Mik azok az adminisztrációs kézikönyvek?

Az adminisztratív kézikönyvek a szabályok, funkciók, eljárások, tevékenységek, célkitűzések, utasítások, irányelvek és irányelvek összessége ezt be kell tartani és be kell tartani a vállalat alkalmazottainak, valamint annak végrehajtásának módját, külön-külön vagy együttesen.

Az adminisztratív kézikönyv olyan eszköz, amely segíti a szervezetet módszereinek jobb megszervezésében, az eljárások egységesítésében, a szervezeti szektorok közötti kommunikáció javításában.

Érte, a kézikönyveknek szabványoknak kell lenniük, maga a szervezet utasításai és rutinjai, valamint segédeszközök használata.

Az adminisztratív kézikönyvek fontossága

A kézikönyvek fontosak a vállalaton belül, mivel tartalmuk eljut a vállalat döntő részeihez, befolyásolva a munka szervezését. Rámutatnak, hogyan kell csinálni. Vagyis fő célja az

útmutató vagy tanítsa meg a tevékenységek elvégzését amelyeket egy szervezeten belül végeznek, akár ágazatban, akár részlegen.

A manualizálás célja az lehetővé teszi a szisztematikus módon rendelt információk gyűjtését, körültekintő és szegmentált, hogy a szervezet működésének elősegítő eszközeként működjön.

Ez a kézikönyvek jelenléte és használata a szervezetben. Ezért egyszerű, világos és objektív nyelvvel kell rendelkeznie, mivel minden alkalmazottnak (iskolai végzettségétől függetlenül) rendelkeznie kell hozzáférés ehhez az anyaghoz, mivel ez segíti őket feladataik ellátásában, különösen azok számára, akiket nemrégiben vettek fel szervezet.

Ezért referenciaanyagként érvényesek, lehetővé téve a vállalat nagyobb tudásmenedzsmentjét. Javasoljuk, hogy ezt az anyagot rendszeresen vizsgálják felül, mivel vannak folyamatok, amelyek az idő múlásával változnak.

Ez a tudásmenedzsment, amely a közelmúltban tanulmányok tárgyát képezte a adminisztráció, létfontosságú a szervezet fejlődése, befektetése a szervezet fejlesztésébe alkalmazottak.

Mivel az adminisztratív kézikönyvek az egyik az összes tudásmenedzsment leírásának fő eszközeRendkívül fontos megérteni a jó tudásmenedzsment előnyeit, mint az adminisztratív kézikönyvek fontosságának megerősítésének módját.

Előny

Az adminisztratív kézikönyvek fő előnyei a következők:

• Információforrás a vállalat munkahelyeiről.
• Állítson be szabványokat és kritériumokat.
• Lehetővé teszi a társaság különböző szervezeti egységeinek szabályainak és eljárásainak adaptálását, koherenciáját és folytonosságát
• Kerülje a megbeszéléseket és a hibákat a különféle folyamatokban
• Lehetővé teszi a vállalat új és régi alkalmazottainak képzését
• A vállalaton belüli konzultáció, útmutatás és képzés hatékony eszközét képviseli
• Az improvizáció korlátozását jelenti
• Az intézményesített gyakorlatok és folyamatok objektív felülvizsgálatának és értékelésének fontos elemét is képviseli.

Néhány hátrány

Ha az adminisztrációs kézikönyveket nem frissítik megfelelően és tartósan, akkor bármely szervezeten belül gyorsan elveszíthetik értéküket. Általában rugalmatlanok is lehetnek.

Amikor nagyon szintetikusak, kevéssé használhatók, másrészt, ha nagyon részletesek, akkor futtatják a - annak kockázata, hogy egy szervezetben, társaságban vagy szervezetben bekövetkező bármilyen kisebb változás elavul üzleti.

Egyéb célok

A vállalat kézikönyveinek egyéb célkitűzései és alapvető irányelvei mellett behatolást talál a piacra és általában a társadalomba. Röviden beszámolnak a társaság történetéről, az alapítástól napjainkig. Összehangoltan és szervezetten mutatják be a vállalat szervezeti felépítését, amely szükséges a célok és a vázolt irányelvek eléréséhez.

Meghatározzák az e struktúrából fakadó pozíciók funkcióját, hierarchikus helyzetét, felelősségét, kapcsolatait és tekintélyét. Célja a nemzetközi szabványok követelményeinek betartatása, az ISO 9000 vagy 14000 szabványok szerint.

Az adminisztrációs kézikönyvek típusai

Van néhány típus és technika a kézikönyvekhez, amelyek különböző funkciókkal és felépítéssel rendelkeznek, a vállalat igényeitől függően is. A menedzser feladata lesz ellenőrizni, hogy a kézikönyv milyen típusú szervezetnek felel meg, és a szervezeten belül többféle típusú kézikönyv is létezhet.

Házirend

Célja az irányítási funkciókért felelős vezetők tevékenységének irányítása és tanácsok, amelyek meghatározzák a vállalat működésének módját, általános és filozófiai módon kifejezve.

Ezek a vállalat különböző szintjeinek politikái, az általános és a különböző területek között, például:

• marketing politikák
• emberi erőforrásokkal kapcsolatos politikák
• termelési politikák
• pénzügyi politikák

Amikor szakpolitikákra hivatkozunk, a vállalat filozófiájára gondolunk, vagyis kb az üzleti tevékenység módja. A sikeres vállalatok általában a struktúra minden szintjén világosan bemutatott, megértett és tapasztalt filozófiával összhangban tükrözik a viselkedést.

Szervezeti kézikönyv

A cél a különböző részlegek (vagy szervezeti egységek) közötti kapcsolatok formai aspektusainak hangsúlyozása és jellemzése a társaság vezetői vagy tanácsadói munkaköréhez kapcsolódó feladatok és felelősségek meghatározása üzleti.

Célok

• Formálisan és világosan határozza meg a vállalat felépítését
• Határozza meg a vállalat minden szervezeti egységében rejlő hatósági és felelősségi szinteket.

Szabályok és eljárások kézikönyve

A cél a társaság különböző funkcionális rendszereit alkotó tevékenységek fejlesztésének vagy operatív működésének leírása és részletezése.

A szabványok és eljárások kézikönyvének fő elemei a következők:

• Szabályok: olyan dokumentumok, amelyek tartalmazzák az egyes tevékenységek fejlesztéséhez szükséges iránymutatásokat és utasításokat, amelyek a vállalat valamennyi közigazgatási egysége számára érdekesek és alkalmazhatók.
• Eljárások: részletezi a rendszert alkotó tevékenységek operacionalizálását.
• Formák: az adminisztrációs folyamatban keringő formák megjelölése, valamint a manipuláció formája;
• Folyamatábra: ez a leírt különböző eljárások reprezentatív grafikájának feltüntetése;
• Mellékletek: táblázatok, dokumentumok, szövegismétlések, jogszabályok vagy az adott témához kapcsolódó egyéb információk.

Speciális használati útmutató

Ez az, amely csoportosítja az utasításokat egy adott típusú tevékenységhez vagy feladathoz. Célja a munkavállalók egy bizonyos csoportjának nagyobb és jobb oktatása és képzése a tevékenységek fejlesztése során. Pl.: eladói kézikönyv, titkári kézikönyv, üzemeltetési kézikönyv stb.