▷ एक परियोजना का दायरा; परिभाषा और इसे कैसे करें

एक परियोजना का दायरा यह स्थापित करता है कि परिणाम को सफलतापूर्वक प्राप्त करने के लिए क्या संबोधित किया जाना चाहिए। इसका अंत, परियोजना की सीमा, उसके लक्ष्यों, उद्देश्यों, डिलिवरेबल्स और की स्थापना आवश्यकताएं; इसलिए, दायरा मौलिक है, क्योंकि यह उसी के निष्पादन और नियंत्रण के लिए एक स्पष्ट मार्गदर्शन प्रदान करता है।

वह एक परियोजना का दायरा हमेशा एक रहेगा में मौलिक भाग किसी भी परियोजना का प्रबंधन, चूंकि यह आपको सफलता प्राप्त करने के लिए सभी आवश्यक पहलुओं को संबोधित करने की अनुमति देता है।

खैर, यह उस दायरे में है जहां स्पष्ट रूप से और सरलता से स्थापित करता है कि परियोजना को कैसे संपर्क किया जाएगा और वे क्या होंगे इसके उद्देश्य, डिलिवरेबल्स, आवश्यकताएं और सीमाएं; इस तरह, परियोजना के निष्पादन में विचलन और जोखिम को रोका जा सकता है और बजट योजना को सुगम बनाया जा सकता है।

हालाँकि, किसी प्रोजेक्ट को आसानी से और बिना जटिलताओं के कैसे स्कोप करें?, यहां हम आपको बताएंगे कि कैसे, लेकिन पहले इसकी अवधारणा को परिभाषित करते हैं।

एक परियोजना का दायरा क्या है?

एक परियोजना का दायरा एक परियोजना के हिस्से के रूप में किए जाने वाले कार्य की विशिष्ट सीमाओं को संदर्भित करता है; लक्ष्यों, उद्देश्यों, डिलिवरेबल्स और उनकी आवश्यकताओं को परिभाषित करता है। इस प्रकार, वे वही हैं जिन्हें प्रोजेक्ट टीम संबोधित करने की योजना बना रही है।

एक अच्छा प्रोजेक्ट स्कोप स्पष्ट, सटीक और पर्याप्त विस्तृत होना चाहिए परियोजना में सभी हितधारकों द्वारा समझने के लिए पर्याप्त है। आपको यह स्थापित करने की आवश्यकता है कि क्या हासिल किया जाना है, सफलता को कैसे मापा जाना है, क्या दिया जाना है, कौन शामिल है, क्या शामिल नहीं है, और कोई प्रासंगिक बाधा या जानकारी।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि परियोजना का दायरा गतिशील हो सकता है और परियोजना की प्रगति के रूप में इसकी समीक्षा और समायोजन की आवश्यकता हो सकती है और नई परिस्थितियों या सूचनाओं को प्रस्तुत किया जाता है।

परियोजना प्रबंधन संस्थान के लिए, (2008) बताता है कि "स्कोपिंग एक विस्तृत परियोजना और उत्पाद विवरण विकसित करने की प्रक्रिया है। (पी। 119)

मूल रूप से, एक परियोजना का दायरा परिभाषित करता है कि परियोजना के अंतिम परिणाम को सफलतापूर्वक प्राप्त करने के लिए क्या संबोधित किया जाना चाहिए।

किसी प्रोजेक्ट का दायरा कैसे करें?

एक परियोजना का दायरा परियोजना नियोजन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, क्योंकि यह आपको परियोजना के निष्पादन और नियंत्रण के लिए स्पष्ट मार्गदर्शन प्रदान करता है।

यहाँ कुछ कदम हैं जो आप किसी परियोजना के दायरे में ले सकते हैं:

1. परियोजना के उद्देश्यों को पहचानें: सबसे पहले आपको यह समझना चाहिए कि आप इस परियोजना से क्या हासिल करने की उम्मीद करते हैं। आप किस समस्या को हल करने की कोशिश कर रहे हैं?यह कैसी सफलता दिखेगी? उद्देश्यों की स्पष्ट समझ होने से आपको परियोजना के दायरे को परिभाषित करने में मदद मिलेगी।
2. परियोजना डिलिवरेबल्स को परिभाषित करें: डिलिवरेबल्स विशिष्ट परिणाम हैं जो परियोजना के परिणामस्वरूप उत्पन्न होंगे। ये उत्पाद, रिपोर्ट, सेवाएं आदि हो सकते हैं। डिलिवरेबल्स को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने से अपेक्षाएं निर्धारित करने और परियोजना के लिए दिशा की भावना प्रदान करने में मदद मिलेगी।
3. परियोजना आवश्यकताओं की पहचान करें: आवश्यकताएँ वे आवश्यकताएँ या शर्तें हैं जिन्हें परियोजना के सफल होने के लिए पूरा किया जाना चाहिए। ये तकनीकी, संसाधन, कार्मिक, समय की आवश्यकताएं, आदि हो सकते हैं।
4. सीमाएँ और बहिष्करण निर्धारित करें: एक परियोजना के दायरे में सब कुछ शामिल नहीं किया जा सकता है। परियोजना की बाधाओं (उदाहरण के लिए, समय, बजट, संसाधन की कमी) की पहचान करना महत्वपूर्ण है और स्पष्ट रूप से बताएं कि क्या है "सीमा से बाहर", अर्थात्, जिसे परियोजना द्वारा संबोधित या वितरित नहीं किया जाएगा।
5. प्रोजेक्ट स्कोपिंग दस्तावेज़ बनाएँ: ए "प्रोजेक्ट स्कोप दस्तावेज़" यह एक औपचारिक दस्तावेज है जो उपरोक्त सभी पहलुओं का वर्णन करता है और अपेक्षाओं को प्रबंधित करने और परियोजना निष्पादन को निर्देशित करने के लिए एक उपकरण के रूप में उपयोग किया जाता है। परियोजना पर काम शुरू होने से पहले इस दस्तावेज़ को सभी इच्छुक पार्टियों द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।
6. परियोजना के दायरे की समीक्षा करें और परिशोधित करें: जैसे-जैसे परियोजना आगे बढ़ती है, आपको पता चल सकता है कि आपकी कुछ शुरुआती धारणाएँ गलत थीं, या नई जानकारी या चुनौतियाँ सामने आती हैं। इन मामलों में, समीक्षा करना महत्वपूर्ण है और यदि आवश्यक हो, तो परियोजना के दायरे को समायोजित करें। परियोजना के दायरे में किसी भी बदलाव को सभी इच्छुक पार्टियों द्वारा प्रलेखित और अनुमोदित किया जाना चाहिए।

