كيف يتم تطوير برنامج التحسين المستمر؟

برنامج التحسين المستمر أصبح أمرًا بالغ الأهمية للعديد من أنواع الشركات والمؤسسات المختلفة. من التصنيع والتكنولوجيا إلى الرعاية الصحية والتعليم العالي ، يدرك الجميع الآن أن تحسين العمليات والمنتجات والخدمات يجب أن يكون جهدًا لا هوادة فيه.

تبدو عبارة "التحسين المستمر" متفائلة بطبيعتها ، كما لو كان هناك احتمال أن الأمور "تتحسن دائمًا". ولماذا لا يفعلون ذلك؟ عند وضعه موضع التنفيذ ، يمكن لمفهوم العمل "للتحسين المستمر" أن يفعل ذلك بالضبط.

التحسين المستمر هو أ ممارسة إدارة الأعمال مستوحاة من المفهوم الياباني "كايزن"، وهي لغة تشير إلى تحسن دقيق وتدريجي تم تحقيقه بمرور الوقت. أصبحت كايزن الشكل المفضل للقطاعات الصناعية في اليابان في الخمسينيات من القرن الماضي وتفسر الارتفاع السريع لعمالقة التصنيع مثل تويوتا التي نمت من بدايات متواضعة وأنقاض الحرب العالمية الثانية لتصبح ماركة سيارات سادت منذ فترة طويلة عقود.

منذ ذلك الحين ، تبنت الشركات في جميع أنحاء العالم الفلسفة وتعديلها لتتماشى مع احتياجات صناعاتها الخاصة.

لفهم التحسين المستمر وكيف يمكن تنفيذه حقًا ، من المهم النظر في كيفية بدء الفكرة.

قصة

في أوائل القرن العشرين ، قام عالم فيزياء يُدعى والتر أ. بدأ شيوارت في تطبيق الأساليب الإحصائية على الإنتاج الصناعي. أظهر عمله مع Bell Telephone و Western Electric Company أن تقليل التباين أثناء التصنيع من خلال إنشاء رقابة إحصائية على العملية من شأنه أن يؤدي إلى تحسين مستمر و واصل التقدم

تعاون شيوارت لاحقًا مع فيزيائي آخر ، و. Edwards Deming ، لإنشاء طرق أكثر تقدمًا للتحكم في العمليات الإحصائية (SPC). استمر ديمينغ في الدفاع عن هذه الأساليب أثناء وبعد الحرب العالمية الثانية ، ولعبت أفكاره دورًا في صعود اليابان إلى النجاح الاقتصادي بعد الحرب.

شاع دمينغ دورة خطة التنفيذ والتحقق والتصرف (PDCA)، على الرغم من أنه كان يطلق عليها دائمًا اسم دورة شيوارت تكريماً لصديقه وزميله. تشكل PDCA الأساس للعديد من منهجيات تحسين العمليات الحديثة ، مثل Six Sigma و Lean و Kaizen.

 خطوات الدورة كالتالي:

1. للتخطيط: تخطيط العمل ووضع العمليات اللازمة للحصول على النتائج المتوقعة.
2. صنع: تنفيذ خطتك وعملياتك. اجمع البيانات أثناء النشر وبعده ، بما في ذلك المقاييس المتعلقة بكيفية تلبية احتياجات العملاء.
3. التحقق من: هل حقق إنتاجك الأهداف المتوقعة؟ هل تطورت عملياتك كما هو متوقع؟ حلل النتائج بعناية.
4. يمثلحدد الخطط والعمليات التي يجب مراجعتها ، بما في ذلك تلك التي قد تحتاج إلى تغيير كامل. اتخذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.

PDCA هي دورة مستمرة. لا ينتهي بعد مرحلة "الفعل". بدلاً من ذلك ، يبدأ القادة والمديرون العملية من جديد بالتخطيط. المنظمة التي تستخدم خطة التحسين المستمر المتجذرة في PDCA ستشارك دائمًا في بعض خطوات العملية.

كيف يعمل التحسين المستمر؟

في جوهره ، برنامج التحسين المستمر هي ممارسة إتقان جميع جوانب عمليات الشركة بطريقة تعمل على تحسين قيمة عرضك لعميلك وتقليل أي نشاط مهدر في المستقبل.

