Kayıt yönetimi Şirketlerin, kar amacı gütmeyen kuruluşların, devlet kurumlarının, sosyal, tıbbi, ticari kuruluşların temel bir işlevidir. finansal kurumlar, okullar, üniversiteler ve belirli bir süre boyunca muhafaza edilmesi gereken bilgileri üreten her türlü kuruluş kesin. Bireysel hanelerin de iyi kayıt tutma uygulamaları gerekir. Kayıt yönetimi aynı zamanda kayıtların yaşam döngüsünü yönetmek veya izlemek için sistematik, organize, planlı ve kontrollü bir süreçtir. Bir kayıt, somut bir kağıt nesne olabilir veya dijital veya elektronik biçimde olabilir. Kayıtlar, mali, tıbbi, bilgilendirici, resmi belgelerde tutulabilir. ofis, maaş bordrosu, hükümet formları ve e-postalar, yüzlerce başka türde kayıtlar.
Kayıt yönetimi, kayıt yaşam döngüsünün üç aşamasını da ele alır: Bir kayıt oluşturma veya alma; Bir kaydın bakımı, güvenli bir şekilde saklanması, geri alınması veya genel kullanımı; Bir kaydın sağlanması.
Reklamlar
Bu yazıda şunları bulacaksınız:
Kayıtların Oluşturulması
Kayıt oluşturma veya alma kayıt yönetimi talebini yaratan şey budur. İster iş başvurusu, ister fatura, ister envanter kontrol raporu olsun, kayıt oluşturulduysa, bu kayıt için diğer tüm işlemler veya yönetim işlevleri çalışanlar. Kayıt yönetimi sürecinin bir işlevi, kaydın oluşturulduktan veya alındıktan sonra akışını belirlemektir. Kaydı kim görmeli? Herkes kaydı gördükten veya kayda göre hareket ettikten sonra kayıt nereye gidiyor (hesaptaki ödemenin kaydı gibi)? Kaydın güvenli bir şekilde saklanmasından kim sorumludur? Tüm bu soruların iyi iletilmiş cevaplara ihtiyacı var.
Kayıt yönetimi
Kayıt tutma, kaydı saklamak için işlemler gerçekleştirmeyi içerir. zaman dikkate alınması gereken bir takım hususlar vardır. kayıtları saklamak, kaydın bilgiye başvurması veya bilgiye erişimi olması gereken kişiler tarafından erişilebilir olması olasılığı dahil. Kaydı kullanılabilir hale getirmenin diğer tarafı, kayda kimlerin erişemeyeceğini belirtmektir.
Reklamlar
Kayıt depolama alanı dışında kaldığında, yerinde bir sisteme sahip olmak iyi bir kayıt yönetimi için hayati önem taşır. kaydın kimde olduğunu, kaydın nerede olduğunu ve ne zaman iade etmeyi düşündüklerini belirlemek için Kayıt. Kayıtların düzgün bir şekilde iade edilmesini sağlamak da kayıt yönetim sisteminin önemli bir parçasıdır.
Reklamlar
Kayıtların güvenli bir şekilde saklanması, her kaydın dijital kopyalarının saha dışında başka bir ofiste veya bankadaki bir kasada saklanmasını içerebilir. Kağıt veya elektronik kopyalara zarar vermemek için kayıtlar serin ve kuru bir yerde saklanmalıdır. Arşivleme süreçleri, kayıt yönetiminin bakım aşamasının bir parçasıdır. Bir kaydın ne zaman arşivlenmeye uygun olduğunu belirlemek, kayıt yönetiminin bir parçasıdır. Günlüklerin nerede arşivleneceğini ve günlüklerin ne kadar süreyle arşivleneceğini seçmek de bu işlevin bir parçasıdır. Tarihsel kayıtlar gibi bazı kayıtlar ömür boyu ve bazen şirket dışında tutulabilir. Şehirler, eyaletler ve belediyeler için tarihi kayıtların süresiz olarak saklanması gerekebilir.
Kayıtların silinmesi
Kayıtları sil doğru zaman diliminde önemlidir. Çoğu kaydın kaldırılması, parçalanarak tamamlanmalıdır. Silme ile ilgili hususlar, kaydın ne kadar süreyle saklanması gerektiğini belirlemeyi içerir. Kayıtların tutulması için zaman çerçevesi, kaydın niteliğine bağlıdır. Bazı depolama kayıtları, vergi kayıtları, bazı bankalar kredi yönetimi için, bazıları ise bankaların evrakları gibi yasal yönergeler için şirketleşme.
Reklamlar
Ayrıca, şirket içi parçalama veya işe alma gibi kayıtların nasıl elden çıkarılacağının belirlenmesini de içerir. Harici bir şirketten parçalanmaya ve bir imha takip sisteminin geliştirilmesine kadar da yardımcı olabilir. Kayıtları, kaldırıldıkları kategoriye, nasıl kaldırıldığına ve uzun vadeli kayıt yönetimi için nerede faydalı olabileceğine göre listeleme. Ek olarak, kayıt silme için bir onay mekanizması uygulamak, bilmesi gereken herkesin kayıtlar yok edilmeden önce bilmesini sağlamaya yardımcı olabilir.
Kayıt Yönetimi için Diğer Hususlar
Bir kayıt yönetim sistemine uyum sağlamak için diğer birçok seçenek arasında, kayıt yönetimi, geliştirme ve geliştirme ile ilgili politika ve prosedürlerin belgelenmesi ve iletilmesi yer alır. kayıt yönetiminin her aşaması için kontrol mekanizmaları ve prosedürleri uygulamak ve kayıt yönetim sistemlerini basit, iletişim kurması ve kullanımı kolay tutmak. üstesinden gelmek.
Reklamlar
Öğrenim Kayıtlarını Yönetmek için Kaynaklar
Etkili kayıt yönetimini öğrenmek için yüzlerce kaynak mevcuttur. Teknik okullar, kolejler ve üniversiteler, çevrimiçi eğitim ve referans kitapları yerel kitapçılarda veya etkili ve saygılı bir kayıt yönetim sisteminin geliştirilmesine yardımcı olabilecek üniversite kitapçısı kanun. Ayrıca her zaman yerel, eyalet ve federal yönetmelikleri kontrol edin.