Comment commander des fournitures de bureau ?

Gardez votre bureau approvisionné avec les fournitures nécessaires.

Tenir un inventaire Une fourniture de bureau acceptable pour votre entreprise est une tâche exigeante et précise. Lorsque vous apprenez à commander des fournitures de bureau, vous commencez à apprécier les divers besoins de votre entreprise. Pour devenir compétent en tenir à jour un inventaire des fournitures de bureauIl faut être organisé et trouver le temps de faire l'inventaire tous les jours. Recruter quelqu'un pour vous aider à acheter des fournitures de bureau est de la plus haute importance si vous avez une population de 20 personnes ou plus.

Choses dont vous aurez besoin

Organisez vos fournitures de bureau sur des étagères dans la zone de stockage du bureau. Afin de maintenir un inventaire fonctionnel des fournitures de bureau, il ne peut y avoir qu'un seul centre de stockage et de distribution central pour vos fournitures. Utilisez des étiquettes et un stylo pour marquer les zones sur les étagères où les articles seront stockés.

Créez une liste des fournitures dont vous disposez actuellement en faisant un inventaire physique. Transférez votre liste sur un tableur informatique (Excel) auquel vous pouvez vous référer régulièrement. Les fournitures avec lesquelles vous commencerez seront les niveaux de commande que vous utiliserez. En analysant l'utilisation de votre papeterie de mois en mois, vous serez en mesure d'ajuster vos niveaux d'inventaire à des points qui garderont suffisamment de fournitures à portée de main à tout moment.

Commandez vos fournitures de bureau en ligne via un vendeur réputé. Sinon, créez un bon de commande Chaque fois que vous commandez par téléphone, cela vous permet de garder une trace de l'historique de vos achats. Assurez-vous de comparer votre commande à votre bon de commande d'origine pour vous assurer que vous avez reçu tous les produits.

Faites un inventaire physique chaque semaine et suivez les fluctuations de votre stock de fournitures de bureau. Si vous constatez que vos niveaux sont inférieurs au montant d'inventaire mensuel, augmentez votre numéro d'inventaire en conséquence et utilisez ce nouveau numéro d'inventaire lorsque vous revenez à ordonner. Faites cela pour chaque élément de vos fournitures de bureau.

Élaborez une politique selon laquelle toutes les commandes spéciales du bureau doivent vous parvenir. Si vous remarquez un modèle d'exigences pour un article de commande spéciale particulier, ajoutez cet article à votre inventaire régulier.

Conseils et avertissements

Discutez des options de réapprovisionnement avec votre représentant des ventes de fournitures de bureau pour déterminer si attendre et acheter en gros vous permettra d'économiser de l'argent. Selon votre taux de consommation, vous pouvez économiser de l'argent en commandant une fois par trimestre au lieu d'une fois par mois.

Vous pouvez essayer d'établir une politique selon laquelle vous devez livrer toutes les fournitures de bureau et essayer de utilisez cette activité pour faire votre inventaire, mais vous devez toujours faire un inventaire physique au moins une fois par mois. Les gestionnaires et les cadres peuvent décider de commencer à emporter leurs propres fournitures de bureau ou d'autres employés peuvent avoir accès à la salle de stockage.

Procédures de commande de fournitures de bureau

Avoir les bonnes fournitures à portée de main rend votre bureau plus efficace.

Les fournitures de bureau sont indispensables pour toute entreprise disposant d'un bureau. Bien que l'étendue des fournitures nécessaires varie considérablement en fonction de la taille de l'entreprise, toute opération qui s'engage dans la paperasse, la tenue de dossiers et les communications a besoin de fournitures pour ces Activités. Développer un moyen efficace d'acquérir ces fournitures contribue à rendre le bureau plus optimal.

Bureau à domicile

Si vous magasinez pour vos fournitures de bureau à domicile, le processus sera probablement assez informel. Un bureau à domicile peut être utilisé pour une entreprise à temps partiel ou pour les finances personnelles et la tenue de dossiers. Étant donné que ces activités ne peuvent pas utiliser une grande quantité de fournitures, le plus simple est de simplement conserver une liste des choses dont vous aurez besoin dans un dans un avenir proche et commandez ces articles en ligne ou achetez-les dans le magasin de fournitures de bureau le plus proche au moment qui vous convient.

Petite entreprise

Une petite entreprise a besoin de fournitures de bureau plus régulièrement qu'un bureau à domicile. Si votre entreprise n'a pas d'employés, c'est-à-dire que vous êtes l'assistant et le directeur général, de la même manière, vous devez vous assurer que votre bureau est fourni avec tout ce dont il a besoin. En achetant des fournitures de bureau à l'avance avant d'en avoir réellement besoin, vous pouvez vous épargner les désagréments de devoir sortir chercher quelque chose sur place, et peut-être payer plus cher pour les fournitures de bureau que si vous aviez prévu à l'avance.

Grandes entreprises

Plus une entreprise est grande, plus ses besoins en bureau seront étendus et plus ses techniques d'approvisionnement seront automatisées et régulières. Une grande entreprise avec plusieurs emplacements peut économiser beaucoup d'argent en achetant des fournitures de bureau en gros pour tous ses emplacements et en distribuant ces fournitures au sein de l'entreprise. Les besoins du bureau peuvent aller d'articles bon marché comme des enveloppes et des trombones à des investissements plus sérieux comme des copieurs et des ordinateurs. Les grandes entreprises qui utilisent plusieurs de ces éléments peuvent parfois négocier des accords spéciaux avec les fabricants.