Ведение документации Это важная функция компаний, некоммерческих организаций, государственных учреждений, социальных, медицинских, коммерческих агентств, финансовые учреждения, школы, университеты и все виды организаций, которые генерируют информацию, которую необходимо поддерживать в течение определенного периода времени определенно. Отдельные домохозяйства также должны практиковать хороший учет. Управление записями также является систематическим, организованным, запланированным и контролируемым процессом для управления или мониторинга жизненного цикла записей. Запись может быть материальным бумажным предметом, а также может быть в цифровой или электронной форме. Записи могут храниться в финансовых, медицинских, информационных, официальных документах, документах офис, платежная ведомость, государственные формы и электронные письма среди сотен других типов записи.
Управление записями охватывает все три фазы жизненного цикла записи: создание или получение записи; Обслуживание, безопасное хранение, поиск или общее использование записи; Предоставление записи.
Рекламные объявления
В этой статье вы найдете:
Создание записей
Создание или получение записей это то, что создает спрос на управление записями. Будь то заявление о приеме на работу, счет-фактура или отчет о контроле запасов, как только запись была создана, все другие операции или функции управления для этой записи должны быть сотрудники. Одна из функций процесса управления записями - определить поток записи после того, как она была создана или получена. Кто должен увидеть запись? Куда идет запись после того, как все видели или действовали в соответствии с ней (например, запись о платеже по счету)? Кто отвечает за безопасное хранение записи? Все эти вопросы требуют четко сформулированных ответов.
Управление реестром
Ведение документации включает в себя выполнение операций по хранению записи. При этом необходимо учитывать ряд соображений. хранить записи, включая возможность того, что запись будет доступна для поиска теми, кому необходимо обратиться к информации или иметь к ней доступ. Другая сторона предоставления доступа к записи - это обозначение того, кто не может получить доступ к записи.
Рекламные объявления
Когда запись заканчивается, для хорошего управления записями жизненно важно иметь систему на месте. место, чтобы определить, у кого есть запись, где у них есть запись и когда они собираются вернуть Регистрация. Обеспечение надлежащего возврата записи также является важной частью системы управления записями.
Рекламные объявления
Безопасное хранение записей может включать хранение цифровых копий каждой записи вне офиса в другом офисе или в банковском сейфе. Записи следует хранить в прохладном сухом месте, чтобы не повредить бумажные или электронные копии. Процессы архивирования являются частью этапа сопровождения управления записями. Определение того, может ли запись быть архивирована, является частью управления записями. Также частью этой функции является выбор места архивации журналов и продолжительности их архивирования. Некоторые записи, такие как исторические записи, можно хранить пожизненно, а иногда и за пределами компании. Для городов, штатов и муниципалитетов исторические записи, возможно, придется хранить неограниченное время.
Удаление записей
Удалить записи в правильные сроки имеет решающее значение. Удаление большинства записей должно быть завершено измельчением. Соображения по поводу удаления включают определение того, как долго должна храниться запись. Срок хранения записей зависит от характера записи. Некоторые записи о хранении продиктованы государственными постановлениями, например налоговые записи, некоторые из банков для управления кредитами, а некоторые - для юридических рекомендаций, таких как документы инкорпорация.
Рекламные объявления
Это также включает определение того, как уничтожаются записи, например, путем измельчения внутри компании или найма От внешней компании до фрагментации и разработки системы отслеживания утилизации также могут быть полезны. Составление списка записей по категориям, в которых они были удалены, как они были удалены и где могут быть полезны для долгосрочного управления записями. Кроме того, реализация механизма утверждения для удаления записей может помочь гарантировать, что все, кому нужно знать, знают, прежде чем записи будут уничтожены.
Другие соображения по управлению записями
Несколько других вариантов адаптации к системе управления записями включают в себя документирование и распространение политик и процедур, связанных с управлением записями, разработкой и внедрять механизмы и процедуры контроля для каждого этапа управления записями и обеспечивать простоту и удобство взаимодействия и использования систем управления записями. управлять.
Рекламные объявления
Ресурсы для управления учебными записями
Существуют сотни ресурсов, чтобы научиться эффективному управлению записями. Технические школы, колледжи и университеты, онлайн-обучение и справочники имеются в большом количестве в местных книжных магазинах или университетский книжный магазин, который может помочь в разработке эффективной и уважительной системы управления записями закон. Также всегда сверяйте с местными, государственными и федеральными законами.
