يلعب التحكم الداخلي أ دور أساسي في نجاح جميع الشركات. ومع ذلك ، فإن العديد من أصحاب الأعمال ليس لديهم فهم واضح لما هو عليه أو سبب أهميته.
هيكل الرقابة الداخلية للشركة فريد من نوعه. الضوابط الداخلية يجب أن تكون فعالة وكفؤة لمنظمة معينة. على سبيل المثال ، لن يكون هيكل الرقابة الداخلية للشركة بالضرورة مناسبًا للأعمال التجارية الصغيرة التي يديرها المالك.
الإعلانات
من الضروري أن يقوم فريق إدارة الشركة بتصميم هيكل رقابة داخلي بعناية التي تعالج المخاطر التي تتعرض لها المنظمة دون أن تثقل كاهلها بتكاليف وجهود لا داعي لها.
الإعلانات
الرقابة الداخلية مهمة للجميع في مكان العمل. يمثل المسؤولية الأخلاقية لفهم سياسات وإجراءات المنظمة والامتثال لها.
ستجد في هذا المقال:
الأهداف الرئيسية للرقابة الداخلية
الغرض الأساسي من الرقابة الداخلية هو تساعد في حماية منظمة وتعزيز أهدافها. تعمل الضوابط الداخلية على تقليل المخاطر وحماية الأصول وضمان دقتها السجلات ، وتعزيز الكفاءة التشغيلية ، وتشجيع الامتثال للسياسات والقواعد واللوائح ، و القوانين.
الإعلانات
توفر هذه أمن معقول بشأن تحقيق الأهداف المتعلقة بـ:
- فعالية وكفاءة العمليات.
- موثوقية المعلومات المالية.
- حماية الأصول.
- الامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها.
أرباح
- إنشاء العمليات: يطور أصحاب الأعمال عمليات وإجراءات موحدة لفهمها ومتابعتها لموظفيهم. يقومون بإبلاغ موظفيهم بالعمليات المطلوبة ويتوقعون من موظفيهم دعمهم في أداء مهامهم اليومية. تجلب الإجراءات المعمول بها الموثقة التماسك والنظام للشركة لأن الجميع يعرف بالضبط ما هو متوقع منها.
- الفصل بين الواجبات: يمكن أن تضمن الضوابط الداخلية المصممة بشكل صحيح أن لدى المنظمة فصلًا مناسبًا للواجبات من خلال توفير نظام من الضوابط والتوازنات. على سبيل المثال ، يجب ألا يكون الموظف الذي يودع الشيكات هو نفس الموظف الذي يقوم بتسوية كشوف الحسابات البنكية. يمكن أن يساعد الفصل الصحيح بين الواجبات أيضًا في تقليل الاحتيال أو السرقة.
- تقليل الاحتيال والسرقة: يمكن أن تقلل الضوابط الداخلية الفعالة من الاحتيال والسرقة ومن المحتمل أن تمنعهما. يمكن أن تشمل الضوابط الداخلية الموافقة على الموردين والموظفين الجدد ، بالإضافة إلى الحفاظ على مخزون قيم ومراقبة المخزون في مواقع آمنة.
- إعداد بيانات مالية دقيقة وفي الوقت المناسب: يمكن أن تساعد الضوابط الداخلية الموظفين على تسجيل المعاملات وتسجيلها ضمن السجلات المحاسبية ، وفي النهاية إنتاج بيانات مالية دقيقة وفي الوقت المناسب. تعتبر البيانات المالية الدقيقة وفي الوقت المناسب أمرًا بالغ الأهمية لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين وستساعد الإدارة على اتخاذ قرارات وخطة فعالة للمستقبل.
- تقليل الأخطاء: يمكن أن تؤدي الأخطاء في السجلات المحاسبية للشركة إلى إتلاف علاقات العملاء والموردين والموظفين وتؤدي في النهاية إلى خسارة الإيرادات. يجب أن تساعد الضوابط الداخلية المصممة بشكل صحيح عملك على منع الأخطاء أو تحديدها. يمكن لأتمتة العمليات والضوابط والمستويات المناسبة للمراجعة أن تمنع الأخطاء من الدخول إلى نظام المحاسبة التي قد تضر بسمعة الشركة.
