Administrativ prosess: Dens 4 faser, faser og egenskaper

Kjenner du stadiene i den administrative prosessen? Planlegging, organisering, retning og kontroll (P.O.D.C.) av selskapets prosesser er avgjørende for å oppnå bedriftsmål. Gjennomgå detaljene for hvert av disse trinnene i denne artikkelen.

De administrativ prosess er en sammenhengende interaksjon av prosessene til planlegger, organisasjon, retning Y kontroll, etablert for å oppnå bruk av menneskelige, tekniske, materielle og andre ressurser som organisasjonen har for å utføre effektivt.

Dette settet med aktiviteter styres av visse regler eller forretningsprinsipper hvis formål er å styrke effektiviteten i bruken av disse ressursene.

Det brukes i organisasjoner for å oppnå sine mål og tilfredsstille deres lukrative og sosiale behov. Arbeidet til administratorer og ledere i denne forbindelse er viktig, det sies at ytelsen deres måles i samsvar med den administrative prosessen.

Funksjonene til administrativ prosess er de samme funksjonene i de forskjellige stadiene (planlegging, organisering, retning og kontroll), men de skiller seg fra dem fordi de brukes på de generelle målene for organisasjon.

Stadier i den administrative prosessen

Den administrative prosessen er utviklet i forskjellige stadier, kjent under forkortelsene planlegging, organisering, ledelse og kontroll (P.O.D.C.)Disse er konsekvente og gjentas for hvert mål som bestemmes av organisasjonen eller selskapet.

Disse stadiene er vanligvis gruppert i to faser, som er:

Mekanisk fase: Planlegger Hva skal gjøres? Y Organisasjon Hvordan skal det gjøres? Dette etablerer hva som skal gjøres og har en struktur for å gjøre det.

Dynamisk fase: Retning Hvordan gjøres det? Y Kontroll Hvordan ble det gjort? Hvordan organismen som har blitt strukturert tidligere blir administrert er spesifisert.

Aktiviteter og funksjoner i den administrative prosessen

1.- Planlegging

Det er det første trinnet å ta, det består i å vite på forhånd hva som skal gjøres, retningen å følge, hva du vil oppnå, hva du skal gjøre for å oppnå det, hvem, når og hvordan du skal gjøre det .

For å gjøre dette følges noen trinn som:

• Intern og miljøundersøkelse (verktøy som Porter's 5 styrker og SWOT-analyse).
• Forslag om formål, strategier og retningslinjer og formål.
• Etablering av handlinger som skal utføres på kort, mellomlang og lang sikt.

Lærere av faget bekrefter at planlegging omfatter definisjonen av organisasjonsmål, utvikling av en overordnet strategi for å oppnå disse målene og oppnåelse av prioriterte planer for å koordinere alle aktiviteter.

Spesielt må denne funksjonen utøves av selskapets administrative organ, og den vil gi målene og målene for selskapet og metodene det vil utføre.

Objektivt settes det en plan som inneholder de fremtidige aktivitetene som skal utføres, og som skal implementeres med forutgående visualisering, og ta hensyn til hver egenskap i detalj.

De viktigste planleggingsaktivitetene er:

1. Forhåndsdefinisjon av mål og mål som skal oppnås i løpet av en viss tid.
2. Implementere en strategi med passende metoder og teknikker å gjennomføre.
3. Forutse og plotte mot mulige fremtidige problemer.
4. Avklare, utvide og bestemme målene.
5. Implementere arbeidsforhold.
6. Velg og oppgi oppgavene som skal utføres for å oppnå målene.
7. Bygg en generell plan for prestasjoner med vekt på nye måter å gjøre arbeid på.
8. Etablere retningslinjer, metoder og prosedyrer fra opptreden.
9. Endre planer basert på resultatet av programmet kontroll.

2.- Organisasjon

Det er det andre trinnet å ta, det utgjør et sett med regler som skal respekteres i selskapet av alle som jobber der. Hovedfunksjonen i dette stadiet er koordinering.

Etter planlegger neste trinn er å distribuere og tildele de forskjellige aktivitetene til arbeidsgruppene som utgjør selskapet, tillate rettferdig bruk av ressurser for å skape et forhold mellom ansatte og arbeid som må løpe.

Organisering bruker arbeidet på jakt etter mål for selskapet, det inkluderer å sette oppgavene som skal utføres, hvem som skal gjøre dem, hvor de er ta avgjørelsene og hvem de er ansvarlige for. Det vil si at organisasjonen tillater å vite hva som må gjøres for å oppnå et planlagt formål, dele og koordinere aktiviteter og skaffe de nødvendige ressursene.

