ما هي الكتيبات الإدارية؟

الكتيبات الإدارية هي أ مجموعة القواعد والوظائف والإجراءات والأنشطة والأهداف والتعليمات والمبادئ التوجيهية والسياسات التي يجب أن يطيعها ويتبعها موظفو الشركة ، وكذلك الطريقة التي سيتم تنفيذها بها ، سواء بشكل فردي أو مشترك.

الدليل الإداري هو أداة تساعد المنظمة على تنظيم أساليبها بشكل أفضل ، وتوحيد الإجراءات ، وتحسين الاتصال بين القطاعات التنظيمية.

لذلك، يجب أن تتكون الكتيبات من المعاييروتعليمات وإجراءات المنظمة نفسها ، وكذلك استخدام الأدوات المساعدة.

أهمية الكتيبات الإدارية

تعتبر الأدلة مهمة داخل الشركة ، حيث يصل محتواها إلى أجزاء مهمة داخل الشركة ، مما يؤثر على طريقة تنظيم العمل. يشيرون إلى كيفية القيام بذلك. وهذا هو ، هدفها الرئيسي هو توجيه أو تعليم كيفية تنفيذ الأنشطة التي يتم تنفيذها داخل منظمة ، سواء في قطاع أو قسم.

الغرض من التوجيهات هو السماح بجمع المعلومات المطلوبة بطريقة منهجية، دقيقًا ومجزئًا ، ليكون بمثابة أداة تسهيل لعمل المنظمة.

هذا هو الهدف الرئيسي لوجود واستخدام الكتيبات في المنظمة. لذلك ، يجب أن يكون لديك لغة بسيطة وواضحة وموضوعية ، حيث يجب أن يكون لدى جميع الموظفين (بغض النظر عن مستواهم التعليمي) الوصول إلى هذه المواد ، حيث ستساعدهم في أداء واجباتهم ، خاصة لمن تم تعيينهم مؤخرًا منظمة.

لذلك ، فهي صالحة كمواد مرجعية ، مما يسمح بإدارة معرفة أكبر داخل الشركة. يوصى بمراجعة هذه المواد بشكل دوري ، حيث توجد عمليات تتغير بمرور الوقت.

هذه إدارة المعرفة التي كانت مؤخرا موضوع دراسات في مجال الإدارة ، من الضروري أن تتطور المنظمة ، وتستثمر في تطويرها الموظفين.

منذ الكتيبات الإدارية هي واحدة من الوسيلة الرئيسية لوصف كل إدارة المعرفةمن المهم للغاية فهم فوائد الإدارة الجيدة للمعرفة ، كطريقة لتعزيز أهمية الكتيبات الإدارية.

ميزة

من بين المزايا الرئيسية للأدلة الإدارية ما يلي:

• إنه مصدر للمعلومات حول الوظائف في الشركة.
• ضع المعايير والمعايير.
• يسمح بتكييف وتماسك واستمرارية القواعد والإجراءات الخاصة بالوحدات التنظيمية المختلفة للشركة
• تجنب المناقشات والأخطاء في العمليات المختلفة
• يسمح بتدريب الموظفين الجدد والقدامى بالشركة
• يمثل أداة فعالة للاستشارة والتوجيه والتدريب في الشركة
• يمثل قيداً على الارتجال
• كما أنه يمثل عنصرًا هامًا في المراجعة الموضوعية وتقييم الممارسات والعمليات المؤسسية.

بعض العيوب

عندما لا يتم تحديث الكتيبات الإدارية بشكل صحيح ودائم ، فإنها يمكن أن تفقد قيمتها بسرعة داخل أي منظمة. يمكن أيضًا أن تكون غير مرنة بشكل عام.

عندما تكون اصطناعية للغاية ، فإنها تكون ذات فائدة قليلة ، ومن ناحية أخرى ، عندما تكون مفصلة للغاية ، فإنها تشغل ملف خطر التقادم بسبب أي تغيير طفيف في منظمة أو شركة أو اعمال.

