כיצד לבצע בקרה פנימית מוצלחת בתוך החברה?

בקרה פנימית משחקת א תפקיד חיוני בהצלחתן של כל החברות. עם זאת, לבעלי עסקים רבים אין הבנה ברורה מה זה או מדוע זה חשוב.

מבנה הבקרה הפנימית של חברה ייחודי לה. בקרות פנימיות עליהם להיות יעילים ויעילים לארגון המסוים. לדוגמא, מבנה הבקרה הפנימי של החברה לא בהכרח יהיה הולם לעסק קטן המופעל על ידי הבעלים.

חיוני שצוות ההנהלה של החברה יתכנן בקפידה מבנה בקרה פנימית שמתייחס לסיכונים לארגון מבלי להכביד עליו עם עלויות ומאמץ מיותרים.

בקרה פנימית רלוונטית לכולם במקום העבודה. מייצג את האחריות המוסרית להבין ולמלא אחר המדיניות והנהלים של ארגון.

מטרות עיקריות של בקרה פנימית

המטרה העיקרית של בקרה פנימית היא לעזור לשמור על ארגון ולקדם את יעדיו. בקרות פנימיות פועלות למזער את הסיכונים ולהגן על הנכסים, להבטיח דיוק של מתעד, מקדם יעילות תפעולית ומעודד ציות למדיניות, כללים, תקנות ו חוקים.

אלה מספקים א ביטחון סביר על השגת יעדים הקשורים ל:

• יעילות ויעילות הפעולות.
• אמינות מידע פיננסי.
• שמירה על נכסים.
• ציות לחוקים ולתקנות החלים.

רווחים

1. הקמת תהליכים: בעלי עסקים מפתחים תהליכים ונהלים סטנדרטיים כדי שהצוות שלהם יבין ויעקוב אחריהם. הם מודיעים לעובדיהם על פעולות רצויות ומצפים מעובדיהם לתמוך בהם בביצוע המשימות היומיומיות שלהם. נהלים מבוססים מתועדים מביאים לכידות וסדר בחברה מכיוון שכולם יודעים בדיוק מה מצופה מהם.
2. הפרדת תפקידים: בקרות פנימיות שתוכננו כראוי יכולות להבטיח לארגון הפרדת תפקודים נאותה על ידי מתן מערכת של איזונים. לדוגמא, העובד שמפקיד שיקים לא צריך להיות אותו עובד שמיישב את דוחות הבנק. הפרדה תקינה של חובות יכולה גם לסייע בהפחתת הונאה או גניבה.
3. צמצם הונאה וגניבה: בקרות פנימיות יעילות יכולות להפחית וככל הנראה למנוע הונאות וגניבות. בקרות פנימיות יכולות לכלול אישור של ספקים ועובדים חדשים, כמו גם שמירה על מלאי יקר ושליטה במניות במיקומים מאובטחים.
4. הכנת דוחות כספיים מדויקים ומתוזמנים: בקרות פנימיות יכולות לסייע לעובדים לתעד ולרשום עסקאות בתוך רשומות חשבונאיות ובסופו של דבר לייצר דוחות כספיים מדויקים ומתוזמנים. דוחות כספיים מדויקים ומתוזמנים הם קריטיים לבעלי העניין הפנימיים והחיצוניים ויסייעו להנהלה לקבל החלטות יעילות ולתכנן את העתיד.
5. צמצם שגיאות: שגיאות ברשומות החשבונאיות של החברה עלולות לפגוע בקשרי לקוחות, ספקים ועובדים ובסופו של דבר לגרום לאיבוד הכנסות. בקרות פנימיות שתוכננו כראוי אמורות לעזור לעסק שלך למנוע או לזהות שגיאות. אוטומציה של תהליכים ובקרות ורמות ביקורת מתאימות יכולות למנוע כניסה של שגיאות למערכת הנהלת החשבונות העלולה לפגוע במוניטין של חברה.