Arbeidet som utføres her er relatert til dyktighet (fysisk og intellektuell) for hver arbeidstaker samtidig med ressursene som selskapet har.

Hovedintensjonen til organisasjonen er å detaljere målet som tildeles hver aktivitet slik at minimumet blir oppfylt utgifter og med maksimal tilfredshet.

Organisasjonens viktigste aktiviteter er:

1. Gjør det nøye og detaljerte utvalget av hver arbeider for de forskjellige stillingene.
2. Del oppgaver i driftsenheter.
3. Velg en administrativ myndighet for hver sektor.
4. Gi materialer og ressurser til hver sektor.
5. Konsentrere operasjonelle forpliktelser på jobber etter avdeling.
6. Hold jobbkravene tydelig etablert.
7. Gi personlige fasiliteter og andre ressurser.
8. Juster organisasjonen basert på resultatene av kontrollen.

3.- Adresse

Det er det tredje trinnet å ta, og gjennomføre gjennomføringen av planene, kommunikasjonen, motivasjonen og tilsynet som er nødvendig for å nå målene i selskapet.

På dette stadiet er tilstedeværelsen av en leder med evnen til å ta beslutninger, instruere, hjelpe og lede de forskjellige arbeidsområdene nødvendig.

Hver arbeidsgruppe styres av regler og tiltak som søker å forbedre driften, retningen er trafikk å oppnå gjennom mellommenneskelig innflytelse at alle arbeidstakere bidrar til å oppnå mål.

Ledelse kan utøves gjennom:

• De ledelse
• Motivasjonen
• Kommunikasjonen.

Ledelsens viktigste aktiviteter er:

1. Tilby motivasjon til personalet.
2. Beløn ​​ansatte med lønn i henhold til deres funksjoner.
3. Tenk på arbeiderens behov.
4. Oppretthold god kommunikasjon mellom de forskjellige arbeidssektorene.
5. Tillat deltakelse i beslutningsprosessen.
6. Påvirke arbeidstakere til å gjøre sitt beste.
7. Tog og utvikle arbeidstakere for å utnytte sitt fulle fysiske og intellektuelle potensial.
8. Å møte de ulike behovene til ansatte ved å anerkjenne deres innsats på jobben.
9. Juster ledelsen og utførelsen i henhold til resultatene av kontrollen.

4.- Kontroll

Det er det siste trinnet som må tas, innenfor dette evalueringen av den generelle utviklingen av et selskap, har denne siste fasen til oppgave å garantere at veien som tas, vil bringe den nærmere suksess. Det er en administrativ oppgave som må utføres med profesjonalitet og gjennomsiktighet.

De kontroll av aktiviteter utviklet i selskapet tilbyr en analyse av opp- og nedturer av det samme, deretter basert på resultatene gjøre de forskjellige modifikasjonene som er gjennomførbare for å korrigere svakheter og lave punkter oppfattet.

Hovedfunksjonen til kontroll er å måle de oppnådde resultatene, sammenligne dem med de planlagte resultatene for å søke kontinuerlig forbedring.

Av denne grunn anses dette som en oppfølgingsinnsats fokusert på å korrigere avvik som kan oppstå med hensyn til de målene som er satt. Deretter kontrasterer det hva som er planlagt og hva som er oppnådd for å frigjøre korrigerende handlinger som holder systemet orientert mot målene.

De viktigste kontrollaktivitetene er:

1. Følg, evaluere og analysere oppnådde resultater.
2. Kontraster resultatene mot ytelsesstandarder.
3. Sammenlign resultatene som er oppnådd med de etablerte planene.
4. Definere og iverksette korrigerende tiltak.
5. Diskuter effektive måter å måle brukbarhet på.
6. Kommuniser og delta til alle om måleinstrumenter.
7. Overfør detaljert informasjon som viser variasjonene og sammenligningene som er gjort.
8. Foreslå ulike korrigerende tiltak når det er nødvendig.

Viktigheten av den administrative prosessen

De betydningen av den administrative prosessen det ligger i forventning om fremtidige hendelser og tilstrekkelig kontroll av ressurser på en ryddig måte.

Det er nødvendig at reglene, policyene og aktivitetene i hver prosess blir brukt effektivt og i i tråd med selskapets mål og mål, for å opprettholde effektiviteten i systemet og derfor de kostnadseffektivitet og økonomisk fordel.

FAQ - Ofte stilte spørsmål om emnet

Vi inviterer deg til å gjennomgå dette interessante innholdet:

• Eksempler på den administrative prosessen
• Ledelse av menneskelige ressurser