Apa itu pemetaan proses?

Anda mungkin pernah mendengar istilah "pemetaan proses" atau juga dikenal sebagai pemetaan proses bisnis (kedua istilah tersebut digunakan secara bergantian) untuk menggambarkan suatu proses. Namun, apa sebenarnya pemetaan proses itu?

Pemetaan proses adalah alat yang itu digunakan untuk memvisualisasikan langkah-langkah yang terlibat dalam proses bisnis dari awal hingga akhir. Visualisasi ini menggambarkan gambaran singkat tentang urutan tugas yang diperlukan untuk mengambil produk atau layanan dari awal hingga selesai.

Ini sering direpresentasikan sebagai diagram alir dan umumnya bergerak dari kiri ke kanan atau terkadang dari atas ke bawah.

Di sisi lain, pemetaan proses bisnis adalah bagian dari praktik manajemen alur kerja, yang juga mencakup pemodelan proses bisnis yang dapat memberikan representasi yang lebih rinci dari suatu proses yang umumnya menggabungkan materi organisasi tambahan.

Proses dokumentasi ini berkaitan dengan apa yang dilakukan perusahaan, mengapa ia melakukan apa yang dilakukannya, apa standar untuk sukses, siapa yang bertanggung jawab, dan kapan dan di mana perbedaan akan terjadi Langkah.

Proses pemetaan mempromosikan transparansi, tidak hanya bagi mereka yang berada di dalam perusahaan, tetapi bagi seluruh pemangku kepentingan, terutama yang terlibat dalam kepatuhan.

Pemodelan proses vs pemetaan proses

Pemetaan proses bisnis sering menjadi bingung dengan pemodelan proses bisnis. Ketika profesional melakukan pemodelan proses bisnis, mereka lebih tertarik pada bagaimana proses dilakukan dan siapa (atau departemen apa) yang melakukannya. Ini adalah perbedaan utama.

Pemodelan lebih tentang bagaimana proses mengalir, sedangkan pemetaan adalah tentang apa yang ada

Jenis pemetaan proses bisnis

Ada banyak berbagai jenis pemetaan proses, mulai dari aktivitas perencanaan, detail, dokumen, produk, peran, lokasi, strategi, dan interaksi.

Selain itu, berbagai tingkat detail tersedia untuk pemetaan. Berikut adalah beberapa contoh jenis peta untuk proses bisnis.

• Flowchart: Ada tiga jenis diagram alur yang populer: diagram alur top-down, diagram alur penerapan, dan diagram alur terperinci. Diagram alur top-down menunjukkan langkah-langkah dalam suatu proses, mengelompokkannya ke dalam satu aliran. Diagram alur penerapan adalah diagram alur top-down yang diperluas untuk menyertakan siapa yang melakukan tugas apa. Diagram alur terperinci adalah perluasan dari diagram alur penyebaran dan top-down, yang menunjukkan sedetail mungkin.
• diagram jalur- Diagram ini, juga dikenal sebagai peta lintas fungsi, merinci tanggung jawab sub-proses dalam suatu proses.
• Diagram keadaan: Diagram ini menunjukkan perilaku sistem dalam Unified Modeling Language (UML), yang menjelaskan status komponen.
• Diagram aliran data- Mirip dengan diagram alir, bagan ini hanya berfokus pada data yang mengalir melalui suatu sistem.
• Pemetaan aliran nilai- Bagian dari prinsip Lean Manufacturing, pemetaan aliran nilai menunjukkan keadaan saat ini dan membantu untuk merancang keadaan masa depan suatu proses, dengan fokus pada mengambil produk dan layanan dari awal hingga akhir.

Keuntungan

Manfaatnya sangat banyak. Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa sebuah organisasi ingin memetakan proses:

• Biarkan semua orang melihat proses dengan cara yang sama.
• Mengurangi kesalahan prosedur.
• Mengembangkan pemahaman antar area yang multifungsi.
• Bantu semua orang untuk melihat "status saat ini".
• Ini memungkinkan pengembangan metrik.
• Mengurangi pemborosan dengan mengidentifikasi kesenjangan dan ekses.

Pemetaan proses bisnis menggunakan berbagai simbol untuk menunjukkan bagian yang berbeda dari proses. Di antara yang utama adalah sebagai berikut:

• Oval - Digunakan untuk menunjukkan titik awal dan akhir, misalnya.
• Persegi panjang - adalah bagan proses yang digunakan untuk menunjukkan langkah atau tugas tertentu yang perlu diselesaikan dan kemungkinan siapa yang melakukannya dan berapa lama waktu yang dibutuhkan.
• Berlian - Berlian digunakan untuk mewakili titik keputusan dalam proses. Ini adalah titik di mana jawaban ya atau tidak (atau benar atau salah) diperlukan.
• Panah - Panah, atau konektor, menunjukkan bagaimana satu titik dalam proses mengarah ke yang lain.

Untuk mengubah organisasi dengan benar menjadi organisasi yang berkelanjutan, Anda harus memahami cara memulai pemetaan proses bisnis. Prinsip-prinsip berikut ini harus ada dalam setiap proyek pemetaan:

• Tentukan ruang lingkup proyek itu sendiri, dengan batasan, titik awal dan titik akhir.
• Lihatlah gambaran besarnya: maksud dari prosesnya.
• Tentukan setiap langkah dengan jelas.
• Dapatkan umpan balik dari semua orang di organisasi Anda yang terlibat dalam proses tersebut.
• Berusahalah untuk melengkapi akurasi Anda, terutama dengan peta proses "apa adanya."
• Upayakan agar thread tetap sederhana.
• Uji proses dengan metrik yang diterima. Metrik harus mengukur waktu, volume, biaya / biaya, peralatan, dan nilai tambah apa pun.
• Bekerja dari pintu keluar ke pintu masuk, mundur.
• Buat properti dengan titik sentuh tunggal jika memungkinkan.
• Mendesain ulang proses menjadi customer-centric.
• Gunakan teknologi untuk mengaktifkan proses Anda.
• Mengurangi inefisiensi dalam transfer.

Perusahaan saat ini lebih fokus dari sebelumnya pada perbaikan berkelanjutan. Bahkan dengan peningkatan operasional yang terukur, akan sulit untuk mempertahankan perbaikan yang telah dilakukan. Banyak perusahaan masih memiliki proses yang tidak efisien dan melihat teknologi sebagai solusi ajaib yang dapat menyelesaikan masalah mereka dalam satu gerakan.

Para ahli mengatakan bahwa teknologi ini pasti dapat membantu, tetapi penggunaan yang bijaksana diperlukan dalam a in tinjauan sistematis dari proses dan dalam pengembangan peta.

Dengan cara ini, keberlanjutan peningkatan proses dan bisnis dimungkinkan. Selain itu, organisasi harus melakukan perbaikan budaya, karena perkembangan teknologi berkembang Peta proses telah jauh melampaui kemampuan sebagian besar organisasi untuk mengimplementasikannya.

Tanpa pergeseran budaya, orang-orang yang terlibat dalam proses dapat dengan mudah menenggelamkan perbaikan sebelum mereka mengambil alih.