أهداف أخرى

من بين الأهداف والمبادئ التوجيهية الأساسية لأدلة الشركة ، يجد تغلغلها في السوق والمجتمع بشكل عام. يقدمون بإيجاز تاريخ الشركة ، منذ تأسيسها حتى الوقت الحاضر. يوضحون بطريقة منسقة ومنظمة ، الهيكل التنظيمي للشركة الضروري لتحقيق الأهداف والمبادئ التوجيهية المحددة.

وهي تحدد الوظيفة والموقع الهرمي والمسؤوليات والعلاقات وسلطة المواقف التي تنتج عن هذا الهيكل. هدفها هو فرض متطلبات المعايير الدولية ، الموجهة إلى ISO 9000 أو 14000.

أنواع الكتيبات الإدارية

هناك بعض أنواع وتقنيات الكتيبات التي لها وظائف وهياكل مختلفة ، اعتمادًا أيضًا على احتياجات الشركة. سيكون الأمر متروكًا للمدير للتحقق من نوع الدليل الذي يناسب مؤسسته ، وقد يكون هناك أكثر من نوع واحد من الكتيبات داخل تلك المؤسسة.

دليل السياسة

هدفها هو توجيه إجراءات المديرين التنفيذيين المسؤولين عن وظائف الإدارة ونصائح ترسيخ طريقة تصرف الشركة ، معبراً عنها بشكل عام وفلسفي.

هذه هي سياسات المستويات المختلفة للشركة ، من العام إلى المجالات المختلفة ، مثل:

• سياسات التسويق
• سياسات الموارد البشرية
• سياسات الإنتاج
• السياسات المالية

عندما نشير إلى السياسات ، فإننا نفكر في فلسفة الشركة ، أي حول طريقة ممارسة الأعمال التجارية. تعكس الشركات الناجحة عمومًا سلوكًا يتماشى مع فلسفة يتم الكشف عنها بوضوح وفهمها وتجربتها على جميع مستويات الهيكل.

دليل التنظيم

الهدف هو التأكيد على الجوانب الرسمية للعلاقات بين الأقسام المختلفة (أو الوحدات التنظيمية) وتوصيفها. للشركة ، وكذلك تحديد الواجبات والمسؤوليات المتعلقة بكل من المناصب الإدارية أو الاستشارية في اعمال.

المقاصد

• تحديد كيفية تنظيم الشركة بشكل رسمي وواضح
• تحديد مستويات السلطة والمسؤوليات الملازمة لكل وحدة تنظيمية في الشركة.

دليل القواعد والإجراءات

الهدف هو وصف وتفصيل تطوير أو تشغيل الأنشطة التي تشكل الأنظمة الوظيفية المختلفة للشركة.

العناصر الرئيسية التي تشكل جزءًا من دليل المعايير والإجراءات هي:

• قواعد: المستندات التي تحتوي على الإرشادات والتعليمات اللازمة لتطوير بعض الأنشطة التي تهم وتطبقها جميع الوحدات الإدارية في الشركة.
• إجراءات: تفاصيل تفعيل الأنشطة التي تشكل النظام.
• نماذج: هو بيان الأشكال التي يتم تداولها في العملية الإدارية ، وكذلك شكل التعامل ؛
• مخططات انسيابية: يشير إلى الرسوم البيانية التمثيلية للإجراءات المختلفة الموصوفة ؛
• المرفقات: الجداول والوثائق ونسخ النصوص والتشريعات أو أي معلومات أخرى تتعلق بالموضوع المحدد.

دليل التعليمات المتخصصة

هو الذي يجمع تعليمات محددة لنوع معين من النشاط أو المهمة. والغرض منه هو تمكين تعليم وتدريب أكبر وأفضل لمجموعة معينة من الموظفين في تطوير الأنشطة. على سبيل المثال: دليل البائع ، دليل السكرتير ، دليل العمليات ، إلخ.