Verfahrenshandbuch (Definition und Vorteile)

Das Verfahrenshandbuch Es bezeichnet ein Verwaltungsinstrument, das die kleinen Aufgaben unterstützt, die täglich in den verschiedenen Bereichen eines Unternehmens zu erledigen sind.

In diesen werden die Handlungen und Operationen, die zur Ausführung der allgemeinen Funktionen zu befolgen sind, methodisch festgehalten, damit das Unternehmen gut funktionieren kann. Es ermöglicht auch eine sequentielle Verfolgung früherer Aktivitäten, indem sie in einer logischen Reihenfolge und zum angegebenen Zeitpunkt geplant werden.

Wie entsteht ein Verfahrenshandbuch?

• Identifikation: In diesem Teil müssen der offizielle Name und das Logo des Unternehmens angegeben werden
• Index oder Inhalt: Hier befinden sich die Seiten, die dem Inhalt des Handbuchs entsprechen, was den Mitarbeitern das Auffinden ihres Bereichs erleichtert
• Prolog oder Einleitung: eine kurze Darstellung des Dokuments, die seinem Inhalt entspricht und wie wichtig es ist, es gründlich zu überprüfen. Siehe hier wie man eine vorstellung macht.
• Ziele des Verfahrens: Der Zweck des Dokuments muss erläutert werden, wobei deutlich wird, dass es sich um einen Zweck handelt standardisieren und kontrollieren, dass die Routinen der verschiedenen Bereiche im Unternehmen eingehalten werden, um Fehler oder Ausfälle zu vermeiden
• Anwendungsbereiche: Hier werden die Verfahren eingeordnet und der Geltungsbereich jedes Einzelnen angesprochen, sowohl in seinem eigenen Bereich als auch in seinem Einfluss auf andere
• Richtlinien und Betriebsstandards: Dieser Abschnitt sollte die allgemeinen Richtlinien der Aktionen, die bestimmen, welche Verantwortung die verschiedenen Instanzen haben, die an der Prozess.
• Glossar: Es handelt sich um eine kleine Liste, die als Unterstützung oder Beratung dient, technischer Natur ist und sich auf den Inhalt des Manuskripts bezieht.

Schritte zum Erstellen einer Anleitung

Wenn Sie planen, eine neue Filiale zu eröffnen, gründen Sie ein Franchise eines Unternehmens, das seit Jahren auf dem Markt ist, oder gründen Sie einfach Verwenden Sie ein Qualitätssystem, um den Verkauf zu gewährleisten, muss ein Verfahrenshandbuch erstellt werden, dazu müssen einige Schritte befolgt werden wichtig.

1. Vor dem Start muss seine Struktur definiert werden, jedes geschriebene Konzept erfordert bestimmte Eigenschaften und Besonderheiten, wie z. B. die Sprache, grafische Beispiele usw.
2. Es ist wichtig, dass nicht alle Anleitungen die gleiche Zeichenlinie haben, da einige Segmente gerichtet sind der Ausführende oder Betreiber, daher sollte im Inhalt leicht zu unterscheiden sein, wer der Benutzer der of gleich
3. Es muss definiert werden, ob ein Dokument für jede Position, einen Bereich oder eines für die gesamte Organisation erstellt wird. Dies ermöglicht es zu wissen, ob es notwendig ist, für jeden Fall einige Unterhandbücher zu erstellen
4. Die Richtlinien, die jedem Einzelnen bei der Ausübung seiner Tätigkeiten entsprechen, müssen definiert werden.
5. Identifizieren und wählen Sie die wichtigsten Geschäftsprozesse aus, um sie in die Dies alles unter Berücksichtigung, dass sie nur die von den Angestellte
6. Das Schreiben des Handbuchs muss agil, dynamisch und zugänglich, aber gleichzeitig konkret sein. Die grafischen und visuellen Elemente sind von größter Bedeutung, da sie das Verständnis der Arbeiter in ihren Positionen erleichtern

Vorteile eines Verfahrenshandbuchs

Dieses Tool bietet dem Unternehmen große Vorteile, einige davon sind:

• Helfen Sie den Mitarbeitern, eine bessere Ausbildung und Qualifizierung zu erhalten
• Sie beschreiben detailliert alle Tätigkeiten, die in jeder der Positionen durchgeführt wurden
• Sie dienen als Leitfaden für die zu erledigende Arbeit
• Bietet Mitarbeitern einen umfassenderen Überblick über das Unternehmen
• Es ermöglicht den Verantwortlichen für den operativen Teil zu wissen, welche Schritte sie ausführen müssen, um alles richtig zu entwickeln
• Sie weisen explizit auf die Zusammenhänge mit den übrigen Positionen im Unternehmen hin

Welche Unternehmen sollten ein Verfahrenshandbuch haben?

Sie werden von allen öffentlichen oder privaten, nationalen oder transnationalen Organisationen, kleinen, mittleren oder großen, unabhängig davon, ob sie gemeinnützig sind oder nicht, benötigt. Das heißt, all diejenigen, die eine Normalisierung in ihrem Betrieb benötigen.

Auch diejenigen, die Arbeitsstress und damit Zeitverschwendung eliminieren oder reduzieren möchten, möchten ihre Organisationskultur sowohl in ihren Verkaufsstellen als auch in ihren verschiedenen Niederlassungen.

Wenn sie große Steigerungen erzielen oder eine Wettbewerbsposition festigen möchten, halten oder erhöhen sie ihre Umsatz und Rentabilität, um Kunden, die auf das Franchise in zurückgreifen, Zufriedenheit und Nutzen zu bieten Frage.

Wann sollte ein Verfahrenshandbuch begründet werden?

Wenn Verluste, Konflikte zwischen den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens sowie Beschwerden von verschiedenen Kunden große Nachteile für die Organisation mit sich bringen. Es kann auch an der Eröffnung einer zweiten Filiale liegen und es ist notwendig, einige Verantwortlichkeiten an Administratoren und Manager zu delegieren.