צעדים לביצוע בקרה פנימית מוצלחת בתוך החברה

1.- וודא שהפונקציות מופרדות

הפרדת חובות היא בקרה פנימית בסיסית ומפתח ואחת הקשות להשגה. ברמה הבסיסית ביותר, המשמעות היא שאף אדם לא צריך לשלוט בשני שלבים או יותר של עסקה או פעולה.

הוא משמש כדי להבטיח שעובדים ימנעו או יגלו שגיאות או חריגות במהלך העסקים הרגיל במועד.

2.- פיתוח שליטה פיזית נאותה בנכסים

הבקרות חייבות להיות במקום כדי לאבטח ולהגן על נכסים פגיעים. דוגמאות לכך כוללות אבטחה עבור גישה מוגבלת לנכסים כגון מזומנים, מלאי וציוד העלולים להיות חשופים לסיכון של אובדן או שימוש בלתי מורשה. יש לספור את הנכסים הללו מעת לעת ולהשוות אותם עם רשומות הבקרה.

3.- זהה את הסיכונים במשרדך

כדי לנהל סיכונים כראוי, עליך לזהות אותם תחילה. לאחר זיהוי הסיכונים, יש לנתח אותם להשפעה האפשרית שלהם. ניתוח הסיכונים כולל בדרך כלל הערכת משמעות הסיכון, הערכת הסבירות להתרחשות והחלטה כיצד לנהל את הסיכון ובאילו פעולות יש לנקוט.

4.- תקן שגיאות באופן מיידי

אפילו בקרות פנימיות מעוצבות יכולות להיכשל. לעיתים עובדים מפרשים הוראות שגויות או פשוט טועים. עם זאת, שגיאות שזוהו בכל שלב בתהליך צריכות לקבל פעולות מתקנות מיידיות ולדווח לרמת הניהול המתאימה.

5.- פיתוח מדיניות ונהלים כתובים

על ארגון לפתח מדריך נהלים מקיף משלו לתהליכים העסקיים והפיננסיים הפנימיים שלו. נהלים בכתב משרתים מספר פונקציות. הם מספקים הודעה בכתב לכל עובדי הציפיות והנוהגים של הסוכנות.

6.- ערוך התאמות קבועות

פיוסים הם לרוב בקרה פנימית מוערכת. כאשר הם מבוצעים בצורה נכונה ושגרתית, הם מספקים שליטה חזקה לזיהוי ותיקון שגיאות במועד

7.- סקירה ואישור תהליכים / עסקאות

כאשר תהליך או עסקה משמעותית מתרחשים בתוך חברה, תמיד צריכה להיות רמה אחרת של בדיקה ואישור על ידי אדם שאינו תלוי בתהליך. על הסוקר להיות בעל הניסיון והידע כדי שיוכל לזהות טעויות ומחדלים.

8.- שמור על תיעוד תומך הולם

מבקרי התוכנית ומפקחי התוכנית מניחים לעתים קרובות כי "אם זה לא היה מתועד, זה לא קרה." תמיכה מספקת התיעוד מספק ראיות מוצקות בכדי לאמת באופן הולם את התהליכים והבקרות המתאימים.

9.- יש לספק הכשרה מספקת לצוות

העובדים חייבים להיות מאומנים כראוי ומורשים למלא את תפקידם. חשוב לזכור כי יש לראות בהכשרה תהליך מתמשך ואת צרכי ההדרכה של יש להעריך את העובדים מעת לעת בכדי לבחון שינויים בתהליכים עסקיים, טכנולוגיה, חוקים חדשים ו תקנות וכו '.

10.- בצע הערכה עצמית של השליטה הפנימית שלך

ביצוע הערכה עצמית של הבקרה הפנימית שלך יכול לסייע בזיהוי ליקויים פוטנציאליים לפני שמתעוררות בעיות ויוביל ליישום בקרות יעילות יותר. הערכה עצמית זו יכולה להיעשות בדרך כלל על ידי ביצוע "Walkthrough", שהוא פשוט פעולה של מעקב אחר עסקה באמצעות רשומות ונהלים של החברה.