מהי הזמנת רכש?

א הזמנה הוא מסמך שנוצר על ידי קונה של חברה המאשרת a עסקת רכישה. מסמך זה מכיל תנאים מסוימים שכאשר הם מתקבלים על ידי המוכר (הספק) הופכים לחוזה המקובל על ידי שני הצדדים.

סדר הקנייה קובע את תיאורי המוצרים לרכישה, כמויות, מחירים, הנחות, תנאי תשלום, מועד אספקה ​​ותנאים אחרים אשר כל אחד מהצדדים לפרט. זה גם מזהה את החברה המוכרת ואת החברה הקונה.

מסמכים אלה נחתמים בדרך כלל על ידי קונה ומוכר והמחירים נתמכים בהצעת המחיר שהספק הציע בעבר. יתר על כן, במקרה והקונה מסרב לשלם, המוכר מוגן מכיוון שצו הקנייה הוא חוזה מחייב בין שני הצדדים.

מדוע הזמנת הרכש חשובה בתוך חברה?

ארגונים רבים בפזיזות אינם עובדים עם הזמנות רכש מכיוון שהם תופסים אותם כ- תהליך ומטרד שיעכב דברים, או פשוט משום שכבר יש להם יחסי עבודה איתם ה ספקים. כאשר חברות קטנות הן נוטות לעבור תהליך רכישה פשוט יותר. אולם עם הזמן התהליכים הופכים מורכבים יותר ודורשים סדר מסוים. ברגע שחברה צומחת ודרישות הרכישה דחופות ו / או מורכבות יותר, הן יכולות להתעורר בעיות תקשורת אם לא נעשה שימוש בהזמנת רכש או אם פרטים מסוימים אינם נכונים ה להזמין.

אם ספק מקבל הזמנת רכש שאין בו את מפרטים מוסכמים בעבר, זה יכול לגרום לבעיות במשלוח המוצרים שחברת הקונה באמת זקוקה לו. חמור עוד יותר, זה יכול לקרות שהמוצר המבוקש בטעות מגיע לחברה הקונה וקשיים מתרחשים בזמן החיוב.

יש לייצר הזמנת רכש מכיוון שהיא מספקת בהירות משפטית והוראות קונקרטיות עבור מוכר, כמו גם רשומה קונקרטית שיכולה לשמש נקודת ייחוס כאשר הדברים מתנהלים רוע.