Як створити графік проекту?

Графік проекту, а також визначення обсягу складаються з декількох етапів. В першу чергу вони повинні визначити діяльність (Інститут управління проектами, 2008). Це визначення діяльності має бути якомога конкретнішим, щоб досягти високого рівня точності у всіх інших планах, таких як оцінка витрат. Як вже зазначалося, цей перелік заходів походить від WSB, який відповідає більш загальним робочим пакетам. Кожен робочий пакет WSB повинен якомога ретельніше визначати та розподіляти заходи, що полегшить контроль та розуміння всіх членів команди. Результатом визначення діяльності є перелік, у якому всі перелічені послідовно описуються проектні дії, їм присвоюється унікальний код, детальна логічна послідовність, тощо

Після того, як проектна діяльність буде визначена, вона повинна бути такою послідовність, що передбачає визначення логічного порядку кожного з них. Кожна діяльність має попередника та наступника. Є й інші, які можна робити паралельно. На цьому етапі проекту існує програмне забезпечення, що сприяє цьому аналізу, наприклад, "Microsoft Project".

Спосіб класифікації послідовностей діяльності згідно з PMBOK (Інститут управління проектами, 2008) такий:

Кінець до початку (FI): Початок діяльності явно залежить від закінчення дії попередника.

Кінець в кінець (FF): Завершення діяльності суворо залежить від завершення діяльності-попередника.

Від початку до початку (II): Початок діяльності залежить від початку дії попередника.

Початок до кінця (IF): Завершення дії попередника залежить від завершення діяльності попередника.

Існують також категорії залежностей. Деякі заходи надзвичайно залежать один від одного, тоді як інші можуть починати паралельно без проблем.

Після послідовності дій, розподілити ресурси до кожного з них, матеріального чи людського. На цьому етапі важливо визначити відповідальну особу (Heerkens, 2002) для кожної діяльності або групи заходів, оскільки відповідальні будуть більше серйозними та прихильними. Інструментом, що використовується для управління призначенням відповідальних, є так звана MAR (Матриця розподілу відповідальності) який складається із переліку видів діяльності (рядків) та імен керівників або відповідального підрозділу (стовпці).

Після призначення ресурсів, стадія визначити час що знадобиться для розвитку діяльності з наявними ресурсами. Спочатку рекомендується визначити час з необмеженими ресурсами (Heerkens, 2002), щоб розрахувати, які саме бути найкоротшим часом, який займе діяльність, а потім скоригувати цей прогноз за допомогою ресурсів, які має.

Нарешті, графік з усіма даними, отриманими на попередніх етапах. Графік буде дуже корисним для визначення критичного шляху проекту, який простими словами визначатиме загальну тривалість проекту. На цьому етапі дуже корисно розробити PERT Mesh або визначити критичний шлях через програмне забезпечення Microsoft Project. Будь-яка зміна цього маршруту принесе користь або шкоду проекту з точки зору передбачуваного часу.