Intern kontrol spiller en vigtig rolle i succesen for alle virksomheder. Imidlertid har mange virksomhedsejere ikke en klar forståelse af, hvad det er, eller hvorfor det er vigtigt.
En virksomheds interne kontrolstruktur er unik for den. Intern kontrol de skal være effektive og effektive for den bestemte organisation. For eksempel vil en virksomheds interne kontrolstruktur ikke nødvendigvis være tilstrækkelig for en lille, ejerdrevet virksomhed.
Annoncer
Det er vigtigt, at ledelsesteamet i en virksomhed omhyggeligt designer en intern kontrolstruktur der adresserer risici for organisationen uden at afveje den med unødvendige omkostninger og indsats.
Annoncer
Intern kontrol er relevant for alle på arbejdspladsen. Repræsenterer det moralske ansvar for at forstå og overholde en organisations politikker og procedurer.
I denne artikel finder du:
Hovedmål for en intern kontrol
Det primære formål med en intern kontrol er
Annoncer
Disse giver en rimelig sikkerhed om opnåelse af mål relateret til:
- Driftens effektivitet og effektivitet.
- Pålidelighed af finansielle oplysninger.
- Beskyttelse af aktiver.
- Overholdelse af gældende love og regler.
Fortjeneste
- Etablering af processer: Virksomhedsejere udvikler standardiserede processer og procedurer, som deres personale kan forstå og følge. De informerer deres medarbejdere om den ønskede drift og forventer, at deres medarbejdere støtter dem i udførelsen af deres daglige opgaver. Dokumenterede etablerede procedurer bringer samhørighed og orden i en virksomhed, fordi alle ved nøjagtigt, hvad der forventes af dem.
- Opdeling af pligter: Korrekt designet interne kontroller kan sikre, at en organisation har tilstrækkelig adskillelse af opgaver ved at levere et system med kontrol og balance. For eksempel skal den medarbejder, der deponerer checks, ikke være den samme medarbejder, der afstemmer kontoudtoget. Korrekt adskillelse af pligter kan også hjælpe med at reducere svindel eller tyveri.
- Reducer svindel og tyveri: Effektiv intern kontrol kan reducere og sandsynligvis forhindre svindel og tyveri. Intern kontrol kan omfatte godkendelse af nye leverandører og medarbejdere samt vedligeholdelse af værdifuld beholdning og kontrol af lagre på sikre placeringer.
- Udarbejdelse af nøjagtige og aktuelle regnskaber: Intern kontrol kan hjælpe medarbejdere til at registrere og registrere transaktioner i regnskabsregistreringer og i sidste ende producere nøjagtige og rettidige årsregnskaber. Nøjagtige og rettidige årsregnskaber er kritiske for interne og eksterne interessenter og vil hjælpe ledelsen med at træffe effektive beslutninger og planlægge for fremtiden.
- Reducer fejl: Fejl i en virksomheds regnskabsoptegnelser kan skade kunde-, leverandør- og medarbejderforhold og i sidste ende resultere i tabte indtægter. Korrekt designet interne kontroller skal hjælpe din virksomhed med at forhindre eller identificere fejl. Automatisering af processer og kontroller og passende niveauer af gennemgang kan forhindre fejl i at komme ind i regnskabssystemet, der kan skade en virksomheds omdømme.
Skridt til at gennemføre en vellykket intern kontrol i virksomheden
1.- Sørg for, at funktionerne er adskilt
Annoncer
Opdeling af pligter er en grundlæggende, nøgle intern kontrol og en af de sværeste at opnå. På det mest basale niveau betyder det, at ingen enkeltpersoner skal have kontrol over to eller flere faser af en transaktion eller operation.
Det bruges til at sikre, at medarbejdere rettidigt undgår eller opdager fejl eller uregelmæssigheder i den normale forretning.
Annoncer
2.- Udvikle tilstrækkelig fysisk kontrol med aktiver
Kontroller skal være på plads for at sikre og beskytte sårbare aktiver. Eksempler inkluderer sikkerhed for begrænset adgang til aktiver såsom kontanter, lager og udstyr, der kan være sårbare over for risikoen for tab eller uautoriseret brug. Disse aktiver skal tælles med jævne mellemrum og sammenlignes med kontroloptegnelserne.
3.- Identificer risiciene på dit kontor
For at håndtere risici korrekt skal du først identificere dem. Når risiciene er identificeret, skal de analyseres for deres mulige effekt. Risikoanalyse inkluderer generelt estimering af risikoen, vurderer sandsynligheden for, at den opstår, og beslutter, hvordan risikostyringen skal styres, og hvilke handlinger der skal tages.
4.- Ret fejl med det samme
Selv veldesignede interne kontroller kan mislykkes. Medarbejdere fortolker undertiden instruktioner fejlagtigt eller laver bare fejl. Fejl, der opdages på ethvert trin i en proces, bør dog modtage øjeblikkelige korrigerende handlinger og rapporteres til det passende ledelsesniveau.
5.- Udvikle skriftlige politikker og procedurer
En organisation skal udvikle sin egen omfattende proceduremanual for sine interne forretnings- og økonomiske processer. Skriftlige procedurer tjener flere funktioner. De giver en skriftlig meddelelse til alle medarbejdere om agenturets forventninger og praksis.
6. - Lav regelmæssige afstemninger
Afstemninger er ofte en undervurderet intern kontrol. Når de udføres korrekt og rutinemæssigt, giver de kraftig kontrol til at identificere og rette fejl rettidigt
7.- Gennemgå og godkend processer / transaktioner
Når en større proces eller transaktion finder sted inden for en virksomhed, skal der altid være et andet niveau af gennemgang og godkendelse af en person uafhængig af processen. Korrekturlæseren skal have erfaring og viden for at kunne identificere fejl og mangler.
8.- Oprethold tilstrækkelig dokumentation
Programrevisorer og vejledere antager ofte, at "hvis det ikke var dokumenteret, skete det ikke." Tilstrækkelig support Dokumentation giver den robuste evidens til tilstrækkeligt at verificere, at de relevante processer og kontroller anvendes.
9.- Giv personalet tilstrækkelig uddannelse
Medarbejdere skal være korrekt uddannet og autoriseret til at udføre deres opgaver. Det er vigtigt at huske, at træning skal betragtes som en løbende proces og træningsbehovet for Personalet skal evalueres med jævne mellemrum for at overveje ændringer i forretningsprocesser, teknologi, nye love og regler osv.
10. - Udfør en egenvurdering af din interne kontrol
At foretage en egenvurdering af din interne kontrol kan hjælpe med at identificere potentielle mangler, før der opstår problemer og vil føre til mere effektive kontroller på plads. Denne egenvurdering kan ofte udføres ved at tage en "gennemgang", som simpelthen er at spore en transaktion gennem virksomhedsoptegnelser og procedurer.
