Tahapan atau Kelompok Proses Proyek

Setiap proyek memiliki tahapan yang didefinisikan dengan jelas, yang dibagi menjadi 5 kelompok proses:

Proyek dimulai

Kelompok proses inilah yang memunculkan proyek. Pada tahap ini, semua peserta yang ikut campur, baik secara langsung maupun tidak langsung, dalam proyek diidentifikasi. Visi, misi dan tujuan proyek, kiriman, tenggat waktu dan biaya awal ditentukan. Pada dasarnya melalui kelompok proses ini proyek secara resmi dimulai.

Pada tahap ini, kontrak, struktur organisasi (bagan organisasi), faktor lingkungan yang mempengaruhi proyek, dll dikembangkan.

Perencanaan proyek

Ini adalah kelompok proses yang bertanggung jawab untuk merancang keadaan masa depan yang ingin dicapai melalui dokumentasi tindakan yang harus dilakukan di semua tahap proyek lainnya. Dengan kata lain, ini mengacu pada semua rencana (atau rencana anak perusahaan menurut Panduan PMBOK (Lembaga Manajemen Proyek, 2008)) yang akan bertugas memandu proyek di sepanjang jalur yang ditunjukkan. Diagram di bawah ini merangkum konsep ini:

Setiap kotak yang ditunjukkan pada gambar menunjukkan sekelompok proses. Penekanan utama adalah pada kelompok proses perencanaan yang menunjukkan semua rencana anak perusahaan yang membentuk rencana keseluruhan.

Kelompok proses ini adalah salah satu yang paling kompleks untuk dikembangkan di antara 5 kelompok yang telah dijelaskan. Untuk merencanakan melibatkan memprediksi dan meramalkan keadaan yang ingin Anda capai melalui rencana yang akan menjadi panduan untuk eksekusi dan kontrol.

Penting untuk dicatat bahwa saat ini ada cara yang berbeda dalam merencanakan proyek. Dulu apa yang direncanakan tidak tersentuh dan harus dikembangkan secara ketat sesuai prediksi. Saat ini ada yang disebut dengan akronim PSP (Gareth Byatt) yang berasal dari English Project Success Plan, dan itu Ini pada dasarnya mencoba mengembangkan cara kerja baru terutama dari sudut pandang direktur director minuman. PSP secara sederhana adalah pertemuan yang harus diselenggarakan oleh manajer proyek untuk menghasilkan Rencana Sukses Proyek sebagai sebuah tim. Frekuensi pertemuan ini jelas akan tergantung pada ukuran proyek, tetapi secara umum pertemuan itu harus diadakan setidaknya sekali seminggu. Dalam pertemuan ini, manajer proyek harus menyelaraskan kemajuan, menjadwal ulang atau memajukan tugas, menghasilkan ikatanties percaya dengan tim dan yang paling penting menentukan apa yang akan menjadi kunci keberhasilan proyek untuk periode di pertanyaan. Umumnya, dalam proyek yang unik, tim kerja dibentuk untuk melaksanakan proyek tertentu dan hampir tidak pernah orang mengenal satu sama lain, yang dapat menghambat kelancaran komunikasi antar peserta (Gareth Byatt). Ini adalah salah satu alasan utama Direktur Proyek untuk menghasilkan PSP di awal proyek, menghasilkan kepercayaan, dan menggabungkan kekuatan untuk tujuan bersama.

Eksekusi projek

Kelompok proses ini bertugas melaksanakan rencana atau plan yang dikembangkan pada tahap Planning. Secara umum perekrutan dilakukan, tim kerja terintegrasi (Gonzalez, 2006), semua tindakan yang kompeten dilakukan untuk pelaksanaan dan keberhasilan kegiatan.

Penutupan proyek

Penutupan proyek adalah kelompok proses yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan semua kegiatan secara formal. Di antara kegiatan yang dapat kita temukan dalam tahap ini, antara lain adalah penyerahan dokumen secara formal, pendaftaran pembelajaran, dan lain-lain.

Kontrol proyek

Ini adalah kelompok proses yang secara melintang mencakup siklus hidup proyek, karena dimulai hampir secara paralel dengan tahap awal dan memuncak pada saat yang sama dengan tahap akhir. Kelompok proses ini sangat penting ketika mengevaluasi kinerja perusahaan karena merupakan bagian penting dari perbaikan terus-menerus dari proses perusahaan pelaksana. Secara sederhana, kontrol proyek bertugas menjaga kontrol membandingkan yang direncanakan dengan kemajuan yang sebenarnya. Tujuan utama dari proses ini adalah untuk mendeteksi penyimpangan yang terjadi dan memperbaikinya pada waktu yang tepat, menerapkan koreksi atau langkah-langkah mitigasi yang bersangkutan sesuai kasusnya.