▷ لماذا يجب عليك إجراء تخطيط العمليات التجارية في شركتك؟

إذا لم تكن قد انتهيت من تعيين إجراءات العمل في شركتك بعد ، فقد تأخرت ، ولكن لا تقلق ، سنخبرك في هذه المقالة بكيفية القيام بذلك حتى ينمو أدائك وإنتاجيتك في نطاق حقيقي.

هذه التقنية هي عملية مرئية تُستخدم لتنظيم سير عمل فريق أو شركة من البداية إلى النهاية. يفعل الرسوم البيانية عملية التخطيط هي أكثر من طريقة مجربة عندما يتعلق الأمر بضمان الاتساق في الأعمال التجارية. لا يهم إذا كنت شركة ناشئة أو شركة أكثر رسوخًا ، فهذه الأداة تقضي على التأخير وعدم الكفاءة في عمليات عملك.

إذا كنت لا تعرف كيفية البدء في عملية تعيين الخرائط ، فلا داعي للقلق ، فهذا ما لديك هذه المقالة من أجله.

ما هو مخطط عملية الأعمال؟

لنبدأ من أبسط ، وهو التعريف. إنه سير عمل يصف جميع تفاصيل العملية بطريقة مرئية ، ويوجه جميع المشاركين في جميع المهام التي يجب تنفيذها أثناء العملية. هذا يساعد على تحسين الكفاءة في الوظائف وبالتالي تحسين العمليات.

من بين مزايا تخطيط العمليات التجارية يمكننا تسليط الضوء على:

• تحسين الإنتاجية: بعد تدوين كل شيء ، معرفة من المسؤول عما لا يساعد فقط كل شخص معني دور أوضح ، ولكن هذا يساعد الإنتاجية على أن تكون أفضل بكثير للحصول على كل شيء بشكل صحيح واضح.
• يجعل العمليات أكثر شفافية: في مجتمع فيه العمل من المنزل على نحو متزايد ، يساعد مخطط العملية في تنسيق المهام بحيث يكون الجميع في نفس الصفحة ويعرفون ما الذي يعملون عليه.
• يحل المشاكل: إذا كان لديك كل شيء مخططًا جيدًا ، فلن تكون هناك مشاكل من أي نوع ، والأكثر من ذلك ، في عملية إنشاء العملية من الأعمال التجارية يمكن أن تنشأ قبل حدوثها ، لذلك يمكن إيجاد حل بحيث لا تصل المشكلة يظهر.
• تسهيل التعاون: عندما يتم تخطيط العملية بأكملها مع الفريق بأكمله ويعرف الجميع ما يجب القيام به ، ينتقل التعاون إلى المستوى التالي.

كيف يتم تخطيط العمليات التجارية؟

حدد أهم المهام - في الخطوة الأولى ، أهم شيء هو تحديد المهام الأساسية لمعرفة ما ستؤسس عليه لتحقيق أهداف المشروع. يمكن أن يشمل ذلك المعلومات والموارد والموظفين وجميع العوامل الضرورية التي ستكون في مرحلة ما من المشروع جزءًا منه.

ادعُ الأشخاص المناسبين - يبدو الأمر أساسيًا ، ولكن عليك فقط دعوة الأشخاص الذين سيشاركون حقًا في المشروع. لن تكون هذه هي المرة الأولى التي يتواجد فيها شخص ما ولكن بعد ذلك لن يفعل أي شيء وهذا شيء يجب تجنبه بأي ثمن لأن الوقت هو المال. بالإضافة إلى ذلك ، ستساعدك دعوة الأشخاص الذين سيشاركون في تحديد الخطوة التالية بشكل أفضل ، لأن هذا هو الغرض من المحترفين.

تصور المهام وتنفيذها - قم بإنشاء تسلسل لكل نشاط يمثل جزءًا من العملية الإجمالية. عيّن العمال المعنيين ليكونوا مسؤولين عن كل مهمة واجعلهم يساعدونك في تحديد تنفيذها.

حدد البداية والنهاية - بمجرد الانتهاء من تحديد جميع المهام بشكل جيد ، فإن الشيء التالي هو تحديد تاريخ بدء وملف الموعد النهائي لكل واحد على حدة لإجراء حسابات لتحديد تواريخ مشروع بصورة شاملة. في هذه الخطوة ، يجب أيضًا تحديد ترتيب المهام وفقًا لأولويتها في العام.

تحقق من الرسم التخطيطي - بمجرد أن ينعكس كل شيء في الرسم التخطيطي ، استرح يومًا وتحقق منه في اليوم التالي لترى أن كل شيء على ما يرام. هنا يمكنك مرة أخرى طلب المساعدة من الأشخاص المشاركين في المشروع. من المهم أن تترك بضع ساعات للراحة وأن تكون قادرًا على رؤية كل شيء بوضوح.

إجعله أفضل - لا يجب القيام بهذه الخطوة فورًا بعد التخطيط للعملية ، بل يجب إجراؤها بأثر رجعي بمجرد اكتمال المشروع نفسه. عليك أن تسأل نفسك أشياء مثل ما الذي سار بشكل جيد؟ ما الذي يمكن تحسينه؟ لذا حاول أن تجعل المرة القادمة أفضل بكثير.

4 نصائح لإنشاء مخطط عمليات الأعمال المثالي

1. لا تقم بتحميله بالمعلومات: يجب أن يكون هذا شيئًا مرئيًا غير ممل. لا تفرط في تحميلها بالمعلومات التي يمكن شرحها. ببساطة اكتب النقاط المهمة بطريقة يسهل تفسيرها.
2. اطلب من فريقك المساعدة: قد تكون المدير ، ولكن الحصول على مدخلات من الأشخاص الذين سيعملون على المشروع يمكن أن يساعدك في التخطيط لنتائج واقعية. بالإضافة إلى ذلك ، سيشعر فريقك بالفخر لكونه جزءًا من العملية وهذا شيء يساعد دائمًا.
3. إنشاء المزيد من الرسوم التخطيطية: إذا كنت تعتقد أنه من المثير للاهتمام تقديم المزيد من المعلومات ، فساعد نفسك في المخططات الأخرى حتى لا يضيع الفريق ، وقبل كل شيء ، حتى لا يكون هناك قضية الوظيفة.
4. استخدام البرامج عبر الإنترنت: إن إنشاء هذا النوع من المخططات عبر الإنترنت ليس فقط أسهل وأسرع وأكثر سهولة ، ولكن تعديلها أبسط ويمكن الرجوع إليها بنقرة واحدة فقط.

الآن أنت تعرف كيفية القيام بعملية رسم الخرائط. ضع النظرية موضع التنفيذ لمنح عملك الدفعة التي يحتاجها للنجاح.