Kaj je preslikava procesov?

Verjetno ste že slišali za izraz "preslikava procesov" ali znan tudi kot kartiranje poslovnih procesov (oba izraza se uporabljata zamenljivo) za opis postopka. Kaj pa je natančno preslikava procesov?

Preslikava procesov je orodje, ki uporablja se za ponazoritev korakov, vključenih v poslovni proces od začetka do konca. Ta vizualizacija daje jedrnato sliko zaporedja nalog, potrebnih za izvedbo izdelka ali storitve od nastanka do zaključka.

Pogosto je predstavljen kot diagram poteka in se na splošno premika od leve proti desni ali včasih od zgoraj navzdol.

Po drugi strani pa je kartiranje poslovnih procesov del prakse upravljanja delovnega toka, ki vključujejo tudi modeliranje poslovnih procesov, ki lahko zagotovijo podrobnejši prikaz procesa, ki na splošno vključuje dodatno organizacijsko gradivo.

Ta postopek dokumentacije je povezan s tem, kaj podjetje počne, zakaj počne to, kar počne, kaj je standard za uspeh, kdo je odgovoren in kdaj ter kje se bodo pojavile različne Koraki.

Preslikava procesov spodbuja preglednost, ne samo za tiste v podjetju, ampak za vse zainteresirane strani, zlasti tiste, ki sodelujejo pri skladnosti.

Modeliranje procesov vs preslikava procesov

Pogosto kartiranje poslovnih procesov zamenja z modeliranjem poslovnih procesov. Ko strokovnjaki izvajajo modeliranje poslovnih procesov, jih bolj zanima, kako se procesi izvajajo in kdo (ali kateri oddelek) jih izvaja. To je glavna razlika.

Pri modeliranju gre bolj za to, kako potekajo procesi, pri kartiranju pa za to, kar obstaja

Vrste kartiranja poslovnih procesov

Veliko jih je različne vrste preslikave procesov, od načrtovanja dejavnosti, podrobnosti, dokumentov, izdelkov, vlog, lokacij, strategij in interakcij.

Poleg tega so za preslikavo na voljo različne stopnje podrobnosti. Tu je nekaj primerov vrst zemljevidov za poslovne procese.

• Diagrami poteka: Obstajajo tri priljubljene vrste diagramov poteka: diagrami poteka od zgoraj navzdol, diagrami poteka uvajanja in podrobni diagrami poteka. Diagrami poteka od zgoraj navzdol prikazujejo korake v procesu in jih združujejo v en tok. Diagrami poteka uvajanja so diagram poteka od zgoraj navzdol, razširjen tako, da vključuje, kdo izvaja katero nalogo. Podrobni diagrami poteka so razširitev diagramov poteka uvajanja in od zgoraj navzdol, ki prikazujejo čim več podrobnosti.
• Diagrami voznega pasu- Ti diagrami, znani tudi kot večfunkcionalni zemljevidi, podrobno opisujejo odgovornosti podprocesa v procesu.
• Diagrami stanja: Ti diagrami prikazujejo obnašanje sistemov v Unified Modeling Language (UML), ki opisujejo stanja komponente.
• Diagram pretoka podatkov- Podobno kot diagram poteka se tudi ta diagram osredotoča izključno na podatke, ki tečejo skozi sistem.
• Preslikava toka vrednosti- Del načel principov vitke proizvodnje, preslikava tokov vrednosti prikazuje trenutno stanje in pomaga oblikovanje prihodnjega stanja procesa, s poudarkom na sprejemanju izdelkov in storitev od njegovega začetka do njegovega konec.

Dobiček

Prednosti so številne. Sledi nekaj razlogov, zakaj bi organizacija želela preslikati procese:

• Naj vsi vidijo postopek na enak način.
• Zmanjša postopkovne napake.
• Razvijte razumevanje med večnamenskimi področji.
• Pomagajte vsem, da vidijo "trenutno stanje".
• Omogoča razvoj meritev.
• Zmanjšajte količino odpadkov z odkrivanjem vrzeli in presežkov.

Kartiranje poslovnih procesov uporablja različne simbole za označevanje različnih delov procesa. Med glavnimi so naslednje:

• Oval - na primer za označevanje začetne in končne točke.
• Pravokotnik - je procesna shema, ki se uporablja za označevanje določenih korakov ali nalog, ki jih je treba dokončati, in morda kdo to počne in kako dolgo traja.
• Diamant - Diamant se uporablja kot točka odločitve v procesu. To je točka, kjer je potreben odgovor z da ali ne (ali resničen ali napačen).
• Puščice - puščice ali konektorji prikazujejo, kako ena točka v procesu vodi do druge.

Če želite organizacijo pravilno preoblikovati v trajnostno, morate razumeti, kako začeti preslikavati poslovne procese. Naslednja načela bi morala biti prisotna v vsakem projektu kartiranja:

• Določite obseg samega projekta z mejami, začetnimi in končnimi točkami.
• Poglejte širšo sliko: namen postopka.
• Jasno določite vsak korak.
• Pridobite povratne informacije od vseh v vaši organizaciji, ki so vključeni v postopek.
• Prizadevajte si biti popolni v svoji natančnosti, še posebej z zemljevidom postopkov, "kakršen je".
• Prizadevajte si, da bodo niti preproste.
• Preizkusite postopek s sprejetimi meritvami. Meritve morajo meriti čas, obseg, pristojbine / stroške, opremo in dodano vrednost.
• Deluje od izhoda do vhoda, nazaj.
• Če je mogoče, ustvarite lastnost z enim dotikom.
• Preoblikovanje procesov, usmerjenih na kupca.
• Uporabite tehnologijo, da omogočite svoje procese.
• Zmanjšuje neučinkovitost prenosov.

Današnja podjetja so bolj kot kdaj koli prej osredotočena na trajnostne izboljšave. Tudi z merljivimi operativnimi izboljšavami je težko ohraniti opravljene izboljšave. Številna podjetja imajo še vedno neučinkovite procese in tehnologijo vidijo kot čarobno rešitev, ki lahko z enim zamahom reši njihove težave.

Strokovnjaki pravijo, da te tehnologije vsekakor lahko pomagajo, vendar je pri njih potrebna razumna uporaba sistematičen pregled procesov in pri razvoju zemljevidov.

Na ta način je možna trajnost izboljšav procesov in podjetij. Poleg tega mora organizacija narediti kulturne izboljšave, saj se mora razvijati razvoj tehnologije Procesni zemljevidi so daleč presegli zmožnost večine organizacij, da jih izvajajo.

Brez kulturnih sprememb lahko ljudje, ki sodelujejo v postopku, z lahkoto posežejo po izboljšavah, preden se ujamejo.