▷ Planlægning: Definition, betydning og trin

Det planlægning Det kan defineres som en velovervejet proces med en metodisk og struktureret udførelse, for at opnå en bestemt målsætning, planlægning i en lidt bredere forstand kunne den have mere end én målsætning, således at den samme planlægning organiseret kunne give, gennem udførelsen af ​​flere ligeværdige eller komplementære opgaver, en række af mål. Jo større planlægningsgrad, jo lettere vil det være at nå de maksimale mål med den mindste indsats.

På en komplementær måde kan vi sige, at planlægning Det er en proces, hvor folk etablerer en række trin og parametre, der skal følges, før de starter et projekt, for at opnå de bedst mulige resultater. Det skal bemærkes, at det skal udføres metodisk, struktureret og organiseret på en udvidet måde med forskellige supplerende aktiviteter og trin, der skal følges, fastsættelse af leveringsdatoer og fordeling i henhold til timerne på erkendelse af.

Faser af planlægningsprocessen

Planlægningsfaserne eller -trinene er generelle retningslinjer, men i hver administrativ ledelse kan nogle af disse faser variere afhængigt af projektets kompleksitet.

Planlægningsfaserne er dog en guide at følge, tilpasset behovene i enhver type organisation:

identificere problemet

Den første fase kunne betragtes som en forfase, men den er essentiel, da det før planlægning er nødvendigt identificere problemet, analyserer det ved roden. At minimere problemet eller kun se det på en generel måde kan medføre flere vanskeligheder forbundet med eller afledt af det i fremover kan den korrekte identifikation af en konflikt i virksomheden dog være med til at finde de bedste løsninger.

Det drejer sig hovedsageligt om at gennemføre en analyse af de eksisterende problemer, at lægge en dyb indledende vægt på behovene fra root, med få ord handler det om at lave en optælling af, hvad der er, hvad der ikke er der og de faktorer, der påvirker det, under hensyntagen til folkets interesser. Dette opnås primært ved brug af interviews, observationer, undersøgelser, møder og historisk dokumentation.

Et simuleret eksempel: Et projekt til realisering af en vogn eller racervogn, hvor 5 personer er involveret, mens designerne bruger deres dage udenfor er uenige om, hvad finish og maling skal være, hvortil de sender det til konsultation med de andre medlemmer af gruppen og genererer igen en række eksempler. Efter nogle dage og forskellige møder blev der truffet en fælles beslutning, og følgende skridt blev taget planlægningsfaser.

Vær opmærksom på muligheder

Opdagelse af mulige muligheder er udgangspunktet for planlægningsprocessen, der evaluerer virksomhedens interne og eksterne miljø fra et bredt perspektiv. selv, at identificere potentielle fremtidige muligheder, ud fra et objektivt og realistisk synspunkt, under hensyntagen til virksomhedens styrker og svagheder. Selskab.

For at gøre dette skal det være klart, hvilke problemer det skal løse, og hvilke fordele det vil generere, og med rimelighed analysere hver af mulighederne.

Til harold koontz Identifikationen af ​​muligheder skal ske i lyset af: markedet, konkurrencen, kundernes ønsker, deres egne styrker og svagheder.

Sæt mål og mål 

Når problemerne og mulige muligheder er blevet identificeret, er den næste planlægningsfase at identificere mål og mål. for hele virksomheden og derefter fastlægge aktiviteter for hvert arbejdsområde, af hvad der skal gøres på kort, mellem og langsigtet.

Disse mål repræsenterer de resultater, der forventes at blive opnået, hvis opnåelse er afslutningen på det planlagte projekt; Til dette er det nødvendigt at etablere en strategisk planlægning, fastlæggelse af politikker, regler, procedurer, budgetter og arbejdsprogrammer.

Ledelsen kan nedbryde de generelle mål i mere specifikke mål og mål for hvert område eller afdeling, der er involveret i processen.

Til harold koontz målene og målene skal svare til: "Hvor vi gerne vil være, hvad vil vi gøre og hvornår."

