▷ Обхват на проект; Определение и как да го направите

Обхватът на проекта определя какво трябва да се обърне, за да се постигне успешно резултатът. край на него, установяване на границите на проекта, неговите цели, задачи, резултати и изисквания; следователно обхватът е основен, тъй като предоставя ясно ръководство за изпълнението и контрола на същото.

Той обхват на проект винаги ще бъде едно основна част в управление на всеки проект, тъй като ви позволява да обърнете внимание на всички необходими аспекти за постигане на успех.

Е, това е в обхвата, където установява ясно и просто как ще се подходи към проекта и какви ще са те неговите цели, резултати, изисквания и ограничения; По този начин могат да се предотвратят отклонения и рискове при изпълнението на проекта и да се улесни планирането на бюджета.

Въпреки това, Как да обхванем проект лесно и без усложнения?, Тук ще ви кажем как, но първо нека дефинираме концепцията му.

Какъв е обхватът на един проект?

Обхватът на проекта се отнася до специфичните граници на работата, която трябва да бъде извършена като част от проект; определя целите, задачите, резултатите и изискванията към тях. Ето защо екипът на проекта планира да се справи с тях.

Добър обхват на проекта трябва да е ясен, точен и достатъчно подробен достатъчно, за да бъде разбран от всички заинтересовани страни в проекта. Трябва да установите какво трябва да се постигне, как да се измери успехът, какво да се постигне, кой участва и какво не е включено, както и всички съответни ограничения или информация.

Важно е да се отбележи, че обхватът на проекта може да бъде динамичен и може да се наложи да бъде прегледан и коригиран с напредването на проекта и се представят нови обстоятелства или информация.

За Институт за управление на проекти, (2008) заявява това „Определянето на обхвата е процес на разработване на подробен проект и описание на продукта. (стр. 119)

По принцип обхватът на проекта определя на какво трябва да се обърне внимание, за да се постигне успешно крайният резултат от проекта.

Как да обхватим проект?

Определянето на обхвата на проект е жизненоважна част от планирането на проекта, тъй като ви дава ясни насоки за изпълнение и контрол на проекта.

Ето някои стъпки, които можете да предприемете, за да обхванете проект:

1. Определете целите на проекта: Първото нещо, което трябва да направите, е да разберете какво се надявате да постигнете с проекта. Какъв е проблемът, който се опитвате да разрешите?Какъв успех би изглеждал? Ясното разбиране на целите ще ви помогне да определите обхвата на проекта.
2. Дефинирайте резултатите от проекта: Конкретните резултати са конкретните резултати, които ще бъдат получени в резултат на проекта. Това могат да бъдат продукти, отчети, услуги и др. Ясното дефиниране на резултатите ще помогне да се определят очакванията и ще даде усещане за посоката на проекта.
3. Определете изискванията на проекта: Изискванията са нуждите или условията, които трябва да бъдат изпълнени, за да бъде проектът успешен. Те могат да бъдат изисквания за технически, ресурси, персонал, време и др.
4. Задаване на ограничения и изключения: Не всичко може да бъде включено в обхвата на един проект. Важно е да се идентифицират ограниченията на проекта (например време, бюджет, ограничения на ресурсите) и ясно да се посочи какво е "Извън обхват", тоест това, което няма да бъде адресирано или доставено от проекта.
5. Създайте документ за обхват на проекта: А „документ за обхвата на проекта“ това е официален документ, който описва всички горепосочени аспекти и се използва като инструмент за управление на очакванията и насочване на изпълнението на проекта. Този документ трябва да бъде одобрен от всички заинтересовани страни преди да започне работата по проекта.
6. Преглед и прецизиране на обхвата на проекта: С напредването на проекта може да откриете, че някои от първоначалните ви предположения са били неверни или да се появи нова информация или предизвикателства. В тези случаи е важно да се прегледа и, ако е необходимо, да се коригира обхватът на проекта. Всички промени в обхвата на проекта трябва да бъдат документирани и одобрени от всички заинтересовани страни.

Не забравяйте, че добрият обхват на проекта е ясен, точен и достатъчно подробен, за да бъде разбран от всички, участващи в проекта; добре дефинираният обхват може да бъде разликата между проект, който върви гладко, и проект, който се отклонява от пътя.

Управление на обхвата на проекта

 Обхватът на един проект не свършва с неговото написване,изисква управление състоящ се от поредица от процедури, които гарантират, че проектът остава в първоначалния си работен план и завърши успешно.

Промени в обхвата често се случват в проекти и ако не се управляват ефективно, могат да доведат до проект, който надхвърля първоначалния си краен срок, надхвърля бюджета или не отговаря на целите съгласен.

Ето основните стъпки за постигане на добро управление на обхвата на проекта:

1. Планиране на обхвата: Това включва създаване на план за управление на обхвата, който документира как обхватът на проекта ще бъде дефиниран, валидиран и контролиран.
2. Определение на обхвата: Това е процес на разработване на подробно описание на проекта и очаквания продукт, услуга или резултат.
3. Създаване на структура на разбивка на работата (WBS/WBS): WBS е инструмент, който разделя обхвата на проекта на управляеми компоненти; помага на екипите да разберат резултатите от проекта и конкретните задачи, от които се нуждаят, за да ги изпълнят.
4. Проверка на обхвата: Това е процес на официално приемане на завършените резултати от проекта от заинтересованите страни. По същество става дума за гарантиране, че резултатите отговарят на определените критерии за приемане.
5. Контрол на обхвата: Отнася се до управлението на промени в обхвата на проекта; това включва наблюдение на състоянието на проекта и продукта и коригиране на всички промени, които могат да повлияят на обхвата. Всички промени в обхвата трябва да бъдат документирани и одобрени, преди да бъдат приложени.

За Институт за управление на проекти, (2008), „Управлението на обхвата на проекта включва процесите, необходими за гарантиране, че проектът включва цялата необходима работа и само работата за успешно завършване на проекта. Управлението на обхвата на проекта се фокусира основно върху определянето и контролирането на това какво е включено и какво не е включено в проекта.“ (стр. 104)

Е, доброто управление на обхвата може да помогне за избягване на „пропълзяване на обхвата“ (неконтролираното нарастване на обхвата на проекта извън първоначалните му граници), което може да доведе до забавяния, допълнителни разходи и конфликти между заинтересованите страни. Управлението на обхвата е критичен компонент на успешното управление на проекти. и изисква ефективна комуникация и подробна документация.

Библиографски справки

• Институт за управление на проекти (2013). Ръководство за основите на управлението на проекти (PMBOK I® Guide) — пето издание.