▷ ขอบเขตของโครงการ ความหมายและวิธีทำ

ขอบเขตของโครงการกำหนดสิ่งที่ต้องแก้ไขเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จ สิ้นสุด การกำหนดขอบเขตของโครงการ เป้าหมาย วัตถุประสงค์ สิ่งที่ส่งมอบ และ ความต้องการ; ดังนั้น ขอบเขตจึงเป็นพื้นฐาน เนื่องจากเป็นแนวทางที่ชัดเจนสำหรับการดำเนินการและการควบคุมสิ่งเดียวกัน

เขา ขอบเขตของโครงการ จะเป็นหนึ่งเดียวกันเสมอ ส่วนพื้นฐานใน การจัดการโครงการใดๆ, เนื่องจากช่วยให้คุณสามารถระบุประเด็นที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อบรรลุความสำเร็จได้

ก็อยู่ในขอบเขตที่ กำหนดอย่างชัดเจนและเรียบง่ายว่าโครงการจะเข้าใกล้ได้อย่างไร และจะเป็นอย่างไร วัตถุประสงค์ การส่งมอบ ข้อกำหนดและขีดจำกัดของมัน; ด้วยวิธีนี้ จึงสามารถป้องกันการเบี่ยงเบนและความเสี่ยงในการดำเนินโครงการ และช่วยอำนวยความสะดวกในการวางแผนงบประมาณ

อย่างไรก็ตาม, วิธีกำหนดขอบเขตโครงการอย่างง่ายและไม่ซับซ้อน?, ที่นี่เราจะบอกคุณว่า แต่ก่อนอื่นเรามากำหนดแนวคิดกันก่อน

ขอบเขตของโครงการคืออะไร?

ขอบเขตของโครงการ หมายถึงขีดจำกัดเฉพาะของงานที่จะดำเนินการเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ; กำหนดเป้าหมาย วัตถุประสงค์ สิ่งที่ส่งมอบและข้อกำหนดของมัน ดังนั้นจึงเป็นสิ่งที่ทีมงานโครงการวางแผนที่จะแก้ไข

ขอบเขตโครงการที่ดี ต้องมีความชัดเจน แม่นยำ และละเอียดเพียงพอ เพียงพอที่จะเข้าใจผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดในโครงการ คุณต้องกำหนดว่าจะบรรลุผลอะไร วิธีวัดความสำเร็จ สิ่งที่ต้องส่งมอบ ใครเกี่ยวข้อง อะไรไม่รวม และข้อจำกัดหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบว่าขอบเขตของโครงการ อาจเป็นแบบไดนามิกและอาจต้องได้รับการทบทวนและปรับเปลี่ยนเมื่อโครงการดำเนินไป และมีการนำเสนอสถานการณ์หรือข้อมูลใหม่ๆ

สำหรับสถาบันการจัดการโครงการ, (2551) กล่าวว่า “การกำหนดขอบเขตคือกระบวนการพัฒนาโครงการโดยละเอียดและคำอธิบายผลิตภัณฑ์ (หน้า 119)

โดยพื้นฐานแล้ว ขอบเขตของโครงการจะกำหนดสิ่งที่ต้องจัดการเพื่อให้บรรลุผลลัพธ์สุดท้ายของโครงการ

จะกำหนดขอบเขตโครงการได้อย่างไร

การกำหนดขอบเขตโครงการเป็นส่วนสำคัญของการวางแผนโครงการ เนื่องจากเป็นแนวทางที่ชัดเจนสำหรับการดำเนินการและการควบคุมโครงการ

ต่อไปนี้คือขั้นตอนบางอย่างที่คุณสามารถทำได้เพื่อกำหนดขอบเขตโครงการ:

1. ระบุวัตถุประสงค์ของโครงการ: สิ่งแรกที่คุณควรทำคือเข้าใจว่าคุณหวังจะบรรลุผลอะไรกับโปรเจกต์นี้ ปัญหาที่คุณกำลังพยายามแก้ไขคืออะไร?ความสำเร็จจะเป็นอย่างไร? การมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์จะช่วยให้คุณกำหนดขอบเขตของโครงการได้
2. กำหนดการส่งมอบโครงการ: สิ่งที่ส่งมอบคือผลลัพธ์เฉพาะที่จะผลิตขึ้นตามผลลัพธ์ของโครงการ ซึ่งอาจเป็นผลิตภัณฑ์ รายงาน บริการ ฯลฯ การกำหนดสิ่งที่ส่งมอบอย่างชัดเจนจะช่วยกำหนดความคาดหวังและให้แนวทางสำหรับโครงการ
3. ระบุความต้องการของโครงการ: ข้อกำหนดคือความต้องการหรือเงื่อนไขที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ สิ่งเหล่านี้อาจเป็นด้านเทคนิค ทรัพยากร บุคลากร ข้อกำหนดด้านเวลา และอื่นๆ
4. กำหนดข้อจำกัดและการยกเว้น: ไม่สามารถรวมทุกอย่างไว้ในขอบเขตของโครงการได้ สิ่งสำคัญคือต้องระบุข้อจำกัดของโครงการ (เช่น เวลา งบประมาณ ข้อจำกัดด้านทรัพยากร) และระบุให้ชัดเจนว่าคืออะไร "ไม่อยู่ในขอบเขต"นั่นคือสิ่งที่จะไม่ได้รับการแก้ไขหรือส่งมอบโดยโครงการ
5. สร้างเอกสารการกำหนดขอบเขตโครงการ: ก “เอกสารขอบเขตโครงการ” เป็นเอกสารทางการที่อธิบายลักษณะทั้งหมดข้างต้นและใช้เป็นเครื่องมือในการจัดการความคาดหวังและเป็นแนวทางในการดำเนินโครงการ เอกสารนี้ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้เสียทั้งหมดก่อนที่จะเริ่มทำงานในโครงการ
6. ตรวจสอบและปรับแต่งขอบเขตโครงการ: ขณะที่โครงการดำเนินไป คุณอาจพบว่าสมมติฐานเริ่มต้นบางอย่างของคุณไม่ถูกต้อง หรือมีข้อมูลหรือความท้าทายใหม่ๆ เกิดขึ้น ในกรณีเหล่านี้ สิ่งสำคัญคือต้องทบทวนและหากจำเป็น ให้ปรับขอบเขตของโครงการ การเปลี่ยนแปลงขอบเขตของโครงการจะต้องได้รับการบันทึกและอนุมัติโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด

