การจัดการบันทึกในบริษัท

การจัดการบันทึก เป็นหน้าที่ที่สำคัญของบริษัท องค์กรไม่แสวงหากำไร หน่วยงานราชการ สังคม การแพทย์ หน่วยงานการค้า สถาบันการเงิน โรงเรียน มหาวิทยาลัย และหน่วยงานทุกประเภทที่สร้างข้อมูลที่จำเป็นต้องรักษาในช่วงเวลาหนึ่ง แน่นอน แต่ละครัวเรือนยังต้องฝึกฝนการเก็บบันทึกที่ดี การจัดการบันทึกยังเป็นกระบวนการที่เป็นระบบ จัดระเบียบ วางแผนและควบคุมสำหรับการจัดการหรือตรวจสอบวงจรชีวิตของบันทึก บันทึกสามารถเป็นวัตถุกระดาษที่จับต้องได้หรืออยู่ในรูปแบบดิจิทัลหรืออิเล็กทรอนิกส์ บันทึกสามารถเก็บไว้ในเอกสารทางการเงิน ทางการแพทย์ ข้อมูล ทางการ เอกสารของ สำนักงาน บัญชีเงินเดือน แบบฟอร์มราชการ และอีเมล ท่ามกลางประเภทอื่นๆ อีกหลายร้อยประเภท บันทึก

การจัดการบันทึกกล่าวถึงสามขั้นตอนของวงจรชีวิตบันทึก: การสร้างหรือการรับบันทึก การบำรุงรักษา การจัดเก็บอย่างปลอดภัย การค้นคืน หรือการใช้บันทึกทั่วไป บทบัญญัติของบันทึก

การสร้างบันทึก

การสร้างหรือการรับบันทึก เป็นสิ่งที่สร้างความต้องการในการจัดการระเบียน ไม่ว่าจะเป็นการสมัครงาน ใบแจ้งหนี้ หรือรายงานการควบคุมสินค้าคงคลัง เมื่อ once สร้างบันทึกแล้ว การดำเนินการหรือฟังก์ชั่นการจัดการอื่น ๆ ทั้งหมดสำหรับบันทึกนั้นจะต้องเป็น พนักงาน. หน้าที่หนึ่งของกระบวนการจัดการเรกคอร์ดคือการกำหนดโฟลว์ของเรกคอร์ดหลังจากสร้างหรือรับเรกคอร์ดแล้ว ใครบ้างที่ต้องดูบันทึก? บันทึกจะไปที่ไหนหลังจากที่ทุกคนได้เห็นหรือดำเนินการบันทึก (เช่น บันทึกการชำระเงินในบัญชี)? ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัย? คำถามเหล่านี้ทั้งหมดต้องการคำตอบที่มีการสื่อสารกันเป็นอย่างดี

การจัดการรีจิสทรี

การเก็บบันทึกเกี่ยวข้องกับการดำเนินการเพื่อจัดเก็บบันทึก ต้องคำนึงถึงข้อควรพิจารณาหลายประการเมื่อ บันทึกการจัดเก็บรวมถึงความเป็นไปได้ที่บันทึกนั้นจะสามารถดึงได้โดยผู้ที่ต้องการอ้างอิงข้อมูลหรือเข้าถึงข้อมูลนั้น อีกด้านหนึ่งของการจัดทำบันทึกคือการแสดงว่าใครไม่สามารถเข้าถึงบันทึกได้

เมื่อบันทึกข้อมูลหมด การจัดการบันทึกที่ดีต้องมีระบบ ที่สำหรับกำหนดว่าใครมีบันทึก พวกเขามีบันทึกที่ไหน และเมื่อใดที่พวกเขาตั้งใจจะส่งคืน บันทึก. การตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการส่งคืนบันทึกอย่างถูกต้องเป็นส่วนสำคัญของระบบการจัดการบันทึก