याद रखें, एक अच्छा प्रोजेक्ट स्कोप स्पष्ट, सटीक और पर्याप्त विस्तृत होता है जिसे प्रोजेक्ट में शामिल सभी लोग समझ सकें; एक अच्छी तरह से परिभाषित दायरा एक ऐसी परियोजना के बीच का अंतर हो सकता है जो सुचारू रूप से चलती है और जो पटरी से उतर जाती है।

परियोजना गुंजाइश प्रबंधन

 किसी परियोजना का दायरा उसके लिखने से समाप्त नहीं हो जाता,प्रबंधन की आवश्यकता है की एक श्रृंखला से मिलकर प्रक्रियाएँ जो यह सुनिश्चित करती हैं कि एक परियोजना अपनी मूल कार्य योजना पर बनी रहे और सफलतापूर्वक पूर्ण करें।

कार्यक्षेत्र में परिवर्तन अक्सर परियोजनाओं पर होते हैं, और यदि प्रभावी ढंग से प्रबंधित नहीं किया जाता है, तो इसका परिणाम हो सकता है एक परियोजना जो अपनी मूल समय सीमा से परे चलती है, बजट से अधिक हो जाती है, या उद्देश्यों को पूरा नहीं करती है मान गया।

अच्छे प्रोजेक्ट स्कोप प्रबंधन को प्राप्त करने के लिए यहां महत्वपूर्ण कदम हैं:

1. स्कोप योजना: इसमें एक स्कोप मैनेजमेंट प्लान बनाना शामिल है जो दस्तावेज करता है कि प्रोजेक्ट के दायरे को कैसे परिभाषित, मान्य और नियंत्रित किया जाएगा।
2. दायरा परिभाषा: यह परियोजना और अपेक्षित उत्पाद, सेवा या परिणाम का विस्तृत विवरण विकसित करने की प्रक्रिया है।
3. वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर बनाना (WBS/WBS): WBS एक उपकरण है जो परियोजना के दायरे को प्रबंधनीय घटकों में विभाजित करता है; टीमों को प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स और उन्हें पूरा करने के लिए आवश्यक विशिष्ट कार्यों को समझने में सहायता करता है।
4. कार्यक्षेत्र सत्यापन: यह इच्छुक पार्टियों द्वारा पूर्ण परियोजना डिलिवरेबल्स की औपचारिक स्वीकृति की प्रक्रिया है। अनिवार्य रूप से, यह सुनिश्चित करने के बारे में है कि डिलिवरेबल्स परिभाषित स्वीकृति मानदंडों को पूरा करते हैं।
5. दायरा नियंत्रण: यह परियोजना के दायरे में परिवर्तन के प्रबंधन को संदर्भित करता है; इसमें परियोजना और उत्पाद की स्थिति की निगरानी करना और दायरे को प्रभावित करने वाले किसी भी परिवर्तन को समायोजित करना शामिल है। कार्यक्षेत्र में किसी भी परिवर्तन को लागू करने से पहले प्रलेखित और स्वीकृत किया जाना चाहिए।

परियोजना प्रबंधन संस्थान के लिए, (2008), "प्रोजेक्ट स्कोप प्रबंधन में यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक प्रक्रियाएँ शामिल हैं कि परियोजना में आवश्यक सभी कार्य शामिल हैं और केवल परियोजना को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए कार्य शामिल हैं। परियोजना के दायरे का प्रबंधन मुख्य रूप से परिभाषित करने और नियंत्रित करने पर केंद्रित है कि परियोजना में क्या शामिल है और क्या शामिल नहीं है। (पी। 104)

खैर, अच्छा स्कोप प्रबंधन इससे बचने में मदद कर सकता है "लक्ष्य में बदलाव" (इसकी मूल सीमा से परे परियोजना के दायरे का अनियंत्रित विकास), जिससे देरी, अतिरिक्त लागत और हितधारकों के बीच संघर्ष हो सकता है। स्कोप प्रबंधन सफल परियोजना प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण घटक है। और प्रभावी संचार और विस्तृत प्रलेखन की आवश्यकता है।

ग्रंथ सूची संदर्भ

• परियोजना प्रबंधन संस्थान (2013)। परियोजना प्रबंधन के बुनियादी सिद्धांतों की मार्गदर्शिका (PMBOK I® मार्गदर्शिका) — पाँचवाँ संस्करण।