Que sont les manuels administratifs ?

Les manuels administratifs sont un ensemble de règles, fonctions, procédures, activités, objectifs, instructions, directives et politiques qui doivent être respectés et suivis par les salariés de l'entreprise, ainsi que la manière dont ils seront exécutés, individuellement ou conjointement.

Le manuel administratif est un instrument qui aide l'organisation à mieux organiser ses méthodes, standardiser les procédures, améliorer la communication entre les secteurs organisationnels.

Pour cela, les manuels doivent être constitués de normes, les instructions et les routines de l'organisation elle-même, ainsi que l'utilisation d'outils auxiliaires.

Importance des manuels administratifs

Les manuels sont importants au sein d'une entreprise, car leur contenu atteint des parties cruciales en son sein, affectant la façon dont le travail est organisé. Ils indiquent comment le faire. C'est-à-dire que son objectif principal est

guider ou enseigner comment réaliser les activités qui sont réalisées au sein d'une organisation, que ce soit dans un secteur ou un département.

Le but de la manuelisation est permettre la collecte d'informations ordonnées de manière systématique, prudent et segmenté, pour agir comme un outil facilitant le fonctionnement de l'organisation.

C'est l'objectif principal de la présence et de l'utilisation des manuels dans l'organisation. Par conséquent, vous devez avoir un langage simple, clair et objectif, puisque tous les employés (quel que soit leur niveau d'éducation), doivent avoir l'accès à ce matériel, car il les aidera dans l'exercice de leurs fonctions, en particulier pour ceux qui sont récemment embauchés dans organisation.

Par conséquent, ils sont valables comme référentiel, permettant une meilleure gestion des connaissances au sein de l'entreprise. Il est recommandé que ce matériel soit révisé périodiquement, car il existe des processus qui changent avec le temps.

Cette gestion des connaissances, qui a récemment fait l'objet d'études dans le domaine de la l'administration, il est vital pour l'organisation d'évoluer, en investissant dans le développement de ses des employés.

Étant donné que les manuels administratifs sont l'un des principal moyen de décrire toute la gestion des connaissancesIl est extrêmement important de comprendre les avantages d'une bonne gestion des connaissances, comme moyen de renforcer l'importance des manuels administratifs.

avantage

Les principaux avantages des manuels administratifs sont les suivants :

• C'est une source d'informations sur les métiers de l'entreprise.
• Établir des normes et des critères.
• Il permet l'adaptation, la cohérence et la continuité des règles et des procédures des différentes unités organisationnelles de l'entreprise
• Éviter les discussions et les erreurs dans divers processus
• Permet la formation des nouveaux et anciens employés de l'entreprise
• Représente un outil efficace de consultation, d'orientation et de formation dans l'entreprise
• Représente une restriction pour l'improvisation
• Il représente également un élément important de l'examen objectif et de l'évaluation des pratiques et processus institutionnalisés.

Quelques inconvénients

Lorsque les manuels administratifs ne sont pas correctement et en permanence mis à jour, ils peuvent rapidement perdre de leur valeur au sein de toute organisation. Ils peuvent aussi généralement être inflexibles.

Lorsqu'ils sont très synthétiques, ils sont de peu d'utilité et, en revanche, lorsqu'ils sont très détaillés, ils exécutent le risque d'être obsolète par tout petit changement dans une organisation, une entreprise ou entreprise.

Autres objectifs

Entre autres objectifs et directives de base des manuels pour l'entreprise, trouve sa pénétration dans le marché et la société en général. Ils relatent brièvement l'histoire de l'entreprise, de sa fondation à nos jours. Ils démontrent de manière coordonnée et organisée, la structure organisationnelle de l'entreprise nécessaire pour atteindre les objectifs et les lignes directrices définies.

Ils définissent la fonction, la position hiérarchique, les responsabilités, les relations et l'autorité des postes qui résultent de cette structure. Son objectif est de faire respecter les exigences des normes internationales, orientées vers ISO 9000 ou 14000.

Types de manuels administratifs

Il existe certains types et techniques de manuels qui ont des fonctions et des structures différentes, également en fonction des besoins de l'entreprise. Il appartiendra au gestionnaire de vérifier quel type de manuel convient à son organisation, et il peut y avoir plus d'un type de manuel au sein de cette organisation.

Manuel des politiques

Son objectif est de guider l'action des cadres responsables des fonctions de gestion et des conseils, établissant la manière d'agir de l'entreprise, exprimé de manière générale et philosophique.

Ce sont les politiques des différents niveaux de l'entreprise, du général aux différents domaines, tels que:

• politiques de commercialisation
• politiques de ressources humaines
• politiques de production
• politiques financières

Lorsque nous parlons de politiques, nous pensons à la philosophie de l'entreprise, c'est-à-dire à la façon de faire des affaires. Les entreprises qui réussissent reflètent généralement un comportement conforme à une philosophie clairement divulguée, comprise et vécue à tous les niveaux de la structure.

Manuel d'organisation

L'objectif est de souligner et de caractériser les aspects formels des relations entre les différents services (ou unités organisationnelles) de l'entreprise, ainsi que l'établissement des devoirs et des responsabilités liés à chacun des postes de direction ou de conseil du entreprise.

Objectifs

• Identifier formellement et clairement comment l'entreprise est organisée
• Établir les niveaux d'autorité et de responsabilités inhérents à chaque unité organisationnelle de l'entreprise.

Manuel des règles et procédures

L'objectif est de décrire et de détailler le développement ou l'opérationnalisation des activités qui composent les différents systèmes fonctionnels de l'entreprise.

Les principaux éléments qui font partie du Manuel des normes et procédures sont :

• Des règles: documents qui contiennent les lignes directrices et les instructions nécessaires au développement de certaines activités qui présentent un intérêt et une application par toutes les unités administratives de l'entreprise.
• Procédures: détaille l'opérationnalisation des activités qui composent un système.
• Formes: c'est l'indication des formulaires qui circulent dans le processus administratif, ainsi que la forme de manipulation ;
• Organigrammes: c'est l'indication des graphiques représentatifs des différentes procédures décrites ;
• Annexes: tableaux, documents, reproductions de textes, législation ou toute autre information relative au sujet spécifique.

Manuel d'instruction spécialisé

C'est celui qui regroupe des instructions spécifiques pour un type spécifique d'activité ou de tâche. Son but est de permettre une éducation et une formation plus grande et meilleure d'un certain groupe d'employés au développement d'activités. Ex: manuel du vendeur, manuel du secrétaire, manuel d'exploitation, etc.