Tietueiden hallinta Se on olennainen tehtävä yrityksille, voittoa tavoittelemattomille järjestöille, valtion virastoille, sosiaali-, lääketieteellisille, kaupallisille virastoille, rahoituslaitokset, koulut, yliopistot ja kaikenlaiset yhteisöt, jotka tuottavat tietoa, jota on ylläpidettävä tietyn ajanjakson ajan selvä. Yksittäisten kotitalouksien on myös harjoitettava hyvää kirjanpitoa. Asiakirjojen hallinta on myös järjestelmällinen, organisoitu, suunniteltu ja hallittu prosessi tietueiden elinkaaren hallitsemiseksi tai seuraamiseksi. Tietue voi olla aineellinen paperinen esine tai se voi olla digitaalisena tai elektronisena. Kirjanpitoa voidaan pitää taloudellisissa, lääketieteellisissä, informaatio-, muodollisissa asiakirjoissa, toimisto-, palkanlaskenta-, hallituslomakkeet ja sähköpostit satojen muiden tyyppien joukossa tietueet.
Tietueiden hallinta käsittelee tietueen elinkaaren kolme vaihetta: tietueen luominen tai vastaanottaminen; Tietueen ylläpito, turvallinen säilytys, haku tai yleinen käyttö; Tietueen toimittaminen.
Mainokset
Tästä artikkelista löydät:
Tietueiden luominen
Tietueiden luominen tai vastaanottaminen se luo kysynnän tietueiden hallinnalle. Olipa kyseessä sitten työhakemus, lasku tai varastonhallintaraportti tietue on luotu, kaikkien muiden kyseisen tietueen toimintojen tai hallintatoimintojen on oltava työntekijät. Yksi tietueiden hallintaprosessin tehtävä on määrittää tietueen kulku sen luomisen tai vastaanottamisen jälkeen. Kenen täytyy nähdä levy? Mihin tietue menee sen jälkeen, kun kaikki ovat nähneet tietueen tai toimineet sen mukaan (kuten kirjanpito ennakkomaksusta)? Kuka on vastuussa tietueen turvallisen säilyttämisen varmistamisesta? Kaikki nämä kysymykset edellyttävät hyvin välitettyjä vastauksia.
Rekisterin ylläpito
Asiakirjojen pitäminen edellyttää toimenpiteitä tietueen tallentamiseksi. Useat näkökohdat on otettava huomioon, kun tallentaa levyjä, mukaan lukien mahdollisuus, että tietue on saatavana hakijoille, joiden on viitattava tietoihin tai joilla on pääsy niihin. Tietueen saataville asettamisen toinen puoli merkitsee sitä, kuka ei pääse tietueeseen.
Mainokset
Kun tietue on loppu varastosta, on tärkeää, että hyvällä tietueiden hallinnalla on järjestelmä. paikka määrittää, kenellä on tietue, missä heillä on tietue ja milloin he aikovat palauttaa ennätys. Tietueen asianmukaisen palauttamisen varmistaminen on myös tärkeä osa tietueiden hallintajärjestelmää.
Mainokset
Tietueiden turvalliseen säilytykseen voi sisältyä jokaisen tietueen digitaalisten kopioiden tallentaminen toimipaikan ulkopuolelle toiseen toimistoon tai pankin tallelokeroon. Tietueet on säilytettävä viileässä, kuivassa paikassa, jotta vältetään paperin tai sähköisten kopioiden vahingoittuminen. Arkistointiprosessit ovat osa tietueiden hallinnan ylläpitovaihetta. Tietueiden hallinta arkistoitavaksi on osa tietueiden hallintaa. Tähän toimintoon kuuluu myös valita, mihin lokit arkistoidaan ja kuinka kauan lokit arkistoidaan. Joitakin tietoja, kuten historiallisia tietoja, voidaan pitää koko elämän ajan ja joskus yrityksen ulkopuolella. Kaupunkien, osavaltioiden ja kuntien historiallisia tietoja voidaan joutua säilyttämään toistaiseksi.
Tietueiden poistaminen
Poista tietueet oikeaan aikaan on kriittinen. Suurin osa tietueista on poistettava murskaamalla. Poistamisen näkökohtiin kuuluu sen määrittäminen, kuinka kauan tietue on säilytettävä. Aikataulu kirjanpitoon riippuu tietueen luonteesta. Jotkut säilytysrekisterit sanelevat hallituksen määräykset, kuten verotiedot, osa pankeista lainojen hallintaa varten ja osa oikeudellisista ohjeista, kuten sisällyttäminen.
Mainokset
Se sisältää myös sen määrittämisen, miten tietueet hävitetään, esimerkiksi yrityksen sisäisen murskaamisen tai palkkaamisen avulla Ulkopuolisesta yrityksestä pirstoutumiseen ja loppusijoitusseurantajärjestelmän kehittäminen voi myös olla hyödyllistä. Tietueiden luettelointi luokittain, mistä ne on poistettu, miten ne on poistettu ja mistä voi olla hyötyä tietueiden pitkäaikaiselle hallinnalle. Lisäksi hyväksymismekanismin käyttöönotto tietueiden poistamiseksi voi auttaa varmistamaan, että kaikki tietävät ennen tietueiden tuhoutumista.
Muut asiakirjojen hallinnan näkökohdat
Useita muita vaihtoehtoja asiakirjahallintajärjestelmään sopeutumiseksi ovat asiakirjojen hallintaan, kehittämiseen ja toteuttaa valvontamekanismit ja menettelyt jokaiselle asiakirjojen hallinnan vaiheelle ja pitää kirjanpitojärjestelmät yksinkertaisina ja helposti kommunikoivina ja helppokäyttöisinä. hallita.
Mainokset
Resurssit oppimistietueiden hallintaan
Tehokkaan tietueiden hallinnan oppimiseksi on tarjolla satoja resursseja. Tekniset koulut, korkeakoulut ja yliopistot, verkkokoulutus ja hakuteokset ovat runsaasti paikallisessa kirjakaupassa tai yliopiston kirjakauppa, joka voi auttaa kehittämään tehokkaan ja kunnioittavan kirjanpidon laki. Tarkista aina myös paikalliset, osavaltion ja liittovaltion määräykset.
