Upravljanje evidenc To je bistvena naloga podjetij, neprofitnih organizacij, državnih agencij, socialnih, zdravstvenih, komercialnih agencij, finančne institucije, šole, univerze in vse vrste subjektov, ki ustvarjajo informacije, ki jih je treba ohranjati v določenem časovnem obdobju dokončno. Posamezna gospodinjstva morajo tudi dobro voditi evidenco. Upravljanje evidenc je tudi sistematičen, organiziran, načrtovan in nadzorovan postopek za upravljanje ali spremljanje življenjskega cikla dokumentov. Zapis je lahko oprijemljiv papirnat predmet ali pa je v digitalni ali elektronski obliki. Evidence je mogoče hraniti v finančnih, zdravstvenih, informativnih, formalnih dokumentih, dokumentih pisarne, plačilne liste, vladne obrazce in e-poštna sporočila med stotinami drugih vrst zapisov.
Upravljanje zapisov obravnava vse tri faze življenjskega cikla zapisa: ustvarjanje ali sprejemanje zapisa; Vzdrževanje, varno shranjevanje, iskanje ali splošna uporaba zapisa; Zagotovitev zapisa.
Oglasi
V tem članku boste našli:
Ustvarjanje zapisov
Ustvarjanje ali sprejemanje zapisov to je tisto, kar ustvarja povpraševanje po upravljanju zapisov. Ne glede na to, ali gre za prošnjo za delo, račun ali poročilo o nadzoru zalog, ko zapis je bil ustvarjen, vse druge operacije ali funkcije upravljanja za ta zapis morajo biti zaposlenih. Ena od funkcij postopka upravljanja zapisov je določanje toka zapisa, potem ko je bil ustvarjen ali prejet. Kdo mora videti zapis? Kam gre zapis, potem ko so ga vsi videli ali ukrepali (na primer zapis o plačilu na račun)? Kdo je odgovoren za zagotovitev varnega shranjevanja zapisa? Na vsa ta vprašanja je treba dobro sporočiti odgovore.
Vzdrževanje registra
Vodenje evidence vključuje izvajanje postopkov za shranjevanje zapisa. Obstajajo številni premisleki, ki jih je treba upoštevati kdaj shranjevanje zapisov, vključno z možnostjo, da je zapis na voljo tistim, ki se morajo sklicevati na informacije ali imeti dostop do njih. Druga stran omogočanja zapisa je označevanje, kdo ne more dostopati do zapisa.
Oglasi
Ko dokumentacije ni več na skladišču, je za dobro upravljanje zapisov nujno vzpostaviti sistem. kraj za določitev, kdo ima zapis, kje ga ima in kdaj ga namerava vrniti Registracija. Zagotavljanje ustrezne vrnitve zapisa je tudi pomemben del sistema upravljanja evidenc.
Oglasi
Varno shranjevanje zapisov lahko vključuje shranjevanje digitalnih kopij vsakega zapisa zunaj spletnega mesta v drugi pisarni ali v sefu pri banki. Zapise hranite v hladnem in suhem prostoru, da ne pride do poškodb papirja ali elektronskih kopij. Procesi arhiviranja so del vzdrževalne faze upravljanja evidenc. Določanje, kdaj je zapis primeren za arhiviranje, je del upravljanja zapisov. Del te funkcije je tudi izbira mesta arhiviranja dnevnikov in trajanja arhiviranja dnevnikov. Nekatere evidence, kot so zgodovinske evidence, je mogoče hraniti vse življenje in včasih tudi zunaj podjetja. Za mesta, države in občine bo morda treba zgodovinske zapise hraniti za nedoločen čas.
Brisanje zapisov
Izbriši zapise v pravem časovnem okviru je ključnega pomena. Odstranitev večine zapisov je treba zaključiti z drobljenjem. Pri brisanju je treba določiti, kako dolgo naj bo zapis shranjen. Časovni okvir za vodenje evidence je odvisen od narave zapisa. Nekatere evidence o shranjevanju narekujejo vladni predpisi, kot so davčne evidence, nekatere banke za upravljanje s posojili in nekatere za pravne smernice, kot so papirji vključitev.
Oglasi
Vključuje tudi določanje načina odstranjevanja zapisov, na primer z drobljenjem ali najemom znotraj podjetja V pomoč je lahko tudi od zunanjega podjetja do razdrobljenosti in razvoja sistema za sledenje odstranjevanju. Naštevanje zapisov po kategorijah, kje so bili odstranjeni, kako so bili odstranjeni in kje so lahko koristni za dolgoročno upravljanje zapisov. Poleg tega lahko izvajanje mehanizma odobritve za brisanje zapisov pomaga zagotoviti, da vsi, ki morajo vedeti, vedo, preden se zapisi uničijo.
Drugi pomisleki pri upravljanju evidenc
Številne druge možnosti za prilagajanje sistemu upravljanja dokumentov vključujejo dokumentiranje in sporočanje politik in postopkov, povezanih z upravljanjem evidenc, razvojem in uvesti nadzorne mehanizme in postopke za vsako fazo upravljanja evidenc in ohraniti sisteme za upravljanje zapisov enostavne in enostavne za komunikacijo ter enostavno uporabo. upravljati.
Oglasi
Viri za upravljanje učnih zapisov
Na voljo je na stotine virov za učenje učinkovitega upravljanja zapisov. Tehnične šole, visoke šole in univerze, spletno izobraževanje in referenčne knjige so na voljo v lokalni knjigarni oz univerzitetna knjigarna, ki lahko pomaga pri razvoju učinkovitega in spoštljivega sistema vodenja evidenc zakon. Vedno preverite tudi lokalne, državne in zvezne predpise.
