Cosa sono i documenti di lavoro e a cosa servono?

Le carte di lavoro saranno familiare a quasi chiunque sia coinvolto nella professione contabile. Ma nonostante il nome, i documenti di lavoro di oggi non richiedono affatto "carta". Spiegheremo tutti i dettagli di seguito.

Innanzitutto, i documenti di lavoro sono documenti di sintesi che contabili e revisori utilizzano per preparare i rendiconti finanziari. Fungono da documentazione di supporto che organizza e supporta le informazioni contenute nelle relazioni sulla gestione e nei rendiconti finanziarie riepilogano anche le informazioni trovate in altri documenti del cliente.

Sebbene siano una parte essenziale di qualsiasi pratica contabile, la loro preparazione ha la meritata reputazione di essere manuale, ardua e dispendiosa in termini di tempo.

Una delle forme più comuni di documenti di lavoro è un foglio di lavoro. Fogli di lavoro sono utilizzati per riassumere i processi contabili di fine anno, pubblicare voci di diario rettificate, creare bilanci di verifica e preparare rendiconti finanziari.

Altri documenti di lavoro vengono utilizzati per tenere traccia e registrare i record dei clienti per crediti, acquisti di immobilizzazioni e passività. Nella maggior parte dei casi, i documenti di lavoro dei contabili sono estremamente dettagliati perché rappresentano i risultati e le prove dei contabili al lavoro.

Gli auditor dovrebbero preparare e organizzare i loro documenti di lavoro in modo che assistere il revisore nello svolgimento di un adeguato servizio di revisione. Il revisore dovrebbe evitare di preparare o accumulare documenti di lavoro non necessari e quindi dovrebbe evitare di fare copie estese delle registrazioni contabili del cliente. Vale la pena notare in questa fase che non è né necessario né fattibile per il revisore documentare tutti gli aspetti considerati durante la revisione.

Importanza dei documenti di lavoro

I documenti di lavoro sono importanti perché:

• Sono necessari ai fini del controllo della qualità dell'audit.
• Garantire che il lavoro delegato dal partner di audit sia stato completato correttamente.
• Fornire la prova che è stato eseguito un audit efficace.
• Aumentare l'economia, l'efficienza e l'efficacia dell'audit.
• Contengono fatti sufficientemente dettagliati e aggiornati che giustificano la ragionevolezza delle conclusioni del revisore.
• Mantenere un registro delle questioni di continua importanza per futuri audit.

Prima di decidere di redigere un particolare documento di incarico di revisione, il revisore deve accertarsi che:

• È necessario, o perché servirà a uno scopo essenziale o utile a supporto della relazione di revisione, o perché fornire le informazioni necessarie per scopi fiscali o altri scopi legali/regolamentari relativi a il cliente
• Non è possibile che il personale del cliente prepari il documento di lavoro o che il revisore faccia copie del documenti che il personale del cliente (inclusi i revisori interni) ha preparato nell'ambito delle proprie mansioni solito.

Contenuti

Generalmente, Ciascun documento di incarico di revisione dovrebbe essere intitolato con le seguenti informazioni dettagliato di seguito:

• Il nome del cliente.
• Il periodo coperto dall'audit.
• La questione.
• Il file di riferimento.
• Le iniziali (firma) del membro dello staff che ha preparato il documento di lavoro e la data in cui è stato preparato.
• Per i documenti di audit preparati dal personale del cliente, la data in cui sono stati ricevuti i documenti di lavoro e le iniziali del membro del gruppo di audit che ha svolto il lavoro di audit revisione contabile.
• Le iniziali del membro del personale che ha esaminato i documenti di lavoro e la data in cui è stata condotta la revisione.
• Ciascun documento di audit dovrebbe soddisfare le caratteristiche di un buon documento di lavoro, come dettagliato più avanti in questo articolo.

Alcune caratteristiche di una buona carta da lavoro

1. È necessario stabilire un chiaro obiettivo di audit, solitamente in termini di un'asserzione di audit (ad esempio, "per garantire l'integrità dei conti commerciali da pagare").
2. È necessario indicare completamente la fine dell'anno/periodo (ad esempio 31 ottobre 20X9), che il foglio di lavoro non sia confuso con la documentazione che appartiene ad un anno/periodo diverso.
3. È necessario indicare l'intero ambito del test (ovvero, quanti elementi sono stati testati e come è stato determinato questo numero). Ciò consentirà al preparatore, e ai successivi revisori, di determinare l'adeguatezza degli elementi probativi forniti dal documento di incarico.
4. Quando è richiesto un riferimento a un altro ruolo professionale, deve essere fornito il riferimento completo a quell'altro ruolo professionale. Una dichiarazione che i dettagli dei test possono essere trovati in "altro documento di lavoro" è insufficiente.
5. Il documento di lavoro dovrebbe indicare i risultati del test in modo chiaro e obiettivo, senza pregiudizi e sulla base di fatti documentati.
6. Le conclusioni raggiunte devono essere coerenti con i risultati del test e devono essere in grado di resistere a un esame indipendente.
7. Il documento di lavoro dovrebbe avere un riferimento chiaro in modo che possa essere archiviato correttamente e facilmente reperito quando necessario in un secondo momento.
8. Deve essere firmato dalla persona che lo ha preparato in modo che le richieste possano essere indirizzate alla persona appropriata.
9. Deve essere firmato e datato da chiunque lo esamini, al fine di soddisfare i requisiti di controllo della qualità della revisione.
10. Il revisore dei documenti di incarico di revisione dovrebbe garantire che tutti i documenti abbiano queste caratteristiche. Se si ritiene che manchi una caratteristica rilevante, ciò dovrebbe comportare un punto di revisione del audit (cioè un commento del revisore che indica al preparatore originale di correggere il difetto nel in lavoro).

Documenti di lavoro fornire prove che sia stata eseguita una revisione contabile efficace effective, efficiente ed economico.

Pertanto, devono essere preparati con cura e abilità. Devono essere sufficientemente dettagliati e completi in modo che un revisore senza precedenti esperienze in tale audit possa capire le carte di lavoro in termini di lavoro svolto, le conclusioni raggiunte e le motivazioni alla base conclusioni.