من المهم أن نلاحظ هنا أن مفهوم "النفايات" ، في هذا السياق ، يشير إلى هؤلاء الأنشطة غير الفعالة أو تستخدم الموارد (الوقت ، المواد ، الموظفون) بطريقة ليست كذلك أفضل. تحسن مستمر يسعى لاكتشاف هذه النفايات والقضاء عليها مما يؤدي إلى عملية مبسطة التي تعود بالفائدة على كل من المؤسسة وعملائها.

تحقيقا لهذه الغاية ، تبنى متخصصو العمليات الخالية من الهدر نموذج التحسين المستمر كأداة للتحسين سير العمل والتغلب على الاختناقات في ثقافات الشركات حيث يمكنك سماع "ولكن هذا ما كنا عليه دائمًا فعله".

يبشر التحسين المستمر بالتغيير ، ليس دفعة واحدة ، ولكن بشكل تدريجي ، مع الاستفادة من البيانات والاكتشافات على طول الطريق.

نصائح لخطة التحسين المستمر

قد يكون تنفيذ برنامج التحسين المستمر الجديد أمرًا صعبًا وستختلف تفاصيل أفضل طريقة لتحقيقه من شركة إلى أخرى. لكن هناك بعض النصائح التي تعمل بشكل عام ، حتى في جميع الصناعات.

1. ابدأ في الإدارة العليا

يجب أن يكون فريق القيادة التنفيذية لمؤسستك على رأس العمل إذا كان لبناء خطة التحسين المستمر أن تكون ناجحة. يجب أن يفهموا ويدعموا جميع جوانب الخطة. حتى لو بدأت المبادرة بالمديرين التنفيذيين ، فلا يزال من المهم التأكد من أن كل شخص في منصب قيادي رفيع على اطلاع جيد.

1. استخدم برنامجًا تجريبيًا

يعد تنفيذ برنامج التحسين المستمر الجديد في مؤسسة كبيرة أمرًا محفوفًا بالمخاطر. يمكن أن يكون لدى موظفي الرتب والملفات العديد من الأسئلة والاعتراضات ، ويمكن أن يشعر المدراء المتوسطون بالارتباك في محاولة التعامل معهم. حتى التأكد من أن كل شخص لديه فهم أساسي للخطة يمكن أن يكون خادعًا مع أكثر من بضع عشرات من الأشخاص.

1. حافظ على مشاركة الموظفين

من بداية برنامجك التجريبي إلى التنفيذ النهائي عبر المنظمة ، من الضروري أن يفهم الموظفون قيمة مشاركتهم في خطة التحسين واصل التقدم. اطلب اقتراحات ، وعندما تحصل على اقتراح جيد ، قم بتنفيذه بسرعة وعرف على الشخص الذي أرسله. يتيح هذا للموظفين معرفة أن تعليقاتهم مهمة.

1. السماح بالأخطاء

عند تنفيذ خطة التحسين المستمر الجديدة ، لا تخف من الفشل. سيكون هناك قدر معين من التجربة والخطأ ؛ غالبًا لن تعرف ما الذي يصلح وما لا يصلح حتى تحاول. إذا بدا أن خطتك الأولية لن تعالج مشكلة معينة بشكل فعال ، فاطلب الاقتراحات وجرب أفضلها. يعرف موظفوك مؤسستك والمنتجات أو الخدمات التي تقدمها. يمكن أن تكون أفضل مواردك في إتقان خطتك.

1. عرض النجاح

في بعض الأحيان يمكن أن تؤدي خطة التحسين المستمر إلى تغييرات صغيرة نسبيًا ويصعب رؤيتها. تأكد من مراجعة الفوائد والأرباح بشكل دوري حتى يفهم الموظفون أن ما يُطلب منهم القيام به يحدث فرقًا إيجابيًا. غالبًا ما يصبح الموظفون أكثر انخراطًا إذا كانت أهداف مؤسستهم واضحة ويمكنهم رؤية كيف تساعد مشاركتهم في خطة التحسين المستمر الجميع على تحقيقها.