Wat is een procesmapping?

U hebt waarschijnlijk wel eens gehoord van de term "procestoewijzing" of ook wel bekend als a in kaart brengen van bedrijfsprocessen (beide termen worden door elkaar gebruikt) om een ​​proces te beschrijven. Maar wat is procesmapping precies?

Procesmapping is een hulpmiddel dat: het wordt gebruikt om de stappen in een bedrijfsproces te visualiseren van het begin tot het eind. Deze visualisatie schetst een beknopt beeld van de reeks taken die nodig zijn om een ​​product of dienst van ontstaan ​​tot voltooiing te brengen.

Het wordt vaak weergegeven als een stroomschema en beweegt over het algemeen van links naar rechts of soms van boven naar beneden.

Aan de andere kant maakt het in kaart brengen van bedrijfsprocessen deel uit van de werkwijzen voor werkstroombeheer, die ook bedrijfsprocesmodellering omvatten die een meer gedetailleerde weergave kan bieden van een proces dat over het algemeen aanvullend organisatorisch materiaal bevat.

Dit documentatieproces heeft te maken met wat een bedrijf doet, waarom het doet wat het doet, wat is de standaard voor succes, wie is verantwoordelijk en wanneer en waar het verschil zal plaatsvinden? Stappen.

Proces in kaart brengen bevordert transparantie, niet alleen voor degenen binnen het bedrijf, maar voor alle belanghebbenden, vooral degenen die betrokken zijn bij compliance.

Procesmodellering versus procestoewijzing

Vaak in kaart brengen van bedrijfsprocessen raakt in de war met bedrijfsprocesmodellering. Wanneer professionals bedrijfsprocesmodellering uitvoeren, zijn ze meer geïnteresseerd in hoe de processen worden uitgevoerd en wie (of welke afdeling) ze uitvoert. Dit is het belangrijkste verschil.

Modelleren gaat meer over hoe processen stromen, terwijl mapping gaat over wat bestaat

Soorten bedrijfsprocestoewijzing

Er zijn veel verschillende soorten procestoewijzing, variërend van planningsactiviteiten, details, documenten, producten, rollen, locaties, strategieën en interacties.

Daarnaast zijn er verschillende detailniveaus beschikbaar voor het in kaart brengen. Hier volgen enkele voorbeelden van kaarttypen voor bedrijfsprocessen.

• Stroomdiagrammen: Er zijn drie populaire soorten stroomdiagrammen: stroomdiagrammen van bovenaf, stroomdiagrammen voor implementatie en gedetailleerde stroomdiagrammen. Stroomdiagrammen van bovenaf tonen de stappen in een proces en groeperen ze in één stroom. Stroomdiagrammen voor implementatie zijn een stroomdiagram van bovenaf dat is uitgebreid met wie welke taak uitvoert. Gedetailleerde stroomdiagrammen zijn een uitbreiding van de implementatie en stroomdiagrammen van bovenaf, waarbij zoveel mogelijk details worden weergegeven.
• Lane diagrammen- Deze diagrammen, ook wel cross-functionele kaarten genoemd, geven de verantwoordelijkheden van het subproces in een proces weer.
• Staatsdiagrammen: Deze diagrammen tonen het gedrag van de systemen in de Unified Modeling Language (UML) en beschrijven de toestanden van de component.
• Gegevensstroomschema- Net als bij een stroomdiagram, richt dit diagram zich uitsluitend op de gegevens die door een systeem stromen.
• Waardestroomtoewijzing- Onderdeel van de principes van Lean Manufacturing, het in kaart brengen van de waardestroom demonstreert de huidige staat en helpt om ontwerp de toekomstige staat van een proces, waarbij de nadruk ligt op het nemen van producten en diensten vanaf het begin tot aan de einde.

winst

De voordelen zijn talrijk. Hieronder volgen enkele van de redenen waarom een ​​organisatie processen in kaart zou willen brengen:

• Laat iedereen het proces op dezelfde manier zien.
• Vermindert procedurefouten.
• Ontwikkel begrip tussen gebieden die multifunctioneel zijn.
• Help iedereen om de "huidige staat" te zien.
• Het maakt de ontwikkeling van metrische gegevens mogelijk.
• Verminder verspilling door hiaten en excessen te identificeren.

In kaart brengen van bedrijfsprocessen gebruikt verschillende symbolen om verschillende delen van het proces aan te duiden. Een van de belangrijkste zijn de volgende:

• Ovaal - Wordt bijvoorbeeld gebruikt om begin- en eindpunten aan te geven.
• Rechthoek - is een procesdiagram dat wordt gebruikt om specifieke stappen of taken aan te geven die moeten worden voltooid en mogelijk wie het doet en hoe lang het duurt.
• Diamant - Een diamant wordt gebruikt om een ​​beslissingspunt in het proces te vertegenwoordigen. Dit is een punt waar een ja of nee (of waar of onwaar) antwoord nodig is.
• Pijlen - Pijlen of verbindingslijnen laten zien hoe het ene punt in het proces naar het andere leidt.

Om een ​​organisatie goed te transformeren naar een duurzame, moet u begrijpen hoe u bedrijfsprocessen in kaart kunt brengen. Deze volgende principes zouden in elk kaartproject aanwezig moeten zijn:

• Definieer de reikwijdte van het project zelf, met grenzen, start- en eindpunten.
• Kijk naar het grote geheel: de bedoeling van het proces.
• Definieer elke stap duidelijk.
• Krijg feedback van iedereen in uw organisatie die bij het proces betrokken is.
• Streef ernaar om volledig te zijn in uw nauwkeurigheid, vooral met de proceskaart "zoals deze is".
• Streef ernaar om threads eenvoudig te houden.
• Test het proces met geaccepteerde statistieken. De metrieken moeten tijd, volume, vergoedingen / kosten, apparatuur en eventuele toegevoegde waarde meten.
• Het werkt van uitgang naar ingang, achteruit.
• Creëer het pand waar mogelijk met enkele contactpunten.
• Herontwerp processen om klantgericht te zijn.
• Gebruik technologie om uw processen mogelijk te maken.
• Vermindert inefficiënties bij overdrachten.

De bedrijven van vandaag zijn meer dan ooit gefocust op duurzame verbetering. Zelfs met meetbare operationele verbeteringen kan het moeilijk zijn om de aangebrachte verbeteringen vol te houden. Veel bedrijven hebben nog steeds inefficiënte processen en zien technologie als een magische oplossing die hun problemen in één klap kan oplossen.

Experts zeggen dat deze technologieën zeker kunnen helpen, maar een oordeelkundig gebruik ervan is vereist in een systematische review van processen en bij de ontwikkeling van kaarten.

Op deze manier is de verduurzaming van de verbetering van processen en bedrijven mogelijk. Daarnaast moet de organisatie culturele verbeteringen doorvoeren, aangezien de ontwikkeling van technologie zich moet ontwikkelen Proceskaarten hebben het vermogen van de meeste organisaties om ze te implementeren ver overschreden.

Zonder culturele verschuivingen kunnen de mensen die bij het proces betrokken zijn, verbeteringen gemakkelijk laten zinken voordat ze vat krijgen.