▷ Lingkup Proyek; Definisi dan Cara Melakukannya

Ruang lingkup proyek menetapkan apa yang harus ditangani untuk berhasil mencapai hasil. akhir itu, menetapkan batas-batas proyek, tujuan, sasaran, kiriman dan persyaratan; oleh karena itu, ruang lingkupnya mendasar, karena memberikan panduan yang jelas untuk pelaksanaan dan kontrol yang sama.

Dia lingkup suatu proyek akan selalu menjadi satu bagian mendasar dalam manajemen proyek apa pun, karena memungkinkan Anda untuk mengatasi semua aspek yang diperlukan untuk mencapai kesuksesan.

Nah, itu dalam ruang lingkup di mana menetapkan dengan jelas dan sederhana bagaimana proyek akan didekati dan akan menjadi apa mereka tujuan, kiriman, persyaratan, dan batasannya; Dengan demikian, penyimpangan dan risiko dalam pelaksanaan proyek dapat dicegah, dan perencanaan anggaran dapat difasilitasi.

Namun, Cara melingkupi proyek dengan mudah dan tanpa komplikasi?, Di sini kami akan memberi tahu Anda caranya, tetapi pertama-tama mari kita tentukan konsepnya.

Apa ruang lingkup Proyek?

Ruang lingkup proyek mengacu pada batasan spesifik dari pekerjaan yang akan dilakukan sebagai bagian dari proyek; mendefinisikan tujuan, sasaran, kiriman dan persyaratannya. Dengan demikian, mereka adalah apa yang direncanakan oleh tim proyek untuk ditangani.

Lingkup proyek yang bagus harus jelas, tepat dan cukup rinci cukup untuk dipahami oleh semua pemangku kepentingan dalam proyek. Anda perlu menetapkan apa yang ingin dicapai, bagaimana keberhasilan diukur, apa yang akan disampaikan, siapa yang terlibat, apa yang tidak disertakan, dan kendala atau informasi yang relevan.

Penting untuk dicatat bahwa ruang lingkup proyek mungkin dinamis dan mungkin perlu ditinjau dan disesuaikan seiring kemajuan proyek dan keadaan atau informasi baru disajikan.

Untuk Lembaga Manajemen Proyek, (2008) menyatakan bahwa “Scoping adalah proses pengembangan proyek terperinci dan deskripsi produk. (P. 119)

Pada dasarnya, ruang lingkup proyek menentukan apa yang harus ditangani untuk mencapai hasil akhir proyek dengan sukses.

Bagaimana cara mengukur proyek?

Mencakup proyek adalah bagian penting dari perencanaan proyek, karena memberi Anda panduan yang jelas untuk pelaksanaan dan kontrol proyek.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk menskalakan proyek:

1. Identifikasi Tujuan Proyek: Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memahami apa yang ingin Anda capai dengan proyek tersebut. Apa masalah yang ingin Anda selesaikan?Kesuksesan seperti apa yang akan terlihat? Memiliki pemahaman yang jelas tentang tujuan akan membantu Anda menentukan ruang lingkup proyek.
2. Tentukan Hasil Proyek: Kiriman adalah hasil spesifik yang akan dihasilkan sebagai hasil dari proyek. Ini bisa berupa produk, laporan, layanan, dll. Mendefinisikan kiriman dengan jelas akan membantu menetapkan harapan dan memberikan arahan untuk proyek.
3. Identifikasi Persyaratan Proyek: Persyaratan adalah kebutuhan atau kondisi yang harus dipenuhi agar proyek berhasil. Ini bisa berupa teknis, sumber daya, personel, persyaratan waktu, antara lain.
4. Tetapkan Batasan dan Pengecualian: Tidak semuanya dapat dimasukkan dalam ruang lingkup proyek. Penting untuk mengidentifikasi kendala proyek (misalnya, waktu, anggaran, kendala sumber daya) dan menyatakan dengan jelas apa itu "Diluar jangkauan", yaitu, apa yang tidak akan ditangani atau disampaikan oleh proyek.
5. Buat Dokumen Pelingkupan Proyek: A "dokumen ruang lingkup proyek" itu adalah dokumen formal yang menjelaskan semua aspek di atas dan digunakan sebagai alat untuk mengelola ekspektasi dan memandu pelaksanaan proyek. Dokumen ini harus disetujui oleh semua pihak yang berkepentingan sebelum pengerjaan proyek dimulai.
6. Tinjau dan Sempurnakan Ruang Lingkup Proyek: Saat proyek berlangsung, Anda mungkin menemukan bahwa beberapa asumsi awal Anda salah, atau muncul informasi atau tantangan baru. Dalam kasus ini, penting untuk meninjau dan, jika perlu, sesuaikan ruang lingkup proyek. Setiap perubahan ruang lingkup proyek harus didokumentasikan dan disetujui oleh semua pihak yang berkepentingan.