อย่าลืมว่าขอบเขตโครงการที่ดีนั้นชัดเจน แม่นยำ และมีรายละเอียดเพียงพอที่จะให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการเข้าใจได้ ขอบเขตที่กำหนดไว้อย่างดีอาจเป็นความแตกต่างระหว่างโครงการที่ดำเนินไปอย่างราบรื่นกับโครงการที่ออกนอกลู่นอกทาง

การจัดการขอบเขตโครงการ

 ขอบเขตของโครงการไม่ได้จบลงด้วยการเขียนต้องมีการจัดการ ประกอบด้วยชุดของ ขั้นตอนที่ทำให้มั่นใจว่าโครงการยังคงอยู่ในแผนงานเดิม และดำเนินการให้สำเร็จ

การเปลี่ยนแปลงขอบเขตมักเกิดขึ้นกับโครงการ และหากไม่ได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ อาจส่งผลให้เกิด โครงการที่ดำเนินเกินกำหนดเวลาเดิม เกินงบประมาณ หรือไม่บรรลุวัตถุประสงค์ เห็นด้วย

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนสำคัญในการบรรลุการจัดการขอบเขตโครงการที่ดี:

1. การวางแผนขอบเขต: มันเกี่ยวข้องกับการสร้างแผนการจัดการขอบเขตที่จัดทำเอกสารว่าจะกำหนด ตรวจสอบ และควบคุมขอบเขตของโครงการอย่างไร
2. คำจำกัดความของขอบเขต: นี่คือกระบวนการในการพัฒนาคำอธิบายโดยละเอียดของโครงการและผลิตภัณฑ์ บริการ หรือผลลัพธ์ที่คาดหวัง
3. การสร้างโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS/WBS): WBS เป็นเครื่องมือที่แบ่งขอบเขตโครงการออกเป็นองค์ประกอบที่สามารถจัดการได้ ช่วยให้ทีมเข้าใจการส่งมอบโครงการและงานเฉพาะที่พวกเขาต้องการเพื่อให้สำเร็จ
4. การตรวจสอบขอบเขต: เป็นกระบวนการของการยอมรับอย่างเป็นทางการของการส่งมอบโครงการที่เสร็จสมบูรณ์โดยผู้มีส่วนได้เสีย โดยพื้นฐานแล้ว มันเกี่ยวกับการตรวจสอบให้แน่ใจว่าการส่งมอบเป็นไปตามเกณฑ์การยอมรับที่กำหนดไว้
5. การควบคุมขอบเขต: หมายถึงการจัดการการเปลี่ยนแปลงในขอบเขตของโครงการ สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบสถานะของโครงการและผลิตภัณฑ์และปรับการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่อาจส่งผลต่อขอบเขต การเปลี่ยนแปลงใดๆ ในขอบเขตจะต้องได้รับการบันทึกไว้และได้รับการอนุมัติก่อนที่จะนำไปใช้

สำหรับสถาบันการจัดการโครงการ, (2008), “การจัดการขอบเขตโครงการรวมถึงกระบวนการที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการมีงานทั้งหมดที่จำเป็นและเฉพาะงานที่จะทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ การจัดการขอบเขตของโครงการมุ่งเน้นไปที่การกำหนดและควบคุมสิ่งที่รวมอยู่และสิ่งที่ไม่รวมอยู่ในโครงการเป็นหลัก” (หน้า 104)

การจัดการขอบเขตที่ดีสามารถช่วยหลีกเลี่ยง “ขอบเขตการคืบ” (การเติบโตอย่างไร้การควบคุมของขอบเขตโครงการเกินขีดจำกัดเดิม) ซึ่งอาจนำไปสู่ความล่าช้า ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม และความขัดแย้งระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การจัดการขอบเขตเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของการจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ และต้องการการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและเอกสารรายละเอียด

การอ้างอิงบรรณานุกรม

• สถาบันบริหารโครงการ (2556). คู่มือพื้นฐานการจัดการโครงการ (คู่มือ PMBOK I ®) — ฉบับที่ห้า