A projekt ütemezése, valamint a hatókör meghatározása több szakaszból áll. Először is meg kell tevékenységek meghatározása (Projektmenedzsment Intézet, 2008). A tevékenységek e meghatározásának a lehető legpontosabbnak kell lennie, hogy minden más tervben, például a költségbecslésben nagy pontosságot érjen el. Mint korábban említettük, ez a tevékenységek listája a WSB-ből származik, amely megfelel az általánosabb munkacsomagoknak. Minden WSB munkacsomagnak a lehető legteljesebben meg kell határoznia és szét kell bontania a tevékenységeket, ami megkönnyíti az összes csoporttag ellenőrzését és megértését. A tevékenységek meghatározásának eredménye egy lista, amelyben az összes sorban fel van sorolva a projekt tevékenységeit ismertetjük, egyedi kódot rendelünk hozzájuk, a logikai sorrendet részletezzük, stb.
Hirdetések
Miután meghatározták a projekt tevékenységeit, azoknak meg kell lenniük sorrend, ami magában foglalja mindegyikük logikai sorrendjének meghatározását. Minden tevékenységnek van elődje és utódtevékenysége. Vannak mások, amelyek párhuzamosan végezhetők. A projekt ezen szakaszához vannak olyan szoftverek, amelyek megkönnyítik ezt az elemzést, például a "Microsoft Project".
A tevékenységek sorozatának PMBOK (Project Management Institute, 2008) szerinti osztályozásának módja a következő:
Hirdetések
Kezdettől kezdve (FI): A tevékenység kezdete egyértelműen az előd tevékenység végétől függ.
Végül-végig (FF): A tevékenység befejezése szigorúan az előd tevékenység befejezésétől függ.
Hirdetések
Indulás kezdete (II): A tevékenység kezdete az előd tevékenység kezdetétől függ.
Elejétől a végéig (IF): Az előd tevékenység befejezése az előd tevékenység befejezésétől függ.
Hirdetések
A függőségek kategóriái is vannak. Egyes tevékenységek rendkívül függenek egymástól, míg mások problémamentesen párhuzamosan indulhatnak.
Miután a tevékenységek meg lettek sorolva, források elosztása mindegyiküknek, legyen az anyagi vagy emberi. Ebben a szakaszban fontos kijelölni az egyes tevékenységekért vagy tevékenységek csoportjáért felelős személyt (Heerkens, 2002), mivel a felelősök részéről nagyobb lesz a komolyság és az elkötelezettség. A felelősök kinevezésének kezelésére használt eszköz az úgynevezett MAR (Feladatok hozzárendelése mátrix) amely a tevékenységek (sorok) listájából és a vezetők vagy az illetékes osztály nevéből áll (oszlopok).
Hirdetések
Az erőforrások kiosztása után a határozza meg az időt hogy a tevékenységek fejlesztése a rendelkezésre álló forrásokkal megtörténik. Először ajánlott korlátlan erőforrásokkal meghatározni az időt (Heerkens, 2002) annak kiszámításához, hogy melyik lehet legyen a legrövidebb idő, amire a tevékenység szükséges lenne, majd állítsa be ezt az előrejelzést az erőforrásokkal van.
Végül a menetrend az előző szakaszokban kapott összes adattal. Az ütemterv nagyon hasznos lesz a projekt kritikus útjának meghatározásához, amely egyszerűsítve fog meghatározni a projekt teljes időtartamát. Ebben a szakaszban nagyon hasznos kifejleszteni egy PERT hálót, vagy meghatározni a kritikus utat a Microsoft Project szoftver segítségével. Ezen útvonal bármely változása a becsült idő szempontjából előnyös vagy kárt okoz a projekt számára.