การจัดเก็บบันทึกอย่างปลอดภัยอาจรวมถึงการจัดเก็บสำเนาดิจิทัลของบันทึกแต่ละรายการนอกสถานที่ในสำนักงานอื่นหรือในตู้นิรภัยที่ธนาคาร บันทึกควรเก็บไว้ในที่เย็นและแห้งเพื่อหลีกเลี่ยงความเสียหายต่อกระดาษหรือสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ กระบวนการเก็บถาวรเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการบำรุงรักษาของการจัดการระเบียน การพิจารณาว่าบันทึกมีสิทธิ์เก็บถาวรเมื่อใดเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการระเบียน นอกจากนี้ยังเป็นส่วนหนึ่งของฟังก์ชันนี้ในการเลือกตำแหน่งที่จะเก็บบันทึกและระยะเวลาที่จะเก็บบันทึก บันทึกบางอย่าง เช่น บันทึกทางประวัติศาสตร์สามารถเก็บไว้ได้ตลอดชีวิตและบางครั้งก็อยู่นอกบริษัท สำหรับเมือง รัฐ และเทศบาล อาจต้องเก็บบันทึกทางประวัติศาสตร์ไว้อย่างไม่มีกำหนด

การลบบันทึก

ลบบันทึก ในกรอบเวลาที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ การลบบันทึกส่วนใหญ่จะต้องเสร็จสิ้นโดยการทำลาย ข้อควรพิจารณาสำหรับการลบรวมถึงการกำหนดว่าควรเก็บบันทึกนานแค่ไหน กรอบเวลาในการเก็บบันทึกขึ้นอยู่กับลักษณะของบันทึก บันทึกการจัดเก็บบางอย่างถูกกำหนดโดยระเบียบข้อบังคับของรัฐบาล เช่น บันทึกภาษี บางส่วนของธนาคารเพื่อการจัดการสินเชื่อและบางส่วนสำหรับแนวทางทางกฎหมายเช่นเอกสารของ การรวมตัวกัน

นอกจากนี้ยังรวมถึงการกำหนดวิธีการกำจัดบันทึก เช่น การทำลายเอกสารภายในบริษัทหรือการว่าจ้าง จากบริษัทภายนอกไปจนถึงการแตกแฟรกเมนต์และการพัฒนาระบบติดตามการกำจัดก็อาจเป็นประโยชน์เช่นกัน แสดงรายการเรกคอร์ดตามประเภทที่ลบออก วิธีลบ และตำแหน่งที่สามารถเป็นประโยชน์สำหรับการจัดการระเบียนระยะยาว นอกจากนี้ การใช้กลไกการอนุมัติสำหรับการลบเรกคอร์ดสามารถช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนที่จำเป็นต้องรู้ก่อนที่จะทำลายเร็กคอร์ด

ข้อควรพิจารณาอื่นๆ สำหรับการจัดการบันทึก

ตัวเลือกอื่นๆ อีกหลายประการสำหรับการปรับให้เข้ากับระบบการจัดการบันทึก ได้แก่ การจัดทำเอกสารและการสื่อสารนโยบายและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการจัดการบันทึก การพัฒนาและ ใช้กลไกและขั้นตอนการควบคุมสำหรับแต่ละขั้นตอนของการจัดการบันทึก และทำให้ระบบการจัดการบันทึกเรียบง่ายและง่ายต่อการสื่อสารและใช้งานง่าย จัดการ.

แหล่งข้อมูลสำหรับการจัดการบันทึกการเรียนรู้

มีแหล่งข้อมูลมากมายให้เรียนรู้การจัดการบันทึกอย่างมีประสิทธิภาพ โรงเรียนเทคนิค วิทยาลัยและมหาวิทยาลัย การฝึกอบรมออนไลน์ และหนังสืออ้างอิงมีอยู่มากมายที่ร้านหนังสือในท้องถิ่นหรือ ร้านหนังสือของมหาวิทยาลัยที่สามารถช่วยในการพัฒนาระบบการจัดการบันทึกที่มีประสิทธิภาพและน่านับถือของ กฏหมาย. ตรวจสอบระเบียบข้อบังคับของท้องถิ่น รัฐ และรัฐบาลกลางเสมอ