Planlægning af præmisser

Den næste fase er at identificere de planlægningspræmisser, der er afgørende for planlægningen, Harold Koontz (2012) definerer disse præmisser som "Antagelser om miljøet, hvor planen vil blive udviklet." (s. 114).

Denne betragtning gør det muligt at etablere prognoser, definitionen af ​​de grundlæggende politikker, der skal anvendes, og enhedens planer; På denne måde kan situationer som markedsadfærd, salgsvolumen, priser, omkostninger, afgifter, rentabilitet osv. tilvejebringes.

Harold Koontz (2012), giver udtryk for, at denne fase skal svare til princippet om planlægningspræmisserne, hvori "Jo mere de personer, der er ansvarlige for planlægningen, forstår og accepterer at bruge konsistente planlægningspræmisser, jo bedre vil den koordinerede planlægning af virksomheden være." (S. 115).

Udvikle alternative løsninger

Når vi kender problemet, skal vi tænke på alle mulige løsninger, et større antal mulige løsninger vil give flere muligheder for at løse det på den mest effektive måde. Når man skal udtænke løsninger, er et godt alternativ at bruge "brainstorming"-metoden eller brainstorming.

Det er på dette stadium, at planlægning og programmering. Derfor vil projektets ressourcer blive organiseret til at udføre det gennem oprettelse af løsninger, der rummer en opridsning af ideer, eller en almindeligt anvendt metode såsom brainstorming. ideer.

En række vigtige aspekter for projektet indgår i denne fase og vil blive nævnt nedenfor:

• Projektet er det vigtigste til enhver tid, så det er nødvendigt at være klar over dets karakter og grundlag, et eksempel:

Projekt "Lad os samle en vogn for at konkurrere", en aktivitet, der skal gennemføres i weekenden under de forskellige konkurrencer, der finder sted langs en bakke i udkanten af ​​byen. fonden af dette projekt er baseret på behovet for at finde sjov til weekenderne, samt distraktionen af ​​alle, der er en del af hjemmet.

• Målene skal være klart angivet for at forstå, hvad du ønsker at opnå, og skal være generelle og specifikke, et eksempel:

Generel målsætning:

• Bilen er lavet til at deltage i løbene hver weekend.

Specifikke mål:

• Skab en større følelse af sjov for børn og andre medlemmer af projektet.
• Tilbring forskellige tider væk fra hjemmet.
• Tilskynd de børn, der er en del af projektet, til at forbedre sig hver dag og lave nye designs.
• Metode og aktiviteter er to processer af stor betydning, da man hermed vil vælge den bedste måde (metode) at udføre på, f.eks.

Angående metodikken kan det gøres på en legende måde med det formål at søge sin egen nydelse, eller det kan gøres åben måde, hvor alle får gavn i denne forbindelse, på en deltagende måde, hvor hvert af medlemmerne er en del af nogle aktivitet.

Hvad angår aktiviteterne, gennemføres workshops, internetkonsultationer, ture til forskellige værksteder, køreprøver, projekteksponering.

• Ressourcer er varierede og refererer til menneskelige, materielle, rumlige og økonomiske ressourcer. Hver enkelt af dem er en væsentlig del for at nå målene, hvorfor de skal bruges og plejes på bedste vis.
• Timing er den tidsressource, der er tilgængelig til at udføre hver opgave, startende fra den mest generelle til den mest specifikke. Til dette bruges nogle ressourcer, såsom planlægning, tidsplaner og tidsplaner.

Vælg det bedst egnede alternativ

Som nævnt i det foregående trin vil et større antal mulige løsninger gøre det nemmere at vælge. den mest passende i forhold til vores behov, og under hensyntagen til hvilke ressourcer og midler vi har.

Hertil skal der foretages en vurdering i overensstemmelse med præmisserne og målene, idet man undersøger de svage og stærke sider for at afgøre, hvilke der er de mest brugbare alternativer.

Men uanset hvilket alternativ der skal vælges, vil det også indebære konstant overvågning og kontrol for at sikre, at det udvikler sig planmæssigt.

