Bagaimana Cara Membuat Jadwal Proyek?

Jadwal proyek serta definisi ruang lingkup terdiri dari beberapa tahap. Pertama-tama mereka harus menentukan kegiatan (Project Management Institute, 2008). Definisi aktivitas ini harus sespesifik mungkin, untuk mencapai tingkat akurasi yang tinggi dalam semua rencana lain, seperti estimasi biaya. Seperti disebutkan sebelumnya, daftar kegiatan ini berasal dari WSB, yang sesuai dengan paket pekerjaan yang lebih umum. Setiap paket kerja WSB harus mendefinisikan dan memisahkan kegiatan selengkap mungkin, yang akan memudahkan kontrol dan pemahaman semua anggota tim. Hasil dari definisi kegiatan adalah daftar di mana semua terdaftar secara berurutan kegiatan proyek dijelaskan, mereka diberi kode unik, urutan logis dirinci, dll.

Setelah kegiatan proyek telah didefinisikan, mereka harus urutan, yang menyiratkan menentukan urutan logis dari masing-masing dari mereka. Setiap aktivitas memiliki aktivitas pendahulu dan penerus. Ada yang lain yang bisa dilakukan secara paralel. Untuk tahap proyek ini ada perangkat lunak yang memfasilitasi analisis ini, seperti "Microsoft Project".

Adapun cara mengklasifikasikan urutan kegiatan menurut PMBOK (Project Management Institute, 2008) adalah sebagai berikut:

Akhir ke Awal (FI): Awal aktivitas jelas bergantung pada akhir aktivitas pendahulunya.

Ujung ke Ujung (FF): Penyelesaian kegiatan sangat tergantung pada penyelesaian kegiatan pendahulunya.

Mulai untuk Memulai (II): Awal aktivitas tergantung pada awal aktivitas pendahulunya.

Mulai hingga Akhir (JIKA): Penyelesaian aktivitas pendahulu tergantung pada penyelesaian aktivitas pendahulu.

Ada juga kategori dependensi. Beberapa kegiatan sangat bergantung satu sama lain, sementara yang lain dapat dimulai secara paralel tanpa masalah.

Setelah kegiatan diurutkan, alokasi sumber daya untuk masing-masing dari mereka, apakah materi atau manusia. Penting pada tahap ini untuk menunjuk orang yang bertanggung jawab (Heerkens, 2002) untuk setiap kegiatan atau kelompok kegiatan, karena akan ada lebih banyak keseriusan dan komitmen dari pihak yang bertanggung jawab. Alat yang digunakan untuk mengatur penunjukan mereka yang bertanggung jawab adalah yang disebut MAR (Matriks Penugasan Tanggung Jawab) yang terdiri dari daftar kegiatan (baris) dan nama-nama penanggung jawab atau departemen yang bertanggung jawab (kolom).

Setelah sumber daya telah ditetapkan, tahap tentukan waktunya yang diperlukan untuk mengembangkan kegiatan dengan sumber daya yang tersedia. Disarankan untuk terlebih dahulu menentukan waktu dengan sumber daya yang tidak terbatas (Heerkens, 2002) untuk menghitung mana yang bisa menjadi waktu tersingkat yang dibutuhkan aktivitas, lalu sesuaikan prediksi ini dengan sumber daya yang memiliki.

Akhirnya, susunan acara dengan semua data yang diperoleh pada tahap sebelumnya. Jadwal akan sangat berguna untuk menentukan jalur kritis proyek, yang secara sederhana akan menjadi penentu total durasi proyek. Untuk tahap ini sangat berguna untuk mengembangkan PERT Mesh, atau untuk menentukan jalur kritis melalui perangkat lunak Microsoft Project. Setiap variasi dalam rute ini akan menguntungkan atau merugikan proyek dalam hal perkiraan waktu.