Upravljanje vremenom (definicija i važnost)

Vrijeme je vrlo važan resurs za svakoga, bez obzira na zadatak koji obavlja, kod kuće, u svakodnevnim aktivnostima, na poslu itd. U ekonomskoj sferi gubitak vremena povezan je s lošim upravljanjem i gubitkom novca.

Viši menadžment mora uzeti u obzir maksimalnu upotrebu ovog resursa za Upravljanje vremenom, organizacija i planiranje ključni su čimbenici.

Cilj je pravilno organizirati vrijeme i zadatke koji će se u to vrijeme izvršiti, na taj način da se to iskoristi na najbolji način. S druge strane, važno je naučiti otkrivati ​​uzroke gubitka vremena, unositi ispravke i izbjegavati ga što je više moguće.

Prije nego što nastavimo davati definicije, tehnike, važnost, uzrok, među ostalim važnim točkama na temu, potrebno je da shvatimo da Vrijeme je jedinstveni resurs, koji se mora cijeniti i vrednovati kao takav, jer se ne štedi, prolazi, ne vraća se i također je nemoguće oporavak.

Definicija upravljanja vremenom

The Upravljanje vremenom Zamišljen je kao način, sposobnost ili spretnost da korištenje ovog resursa služi našoj vlastitoj koristi i našoj društvenoj okolini. Smatra se administracijom same sebe, izvršavanjem naloga i adekvatnim planiranjem zadataka i aktivnosti, u koordinaciji s predloženim ciljevima.

S menadžerskog gledišta, dobra organizacija vremena mora biti podložna dobroj koordinaciji osoblja tvrtke. Potrebno je iskoristiti individualne kvalitete zaposlenika, kako bi se osiguralo da se zadaci ne ponavljaju, da postoji dobra komunikacija između različitih odjela unutar tvrtke.

Prije djelovanja potrebno je planirati raspodjelu vremena u različitim zadacima ili radnjama koje treba izvršiti. Da biste planirali vrijeme u kratkom, srednjoročnom ili dugoročnom razdoblju, neizbježno je započeti sa:

• Postavite ciljeve.
• Utvrdite prioritete.
• Poznavati uobičajene alate oko organizacije i planiranja aktivnosti na temelju vremena, na primjer, korištenje bilješki, vođenje dnevnog reda itd.
• Budite svjesni radnog ciklusa i prilagodite mu planiranje zadataka u određeno vrijeme.
• Odaberite najučinkovitije strategije za postizanje predloženih ciljeva, dajući veću važnost prioritetnim.

S druge strane, vitalno je otkriti elemente koji uzrokuju gubitak vremena, minimizirati njihov učinak i postići dobro upravljanje, a među njima su:

• Loše planiranje.
• Pretjerana predanost, nikada se ne biste trebali posvetiti većem broju zadataka nego što možete postići ili pokušati pokriti vrlo široko područje aktivnosti.
• Nedostatak jasnih upada.
• Kasnost.
• Produljenje u donošenju važnih odluka.
• Zbunjenost pri otkrivanju prioriteta.
• Neproduktivni ili osobni telefonski pozivi tijekom radnog vremena.
• Neplanirani ili neplanirani sastanci.
• Nedostatak delegiranja, delegiranje je način dijeljenja zadataka i iskorištavanja vremena.

Važnost upravljanja vremenom

Pravilno upravljanje vremenom jedna je od karakteristika produktivnog radnika, osobno nikome imate dovoljno vremena, često bismo željeli imati više sati dnevno kako bismo postigli one aktivnosti koje imamo prijedlozi. Stoga je Upravljanje vremenom uključuje planiranje procesa, zadataka i aktivnosti u poduzeću kao čimbenike koji jamče njegovu produktivnost.

Sposobnost upravljanja vremenom koje imaju radnici mjerilo je njihovog učinka i postizanja rezultata. Da bi se razlikovala hitnost neke aktivnosti, potreba da se ona provodi ili ne, poštuju rokovi itd. Favorizira osobno zadovoljstvo radnika i pridonosi postizanju utvrđenih ciljeva.

Danas je razlikovni element bilo kojeg profesionalca ili tvrtke učinkovitost, sastoji se od proizvodnje a zadovoljavajući rezultat uz minimalnu upotrebu resursa, s obzirom da je najznačajniji resurs bilo kojeg pojedinca tvoje vrijeme.

Za veliku većinu ljudi vrijeme je apstraktan i nematerijalni element, poput razgovora o zraku. U anglosaksonskoj i azijskoj kulturi vrijeme je opipljivo, poput razgovora o novcu. Svaki sat u danu je karta koja je obrnuta i ne može se spremiti za kasnije. Zvuči snažno i materijalistički, ali tu je ključno i objašnjenje zašto neke zemlje su postigli razvoj, a drugi nisu, zašto neki proizvode više novca i zašto neki rade manje od drugi.

Odgovor je da su jednostavno naučili cijeniti i upravljati vremenom kako bi ispunili svoje obveze i kvalitetno živjeli.

Tehnike upravljanja vremenom

• Izrada i upotreba popisa: Velika većina metoda upravljanja vremenom okružuje stvaranje i upotrebu popisa, razlog je jednostavan, nemoguće je zadržati sve informacije u glavi. Na primjer:
• Godišnji dnevnik koji sadrži najvažnije dnevne obveze.
• Pojedinosti stvari koje treba obaviti poredane po mjesecima, tjednima i danima.
• Imenik osoba koje treba nazvati, organiziran po abecednom redu.
• Planiranje sastanaka i konferencija, sa sadržajem ideja i točaka o kojima će se raspravljati itd.
• Izrezani sastanci: Mnogi sastanci zapravo nisu potrebni i na kraju predstavljaju znatan gubitak vremena, dobra je ideja primijeniti strategiju kako bi ih što više smanjili.

Sastanci radi mjerenja ili komentiranja opsega posla trebali bi se održavati jednom mjesečno, tjedni sastanci se ponavljaju, također se može postići napredak Neka to bude u pisanom obliku i neka se odražava u sustavu pristupa opremi ili području općenito, izbjegavajući tako gubljenje sati produktivnog rada u razgovorima koji neće uroditi plodom bilo koji.

• Blokirajte svoje vrijeme: Sastoji se od blokiranja dnevnog vremena za sebe, za obavljanje aktivnosti kojima je potrebno posvetiti se i za koje ponekad ne ostane vremena. Cilj ovoga je imati malo neraspoređenog vremena za trošenje na važne zadatke sprečavajući da druga aktivnost zauzme to vrijeme na vašem popisu obveza.
• Iskoristite stanke: Danas je s naprednom tehnologijom sve moguće, pročitajte knjigu, seminar, videozapise korisnih informacija s tableta, prijenosnog računala, pametnog telefona itd. Možete iskoristiti vrijeme zastoja, čekajući u banci, u zračnoj luci, zaglavljeni u prometu i dobiti vrijedne i korisne informacije za svoj osobni i profesionalni rast.