Qu'est-ce qu'un organigramme et comment est-il fait?

Au diagramme de flux, Aussi connu comme tableau de flux de processus, est chargé de représenter une séquence d'étapes logiques, nécessaires pour effectuer une tâche. C'est une représentation graphique où un processus est séquentiellement décomposé, ils sont utilisés dans toute activité au sein d'entreprises industrielles ou de services.

C'est un outil qui facilite la compréhension de chacune des phases d'un processus et de ses fonctionnement, permettant ainsi de l'étudier pour améliorer ses procédures.

Caractéristiques d'un organigramme

Entre les principales caractéristiques d'un organigramme ils se rencontrent:

• Fournit une représentation visuelle de chaque activité impliquée dans un processus.
• Il guide la relation séquentielle entre les différentes activités.
• Il facilite la reconnaissance de chaque activité et son interrelation avec les autres.
• Il améliore la circulation de l'information et fonctionne comme une méthode de communication efficace.
• Optimiser l'utilisation des matériaux.
• Minimiser l'existence de boucles répétitives.
• Facilite les opérations interministérielles.
• Rationalise la sélection des indicateurs dans le processus.
• Encourage la pensée analytique chez les travailleurs.
• Il habilite l'étude et la recherche des points de faiblesse pour appliquer des actions d'amélioration.

Types d'organigrammes

La classification la plus simple reconnaît 4 types selon le mode de leur représentation :

• Horizontal: Selon l'ordre de lecture, il va de droite à gauche.
• Vertical: Similaire à une liste ordonnée, de haut en bas.
• Panoramiques: Qu'ils soient horizontaux ou verticaux, ils vous permettent de voir l'ensemble du processus sur une seule feuille.
• Architectural: Il intègre tout un programme de travail.

Autres classements

Plus complexe, le classement de l'organigramme peut être fait en fonction de :

En fonction du type de contrôle de flux qu'il exerce,

• Diagramme de flux de documents: affiche les contrôles effectifs dans le flux de documents.
• Diagramme de flux de données: affiche les commandes ou les canaux du flux de données.
• Diagramme de flux de systèmes: montre le flux de données vers les composants d'un système.
• Diagramme de flux de programme: affiche les contrôles internes d'un programme entre un système.

Orienté vers le business

Mais Fryman, dans son livre Quality and Process Improvement, distingue certains types d'organigrammes du point de vue du monde des affaires, ceux-ci sont:

• Organigramme des systèmes
• Diagramme de flux de décision
• Organigramme logique
• Organigramme de la gamme de produits
• Diagramme de flux de processus

Comment faire un organigramme

Les étapes suivantes doivent être prises en compte, sans exception :

Définition de la finalité et de sa portée

Vous devez commencer par vous poser la question Que voulez-vous réaliser? Ensuite, une enquête détaillée est menée qui permet de savoir les points de départ et d'arrivée pour atteindre cet objectif, qui est également simple de le communiquer de manière adéquate au reste de la intéressé.

Identification des tâches

Il est nécessaire de garder un ordre chronologique, de prendre des notes et d'élaborer un brouillon, impliquant des conversations avec d'autres participants et des observations des processus.

Organisation

Il doit être organisé par type et chiffre correspondant, c'est-à-dire processus, décisions, tâches, données, entrées et/ou sorties. Les placer dans l'ordre pertinent dans lequel chaque activité est exécutée au sein du processus.

Créer le diagramme

Une fois l'idée claire, un brouillon est réalisé et il est dessiné soit à la main, soit à l'aide d'un programme informatique. organigramme final. Lors de la création, une série de symboles est utilisée, chaque entreprise peut définir son propre groupe de symboles à utiliser.

Confirmation de l'organigramme

Il est important de vérifier chacune des étapes avec la participation des différentes personnes qui font partie du processus. Observer en détail son évolution, pour être sûr qu'aucun point important n'a été oublié.

Règles de construction de l'organigramme

• Tous les symboles utilisés doivent être connectés.
• Plusieurs lignes peuvent atteindre un certain symbole.
• Un symbole de décision peut être atteint par plusieurs lignes, mais seulement 2 devraient sortir (Oui ou Non).
• En aucun cas, les lignes n'atteignent le symbole de départ.
• A partir du symbole de fin, ils ne pourront jamais casser les lignes.

Organigrammes, symbologie

Les symboles de base utilisés lors de la création d'organigrammes ils sont:

Début Fin

Processus / opération

Entrée et/ou sortie de données

Décision

Ligne d'écoulement

A quoi servent les organigrammes ?

Les organigrammes Ils sont utilisés à des fins et de manières multiples, certains cas où ils sont utiles sont :

• Dans la planification du projet.
• Dans la conception de programmes par programmation ordonnée.
• Dans la documentation de certains processus.
• Dans le contrôle et l'audit d'un processus, afin de détecter d'éventuelles inefficacités ou dysfonctionnements.
• Dans la création de cartes algorithmiques informatiques.
• Dans la création de documentation sur les workflows.

Importance des organigrammes

Au niveau de l'entreprise, sont importants, car permettre une visualisation graphique du développement des processus et des activités, contribuant à une répartition équilibrée du travail et détectant les activités inutiles.

Au niveau de la conception, sont importants, car aide à l'analyse, la définition, la formulation d'améliorations ou de solutions à un problème, facilitant la compréhension du système d'information selon les opérations ou procédures inclus, en analysant les différentes étapes, afin de les améliorer et d'augmenter l'information administratif.

Un niveau général, sont importants car il aime outil descriptif, Quoi aide à comprendre de toute personne au sein de l'organisation, des processus de différents niveaux de compréhension. De plus, ils agissent comme mécanisme de contrôle de processus, ce qui permet une meilleure organisation et repenser les activités et les processus.

Ils sont polyvalents et simples, c'est pourquoi ils sont utilisés dans des disciplines telles que la programmation, l'économie, l'informatique, la finance, les processus industriels, voire en psychologie cognitive.

Exemples d'organigrammes

Un organigramme décrit une séquence d'étapes à suivre pour effectuer une tâche, fabriquer un produit, préparer un repas, résoudre un problème, faire un acheter, ouvrir un compte bancaire, bref, toute activité qui s'effectue par étapes chronologiques peut être décrite par un schéma de couler.

Bien qu'il ait des utilisations complexes dans d'autres activités telles que la programmation informatique, le développement de technologies robotiques et les processus industriels complexes.

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Ressources externes: https://www.bizagi.com/es (logiciel pour concevoir des organigrammes gratuitement)