Formuler afledte planer

Selv når en handlingsplan allerede er defineret, er det nødvendigt at etablere alternative planer, der er nødvendige for at nå den overordnede plan.

Det kan siges, at der er tale om planer for udvikling af mere specifikke aktiviteter som planlægning af indkøb af materialer, ansættelse og uddannelse af personale m.fl.

Kvantificere planer gennem budgetter

En plan er ikke færdig, hvis den ikke er kvantificeret gennem et budget, skal ledelsen arbejde videre med aftale med økonomiafdelingen, for at identificere hvor mange ressourcer eller hvor meget der er til rådighed til eksekvering af samme.

Hertil skal der foretages en rimelig vurdering af, hvor meget det koster at udføre projektet, for at undgå overtræk af budgettet og kompromittere projektets levedygtighed og rentabilitet.

Udfør det planlagte alternativ

Dette er uden tvivl den vigtigste del af planlægningen, eller rettere, planlægningen i sig selv, eksekvere handlingsplanen for at løse problemet på den mest effektive måde, med et metodisk system og godt planlagt.

Planlægning i virksomheden, opdager mulige problemer, allerede før de opstår, er det den bedste måde at få en virksomhed til at blomstre sikkert for at nå de opstillede mål. Hvis denne tilgang derudover udføres under hensyntagen til menneskelige ressourcer og involverer dem til et fælles mål, er succes sikret.

Det er fasen af ydeevne eller omsat i praksis, vil der gå i opfyldelse, hvad der er blevet designet og skabt på papiret så længe, ​​for dette skal visse hensyn tages i betragtning:

• Organiseringen af ​​alle økonomiske og materielle ressourcer, så der ikke er underskud i midt i udførelsen og bringe forsinkelser, der vil skade projektet og skade det perfekte planlægning.
• Gensidig motivation er essentiel, så alle medlemmer gør det, der svarer til hver enkelt på den bedste, hurtige og effektive måde.
• Sørg for, at hvert medlem er enige om, hvad der svarer til dem og vurderer, at de er på rette vej.
• Juster programmet, hvis der er forsinkelser fra nogen af ​​gruppens medlemmer.
• Bevar den bedste holdning.

Eksempel: Det sidste møde blev afholdt for at starte projektet, hvor hvert teammedlem udførte en optælling af alle de dele, de havde brug for i hans del af projektet, ignorerer maleren, da han tilhører den sidste fase af realiseringen, når det var færdigt, blev det fastslået, at alt var komplet og i bestille. Der blev stillet spørgsmålet, om alle var enige og glade for det, der skulle i gang, hvor de alle oplyste, at de var meget glade og ivrige.

De næste par dage arbejdede alle effektivt opnå alt, hvad der forventes i løbet af udførelse.

Evaluering og kontrol

I denne proces af planlægning Der gives en vurdering af, hvad der er gjort, efter hver af deltagernes eller dem, der skal modtage projektet. Det skal bemærkes, at der gennem hele projektet gennemføres løbende evalueringer for at bestemme forhånd, samt i slutningen for at afgøre, om målene er nået, for dette en række af Trin:

• Dataindsamling: observationer, spørgsmål og interviews.
• Analyse af arbejderne: Hver enkelt skal afgøre, om det udførte arbejde lever op til deres egne forventninger.
• Udsendelse af domme, vurderinger og forslag til forbedring af det, der er blevet gjort.

Evaluering og kontrol er nødvendig i planlægningen, da planer, uanset hvor velformulerede og koordinerede de måtte være, stadig er modtagelige for fejl og uforudsete hændelser, derfor er det nødvendigt at foretage modifikationer og justeringer, der leder brødene til en effektiv opfyldelse af målene og sølv mål.

Bibliografiske referencer:

Harold Koontz, et al, (2012) "Administration. Et globalt og forretningsmæssigt perspektiv"; Mexico. McGRAW-HILL/Interamericana Editores S.A. de C.V.