Mi a folyamat feltérképezése?

Valószínűleg hallott már a "folyamat leképezés" vagy más néven a üzleti folyamatok feltérképezése (mindkét kifejezést felváltva használják) egy folyamat leírására. Ugyanakkor mi is pontosan a folyamattérképezés?

A folyamattérképezés olyan eszköz, amely egy üzleti folyamat lépéseinek vizualizálására szolgál elejétől végéig. Ez a megjelenítés tömör képet rajzol azokról a feladatsorokról, amelyek szükségesek ahhoz, hogy egy termék vagy szolgáltatás a keletkezéstől a befejezésig megtörténjen.

Gyakran folyamatábraként jelenik meg, és általában balról jobbra, vagy néha fentről lefelé mozog.

Másrészt az üzleti folyamatok feltérképezése a munkafolyamat-menedzsment gyakorlatok, amely az üzleti folyamatok modellezését is magában foglalja, amely részletesebb reprezentációt nyújthat egy olyan folyamatról, amely általában további szervezeti anyagokat tartalmaz.

Ez a dokumentációs folyamat ahhoz kapcsolódik, amit egy vállalat, miért tesz, amit csinál, mi a siker mércéje, ki a felelős, mikor és hol fog bekövetkezni a különböző Lépések.

Folyamat-feltérképezés elősegíti az átláthatóságot, nemcsak a vállalaton belüli személyek számára, hanem minden érdekelt fél számára, különösen azoknak, akik részt vesznek a megfelelésben.

Folyamat modellezés vs folyamat leképezés

Üzleti folyamatok feltérképezése gyakran összekeveredik az üzleti folyamatok modellezésével. Amikor a szakemberek üzleti folyamatok modellezését végzik, jobban érdekli őket, hogyan hajtják végre a folyamatokat, és ki (vagy melyik részleg) hajtja végre azokat. Ez a fő különbség.

A modellezés inkább a folyamatok áramlására vonatkozik, míg a leképezés a létezőre

Az üzleti folyamatok feltérképezésének típusai

Sokan vannak különböző típusú folyamatok feltérképezése, kezdve a tervezési tevékenységektől, részletektől, dokumentumoktól, termékektől, szerepektől, helyektől, stratégiáktól és interakcióktól.

Ezen felül a térképezéshez különféle részletességi szintek állnak rendelkezésre. Íme néhány példa az üzleti folyamatok térképtípusaira.

• Folyamatábra: A folyamatábráknak három népszerű típusa van: felülről lefelé, üzembe helyezési folyamatábra és részletes folyamatábra. A felülről lefelé mutató folyamatábrák egy folyamat lépéseit mutatják be, egyetlen folyamatba csoportosítva. A telepítési folyamatábra egy felülről lefelé kerülő folyamatábra, amely kibővített, és tartalmazza azt is, hogy ki milyen feladatot hajt végre. A részletes folyamatábra a telepítés és a felülről lefelé tartó folyamatábra bővítése, a lehető legtöbb részletességgel.
• Sávdiagramok- Ezek a diagramok, más néven keresztfunkcionális térképek, részletezik az alfolyamat felelősségét egy folyamatban.
• Állapotdiagramok: Ezek az ábrák a rendszerek viselkedését mutatják be az Egységes Modellezési Nyelvben (UML), leírva az összetevő állapotait.
• Adatfolyam diagram- A folyamatábrához hasonlóan ez a diagram is kizárólag a rendszeren keresztül áramló adatokra összpontosít.
• Értékáramlás feltérképezése- A Lean Manufacturing alapelveinek egy része, az értékáram-feltérképezés bemutatja a jelenlegi állapotot és segít abban megtervezni egy folyamat jövőbeli állapotát, összpontosítva arra, hogy a termékeket és szolgáltatásokat a kezdetektől a kezdetéig átfogjuk befejező.

Nyereség

Ennek számos előnye van. Az alábbiakban felsoroljuk azokat az okokat, amelyek miatt egy szervezet feltérképezni szeretné a folyamatokat:

• Hagyja, hogy mindenki ugyanúgy lássa a folyamatot.
• Csökkenti az eljárási hibákat.
• Fejlessze a többfunkciós területek közötti megértést.
• Segítsen mindenkinek a "jelenlegi állapot" megtekintésében.
• Lehetővé teszi a mutatók kidolgozását.
• Csökkentse a hulladék mennyiségét a hiányosságok és a túlzások azonosításával.

Üzleti folyamatok feltérképezése különféle szimbólumokkal jelöli a folyamat különböző részeit. A legfontosabbak a következők:

• Ovális - Például a kezdő és a végpont megjelölésére szolgál.
• Téglalap - egy folyamatdiagram, amelyet arra használnak, hogy meghatározza azokat a konkrét lépéseket vagy feladatokat, amelyeket végre kell hajtani, és esetleg ki csinálja és mennyi időbe telik.
• Gyémánt - A gyémánt a folyamat döntési pontjának képviseletére szolgál. Ez az a pont, ahol igen vagy nem (vagy igaz vagy hamis) válaszra van szükség.
• Nyilak - A nyilak vagy csatlakozók azt mutatják, hogy a folyamat egyik pontja hogyan vezet a másikhoz.

Ahhoz, hogy egy szervezetet fenntarthatóvá alakítson, meg kell értenie, hogyan kezdje el feltérképezni az üzleti folyamatokat. A következő elveknek minden térképészeti projektben jelen kell lenniük:

• Határozza meg a projekt terjedelmét, határokkal, kezdő és végponttal.
• Nézd meg az összképet: a folyamat szándéka.
• Határozza meg egyértelműen az egyes lépéseket.
• Kérjen visszajelzést mindenkitől a szervezetében, aki részt vesz a folyamatban.
• Törekedjen arra, hogy teljes legyen a pontosságában, különösen a "folyamatban lévő" folyamattérképpel.
• Törekedjen a szálak egyszerűségére.
• Tesztelje a folyamatot elfogadott mérőszámokkal. A mutatóknak mérniük kell az időt, a mennyiséget, a díjakat / költségeket, a felszerelést és az esetleges hozzáadott értéket.
• A kijárattól a bejáratig működik, visszafelé.
• Hozza létre a tulajdonságot egyetlen érintési ponttal, ha lehetséges.
• Az újratervezési folyamatok ügyfélközpontúak legyenek.
• Használja a technológiát a folyamatok engedélyezéséhez.
• Csökkenti az átutalások hatékonyságát.

A mai vállalatok minden eddiginél jobban koncentrálnak a fenntartható fejlődésre. Még mérhető működési fejlesztésekkel is nehéz fenntartani a végrehajtott fejlesztéseket. Sok vállalat még mindig nem hatékony folyamatokkal rendelkezik, és a technológiát mágikus megoldásnak tekinti, amely egy csapásra képes megoldani problémáikat.

Szakértők szerint ezek a technológiák minden bizonnyal segíthetnek, de megfontolt használatukra van szükség a a folyamatok szisztematikus áttekintése és a térképek kidolgozása.

Ily módon lehetséges a folyamatok és a vállalkozások fejlesztésének fenntarthatósága. Ezenkívül a szervezetnek kulturális fejlesztéseket kell végrehajtania, mivel a technológia fejlődése fejlődik A folyamattérképek messze meghaladták a legtöbb szervezet azon képességét, hogy ezeket megvalósítsa.

Kulturális elmozdulások nélkül a folyamatban részt vevő emberek könnyedén elsüllyeszthetik a fejlesztéseket, mielőtt megragadnák őket.