Fremgangsmåtehåndbok (definisjon og fordeler)

De Prosedyremanual Det refererer til et administrativt instrument, som gir støtte til de små oppgavene som må gjøres daglig i de forskjellige områdene i en bedrift.

I disse registreres handlingene og operasjonene som må følges for å utføre de generelle funksjonene metodisk slik at selskapet kan fungere godt. Det tillater også en sekvensiell oppfølging av tidligere aktiviteter, planlegging av dem i en logisk rekkefølge og til det angitte tidspunktet.

Hvordan opprettes en prosedyremanual?

• Identifikasjon: i denne delen må det offisielle navnet og logoen som brukes av selskapet gå
• Indeks eller innhold: er hvor sidene som tilsvarer innholdet i håndboken er plassert, noe som gjør det lettere for ansatte å finne sitt område
• Prolog eller introduksjon: en kort redegjørelse om dokumentet, som ligger innenfor innholdet og viktigheten av å gjennomgå det grundig. Se her
  hvordan lage en introduksjon.
• Formål med prosedyren: Formålet med dokumentet må forklares, slik at det blir klart at formålet er standardisere og kontrollere at rutinene til de forskjellige områdene i selskapet overholdes, og dermed unngå feil eller feil
• Anvendelsesområder: det er der prosedyrene klassifiseres og omfanget av hver enkelt er adressert, både i sitt eget område og innflytelsen de har på andre
• Politikk og driftsstandarder: denne delen bør inneholde de generelle retningslinjene for handlinger som avgjør hvilket ansvar som de ulike instansene deltar i prosess.
• Ordliste: dette er en liten liste som fungerer som støtte eller konsultasjon, er av teknisk art og er relatert til innholdet i manuskriptet.

Fremgangsmåte for å lage en veiledning

Når du planlegger å åpne en ny filial, kan du opprette en franchise for en virksomhet som har vært i markedet i mange år eller bare starte bruk et kvalitetssystem for å garantere salg, det må lages en prosedyremanual, for dette må noen trinn følges viktig.

1. Før du starter den, må strukturen defineres, hvert begrep som skrives krever visse egenskaper og særegenheter, for eksempel språket, grafiske eksempler, blant andre.
2. Det er viktig at ikke alle manualene har samme tegningslinje, siden noen segmenter er rettet utføreren eller operatøren, derfor bør det lett skille seg ut i innholdet hvem som vil være brukeren av samme
3. Det må defineres om det skal lages et dokument for hver posisjon, område eller et for hele organisasjonen. Dette vil gjøre det mulig å vite om det er nødvendig å lage noen underhåndbøker for hvert tilfelle
4. Retningslinjene som tilsvarer hver enkelt når de utfører sine aktiviteter, må defineres.
5. Identifiser og velg hvilke som er de viktigste forretningsprosessene, for å oversette dem til dokument, alt dette med tanke på at de bare skal inneholde informasjon som kreves av ansatte
6. Skriften av håndboken må være smidig, dynamisk og tilgjengelig, men samtidig konkret. De grafiske og visuelle elementene er av største betydning, siden de letter forståelsen av arbeiderne i deres stillinger

Fordeler med en prosedyrehåndbok

Å ha dette verktøyet gir store fordeler for selskapet, noen av dem er:

• De hjelper personalet med å få bedre opplæring og kvalifisering
• De beskriver i detalj alle aktivitetene som utføres i hver av stillingene
• De fungerer som veiledere for arbeidet som skal utføres
• Gir personalet et mer omfattende syn på selskapet
• Det lar de som har ansvaret for den operative delen vite hva som er trinnene de må følge for å utvikle alt riktig
• De angir eksplisitt sammenhengen med resten av stillingene i selskapet

Hvilke selskaper bør ha en prosedyremanual?

De kreves av alle offentlige eller private, nasjonale eller transnasjonale organisasjoner, både små, mellomstore eller store, uansett om de er ideelle. Det vil si alle de som krever normalisering i sin virksomhet.

Også de som ønsker å eliminere eller redusere arbeidsstress, og derfor bortkastet tid, ønsker å duplisere sin organisasjonskultur både i salgsstedene og i deres forskjellige avdelingskontorer.

I tillegg, hvis de ønsker å ha store økninger eller konsolidere en konkurranseposisjon, opprettholde eller øke deres salg og lønnsomhet, og gir tilfredshet og nytteverdi til kunder som bruker franchisen i spørsmål.

Når skal en prosedyrehåndbok rettferdiggjøres?

Når tap, konflikter mellom de forskjellige avdelingene i selskapet, så vel som klager fra forskjellige kunder, gir store ulemper for organisasjonen. Det kan også skyldes åpningen av en ny filial, og det er nødvendig å delegere noe ansvar til administratorer og ledere.