliga för att lära sig effektiv posthantering. Tekniska skolor, högskolor och universitet, utbildning online och referensböcker finns i överflöd i den lokala bokhandeln eller universitetets bokhandel som kan hjälpa till med utvecklingen av ett effektivt och respektfullt registerhanteringssystem för lagen. Kontrollera också alltid lokala, statliga och federala bestämmelser.