Ingat, ruang lingkup proyek yang baik adalah jelas, tepat, dan cukup detail untuk dipahami oleh semua orang yang terlibat dalam proyek; lingkup yang terdefinisi dengan baik dapat menjadi pembeda antara proyek yang berjalan lancar dan proyek yang menyimpang dari jalur.

Manajemen lingkup proyek

 Ruang lingkup proyek tidak berakhir dengan tulisannya,membutuhkan manajemen terdiri dari serangkaian prosedur yang memastikan bahwa proyek tetap pada rencana kerja aslinya dan selesai dengan sukses.

Perubahan ruang lingkup sering terjadi pada proyek, dan jika tidak dikelola secara efektif, dapat mengakibatkan sebuah proyek yang berjalan melampaui tenggat waktu aslinya, melebihi anggaran, atau tidak memenuhi tujuan sepakat.

Berikut adalah langkah-langkah kunci untuk mencapai manajemen ruang lingkup proyek yang baik:

1. Perencanaan Lingkup: Ini melibatkan pembuatan rencana manajemen ruang lingkup yang mendokumentasikan bagaimana ruang lingkup proyek akan ditentukan, divalidasi, dan dikendalikan.
2. Definisi Lingkup: Ini adalah proses pengembangan deskripsi rinci tentang proyek dan produk, layanan, atau hasil yang diharapkan.
3. Membuat Struktur Perincian Kerja (WBS/WBS): WBS adalah alat yang memecah ruang lingkup proyek menjadi komponen yang dapat dikelola; membantu tim memahami hasil proyek dan tugas spesifik yang mereka perlukan untuk menyelesaikannya.
4. Verifikasi Lingkup: Ini adalah proses penerimaan formal dari hasil proyek yang telah selesai oleh pihak yang berkepentingan. Intinya, ini tentang memastikan bahwa kiriman memenuhi kriteria penerimaan yang ditentukan.
5. Kontrol Lingkup: Ini mengacu pada pengelolaan perubahan dalam ruang lingkup proyek; ini melibatkan pemantauan status proyek dan produk dan menyesuaikan setiap perubahan yang dapat mempengaruhi ruang lingkup. Setiap perubahan ruang lingkup harus didokumentasikan dan disetujui sebelum diterapkan.

Untuk Lembaga Manajemen Proyek, (2008), “Manajemen Lingkup Proyek mencakup proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek mencakup semua pekerjaan yang diperlukan dan hanya pekerjaan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Mengelola ruang lingkup proyek berfokus terutama pada mendefinisikan dan mengendalikan apa yang termasuk dan apa yang tidak termasuk dalam proyek.” (P. 104)

Nah, manajemen ruang lingkup yang baik dapat membantu menghindari "lingkup merayap" (pertumbuhan ruang lingkup proyek yang tidak terkendali di luar batas aslinya), yang dapat menyebabkan penundaan, biaya tambahan, dan konflik antar pemangku kepentingan. Manajemen lingkup adalah komponen penting dari manajemen proyek yang sukses. dan membutuhkan komunikasi yang efektif dan dokumentasi yang terperinci.

Referensi bibliografi

• Institut Manajemen Proyek (2013). Panduan Dasar-dasar Manajemen Proyek (Panduan PMBOK I ®) — Edisi Kelima.