ขั้นตอนหรือกลุ่มกระบวนการของโครงการ

แต่ละโครงการมีขั้นตอนที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนซึ่งแบ่งออกเป็น 5 กลุ่มของกระบวนการ:

เริ่มโครงการ

กระบวนการกลุ่มนี้เป็นสิ่งที่ก่อให้เกิดโครงการ ในขั้นตอนนี้ จะมีการระบุผู้เข้าร่วมทั้งหมดที่เข้าไปยุ่งเกี่ยวกับโครงการไม่ว่าทางตรงหรือทางอ้อม มีการกำหนดวิสัยทัศน์ ภารกิจ และวัตถุประสงค์ของโครงการ การส่งมอบ กำหนดเวลา และต้นทุนเริ่มต้น โดยพื้นฐานแล้ว โปรเจ็กต์จะเริ่มขึ้นอย่างเป็นทางการผ่านกระบวนการกลุ่มนี้

ในขั้นตอนนี้จะมีการพัฒนาสัญญา โครงสร้างองค์กร (แผนผังองค์กร) ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมที่ส่งผลต่อโครงการ ฯลฯ

การวางแผนโครงการ

เป็นกลุ่มของกระบวนการที่รับผิดชอบในการออกแบบสถานะในอนาคตที่ต้องการเข้าถึงผ่านเอกสารของการดำเนินการที่จะต้องดำเนินการในขั้นตอนอื่น ๆ ทั้งหมดของโครงการ กล่าวอีกนัยหนึ่ง หมายถึงแผนทั้งหมด (หรือแผนย่อยตาม PMBOK Guide (Project Management Institute, 2008)) ที่จะรับผิดชอบในการชี้นำโครงการตามเส้นทางที่ระบุ แผนภาพด้านล่างสรุปแนวคิดนี้:

แต่ละกล่องที่แสดงในรูปแสดงถึงกลุ่มของกระบวนการ เน้นหลักอยู่ที่กลุ่มกระบวนการวางแผนซึ่งแสดงแผนย่อยทั้งหมดที่ประกอบขึ้นเป็นแผนโดยรวม

กระบวนการกลุ่มนี้เป็นหนึ่งในกระบวนการที่ซับซ้อนที่สุดในการพัฒนาจาก 5 กลุ่มที่อธิบายไว้แล้ว ในการวางแผน มันเกี่ยวข้องกับการทำนายและคาดการณ์สถานะที่คุณต้องการเข้าถึงผ่านแผนที่จะเป็นแนวทางสำหรับการดำเนินการและการควบคุม

สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตว่าในปัจจุบันมีวิธีการวางแผนโครงการที่แตกต่างออกไป เมื่อก่อนสิ่งที่วางแผนไว้นั้นแตะต้องไม่ได้และต้องเปิดเผยอย่างเคร่งครัดตามที่คาดการณ์ไว้ ปัจจุบันมีสิ่งที่เรียกว่า PSP (Gareth Byatt) ย่อมาจาก English Project Success Plan และนั่น โดยพื้นฐานแล้วจะพยายามพัฒนาวิธีการทำงานใหม่โดยเฉพาะจากมุมมองของผู้อำนวยการ director ร่าง. PSP ในแง่ง่ายคือการประชุมที่ผู้จัดการโครงการต้องจัดเพื่อสร้างแผนความสำเร็จของโครงการเป็นทีม ความถี่ของการประชุมเหล่านี้จะขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการอย่างชัดเจน แต่โดยทั่วไปแล้วควรจัดอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง ในการประชุมเหล่านี้ ผู้จัดการโครงการต้องจัดความคืบหน้า จัดกำหนดการใหม่ หรือทำงานล่วงหน้า สร้างความสัมพันธ์ของ ไว้วางใจกับทีมงานและที่สำคัญกำหนดว่าสิ่งใดจะเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จของโครงการในช่วงปี คำถาม. โดยทั่วไป ในโครงการที่ไม่เหมือนใคร ทีมงานจะถูกสร้างขึ้นเพื่อดำเนินโครงการเฉพาะนั้นและแทบไม่เคยเลย คนรู้จักกันซึ่งสามารถขัดขวางความคล่องแคล่วในการสื่อสารระหว่างผู้เข้าร่วม (Gareth เบียท). นี่เป็นหนึ่งในสาเหตุหลักที่ทำให้ผู้อำนวยการโครงการสร้าง PSP ในช่วงเริ่มต้นของโครงการ สร้างความไว้วางใจ และผนึกกำลังเพื่อเป้าหมายร่วมกัน

การดำเนินโครงการ

กลุ่มของกระบวนการนี้รับผิดชอบในการดำเนินการตามแผนหรือแผนงานที่พัฒนาในขั้นตอนการวางแผน โดยทั่วไปแล้ว การจ้างงานจะดำเนินการ ทีมงานได้รับการบูรณาการ (Gonzalez, 2006) การดำเนินการที่มีความสามารถทั้งหมดจะดำเนินการเพื่อการดำเนินการและความสำเร็จของกิจกรรม

การปิดโครงการ

การปิดโครงการเป็นกลุ่มของกระบวนการที่รับผิดชอบในการสรุปกิจกรรมทั้งหมดอย่างเป็นทางการ กิจกรรมที่เราพบในขั้นตอนนี้ ได้แก่ การส่งเอกสารอย่างเป็นทางการ การลงทะเบียนบทเรียนที่ได้รับ และอื่นๆ

การควบคุมโครงการ

นี่คือกลุ่มของกระบวนการที่ครอบคลุมวงจรชีวิตของโครงการตามขวาง เพราะมันเริ่มต้นเกือบขนานกับระยะเริ่มต้นและสิ้นสุดพร้อมกันกับขั้นตอนสุดท้าย กลุ่มของกระบวนการนี้มีความสำคัญมากเมื่อประเมินว่าบริษัทดำเนินการอย่างไร เนื่องจากเป็นส่วนสำคัญของการปรับปรุงกระบวนการของบริษัทที่ดำเนินการอย่างต่อเนื่อง พูดง่ายๆ ก็คือ การควบคุมโครงการมีหน้าที่ควบคุมการเปรียบเทียบระหว่างที่วางแผนไว้กับความคืบหน้าจริง วัตถุประสงค์หลักของกระบวนการนี้คือการตรวจจับความเบี่ยงเบนที่เกิดขึ้นและแก้ไขให้ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม โดยใช้มาตรการแก้ไขที่เกี่ยวข้องหรือมาตรการบรรเทาผลกระทบ แล้วแต่กรณี