خطوات تنفيذ رقابة داخلية ناجحة داخل الشركة
1.- تأكد من فصل الوظائف
الإعلانات
يعد الفصل بين الواجبات أحد الضوابط الأساسية والرئيسية للرقابة الداخلية وهو من أصعب الضوابط التي يصعب تحقيقها. في المستوى الأساسي ، يعني ذلك أنه لا ينبغي لأي فرد أن يتحكم في مرحلتين أو أكثر من المعاملة أو العملية.
يتم استخدامه للتأكد من أن الموظفين يتجنبون أو يكتشفون الأخطاء أو المخالفات في سياق العمل العادي في الوقت المناسب.
الإعلانات
2. - تطوير الرقابة المادية الكافية على الأصول
يجب وضع ضوابط لتأمين وحماية الأصول المعرضة للخطر. تشمل الأمثلة الأمان للوصول المحدود إلى الأصول مثل النقد والمخزون والمعدات التي قد تكون عرضة لخطر الخسارة أو الاستخدام غير المصرح به. يجب عد هذه الأصول بشكل دوري ومقارنتها بسجلات المراقبة.
3.- تحديد المخاطر في مكتبك
لإدارة المخاطر بشكل صحيح ، يجب عليك أولاً تحديدها. بمجرد تحديد المخاطر ، يجب تحليلها لمعرفة تأثيرها المحتمل. يتضمن تحليل المخاطر بشكل عام تقدير أهمية الخطر ، وتقييم احتمالية حدوثه ، وتحديد كيفية إدارة المخاطر والإجراءات التي يجب اتخاذها.
4.- تصحيح الأخطاء على الفور
حتى الضوابط الداخلية جيدة التصميم يمكن أن تفشل. يسيء الموظفون أحيانًا تفسير التعليمات أو يخطئون فقط. ومع ذلك ، يجب أن تتلقى الأخطاء المكتشفة في أي مرحلة من مراحل العملية إجراءات تصحيحية فورية ويتم الإبلاغ عنها إلى المستوى المناسب من الإدارة.
5.- وضع سياسات وإجراءات مكتوبة
يجب على المنظمة تطوير دليل الإجراءات الشامل الخاص بها لأعمالها الداخلية وعملياتها المالية. تؤدي الإجراءات الكتابية وظائف عديدة. يقدمون إشعارًا كتابيًا لجميع الموظفين بتوقعات الوكالة وممارساتها.
6.- إجراء المطابقات الدورية
غالبًا ما تكون التسويات ضوابط داخلية مستخففة. عندما يتم إجراؤها بشكل صحيح وروتيني ، فإنها توفر تحكمًا قويًا لتحديد الأخطاء وتصحيحها في الوقت المناسب
7.- مراجعة واعتماد العمليات / المعاملات
عندما تتم عملية أو معاملة كبيرة داخل شركة ، يجب أن يكون هناك دائمًا مستوى آخر من المراجعة والموافقة من قبل فرد مستقل عن العملية. يجب أن يتمتع المراجع بالخبرة والمعرفة ليتمكن من تحديد الأخطاء والسهو.
8.- الاحتفاظ بوثائق داعمة كافية
غالبًا ما يفترض المدققون والمشرفون على البرنامج أنه "إذا لم يتم توثيقه ، فلن يحدث". الدعم الكافي توفر الوثائق دليلاً قوياً للتحقق بشكل مناسب من تطبيق العمليات والضوابط المناسبة.
9.- توفير التدريب المناسب للموظفين
يجب تدريب الموظفين بشكل صحيح والمصرح لهم بأداء واجباتهم. من المهم أن نتذكر أنه ينبغي اعتبار التدريب عملية مستمرة والاحتياجات التدريبية لـ يجب تقييم الموظفين بشكل دوري للنظر في التغييرات في العمليات التجارية والتكنولوجيا والقوانين الجديدة و اللوائح ، إلخ.
10.- إجراء تقييم ذاتي للرقابة الداخلية الخاصة بك
يمكن أن يساعد إجراء تقييم ذاتي لنظام الرقابة الداخلية في تحديد أوجه القصور المحتملة قبل ظهور المشكلات وسيؤدي إلى تنفيذ ضوابط أكثر فاعلية. يمكن إجراء هذا التقييم الذاتي غالبًا عن طريق إجراء "جولة تفصيلية" ، وهي ببساطة عملية تتبع إحدى المعاملات من خلال سجلات وإجراءات الشركة.
