Ce este un ordin de cumpărare?

A comandă de achiziție este un document generat de un cumpărător al unei companii care autorizează un tranzacție de cumpărare. Acest document conține anumiți termeni și condiții care, atunci când sunt acceptați de vânzător (furnizor), devin un contract acceptat de ambele părți.

Ordinul de cumpărare stabilește descrierile produselor care urmează să fie achiziționate, cantitățile, prețurile, reducerile, condițiile de plată, data livrării și alți termeni și condiții pe care oricare dintre părți specifica. De asemenea, identifică compania care vinde și compania care cumpără.

Aceste documente sunt în general semnate de către cumpărător și vânzător iar prețurile sunt susținute de oferta oferită anterior de furnizor. Mai mult, în cazul în care cumpărătorul refuză să plătească, vânzătorul este protejat deoarece ordinul de cumpărare este un contract obligatoriu între ambele părți.

De ce este importantă comanda de cumpărare în cadrul unei companii?

Multe organizații în mod imprudent nu lucrează cu comenzile de cumpărare, deoarece le percep ca pe un proces și o pacoste care va întârzia lucrurile sau pur și simplu pentru că au deja o relație de lucru cu vânzători. Atunci când companiile sunt mici, acestea tind să aibă un proces de cumpărare mai simplu. Cu timpul, însă, procesele devin mai complexe și necesită o anumită ordine. Odată ce o companie crește și cererile de cumpărare sunt mai urgente și / sau mai complexe, ele pot apărea probleme de comunicare dacă nu se utilizează o comandă de cumpărare sau anumite detalii nu sunt corecte în Ordin.

Dacă un furnizor primește o comandă de cumpărare care nu are specificații convenite Anterior, poate provoca probleme în livrarea produselor de care are nevoie într-adevăr compania cumpărătoare. Și mai grav, se poate întâmpla ca produsul solicitat greșit să ajungă la firma care cumpără și să apară dificultăți în momentul facturării.

O comandă de cumpărare trebuie să fie bine generată, deoarece oferă claritate juridică și instrucțiuni concrete pentru vânzător, precum și o înregistrare concretă care poate fi folosită ca punct de referință atunci când lucrurile merg gresit.