▷ 8 Schritte zum Erstellen eines Arbeitsplans

Ein Arbeitsplan ist ein sehr nützliches Planungs- und Managementinstrument für die Planung der Maßnahmen, Ressourcen und Fristen, die zur Umsetzung der Ziele erforderlich sind. eines Projekts in einem bestimmten Zeitraum durch eine Reihe von Schritten, die in einem Dokument beschrieben sind, das die Effizienz erleichtert und hilft, die Kriterien für die Bewertung festzulegen Erfolg.

A Arbeitsplan ist ein ausgezeichnetes Organisationstool die es ermöglicht, die auszuführenden Aktivitäten zu planen, zu ordnen und zu systematisieren um die Ziele eines Projekts zu erreicheneffizient, ob im geschäftlichen, beruflichen oder privaten Bereich.

Im Grunde ist es ein Planungs- und Managementtool wo die Richtlinien, wie an eine bestimmte Arbeit herangegangen wird, schriftlich beschrieben sind seine Zielsetzung, Maßnahmen, Zuweisung von Verantwortlichkeiten, Fristen, Budget, ua Vorgaben.

Natürlich wird ein Arbeitsplan wie jeder Plan in einer Reihe von Schritten entwickelt, die seinen Erfolg garantieren.

Daher werden wir Ihnen in diesem Beitrag sagen, welche das sind 8 Schritte zur Erstellung eines Arbeitsplans effektiv, aber nicht bevor wir uns ein wenig tiefer mit seinem Konzept und seiner Bedeutung für jedes Projekt, das wir durchführen möchten, befassen.

Was ist ein Arbeitsplan?

Ein Arbeitsplan ist ein Dokument, das die zu erreichenden Ziele, die erforderlichen Ressourcen und die spezifischen Maßnahmen festlegt, die durchgeführt werden, um diese Ziele in einem bestimmten Zeitraum zu erreichen; Es kann in verschiedenen Kontexten verwendet werden, von einem persönlichen Projekt bis zu einem Geschäftsprojekt, und kann so detailliert oder allgemein wie nötig sein.

Im Allgemeinen enthält ein Arbeitsplan Informationen über die zu erreichenden Ziele, die Fristen zu ihrer Erreichung und die erforderlichen Ressourcen (einschließlich Personal, Material und Budget), die spezifischen Aufgaben, die ausgeführt werden und wer für jede Aufgabe verantwortlich sein wird, sowie die Indikatoren oder Kriterien, die zur Bewertung des Erfolgs dieses Plans verwendet werden.

Außerdem ist es ein ausgezeichnetes Management-Tool, um die Ziele im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass Fortschritte bei der Erreichung dieser Ziele erzielt werden; Es wird auch verwendet, um Ziele und Pläne anderen mitzuteilen, die möglicherweise am Projekt beteiligt sind, oder um zusätzliche Finanzierung oder Ressourcen anzufordern.

Bedeutung eines Arbeitsplans

Die Ausarbeitung eines guten Arbeitsplans ist aus vielen Gründen von großer Bedeutung, wie zum Beispiel:

• Hilft Ziele zu setzen Spezifisch und die Aktionen erforderlich, um sie zu erreichen, sodass Sie sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren und Ablenkungen vermeiden können.
• Ein gut durchdachter Arbeitsplan hilft, die Effizienz zu maximieren indem sichergestellt wird, dass Aufgaben in der richtigen Reihenfolge und zum richtigen Zeitpunkt erledigt werden, was den mit dem Projekt verbundenen Zeit- und Kostenaufwand reduzieren kann.
• Ermöglicht es Ihnen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten effektiv zu koordinieren und zu kommunizieren, helfen, Verwirrung zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf die gleichen Ziele hinarbeiten.
• Identifiziert benötigte Ressourcen und hilft, sie effizient zuzuweisen für Ihren Gebrauch.
• Hilft bei der Festlegung von Kriterien zur Bewertung des Erfolgs des Projekts, was wiederum die Überwachung und Messung der Ergebnisse erleichtert und bei Bedarf Anpassungen ermöglicht.

8 Schritte zur Entwicklung eines Arbeitsplans

Die Entwicklung eines Arbeitsplans ist sehr einfach und unkompliziert, Sie müssen nur die folgenden Schritte befolgen:

Schritt 1: Definieren Sie die Ziele.

Als erster Schritt ist es notwendig, die zu erreichenden Ziele klar festzulegen, diese müssen spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitlich begrenzt sein; dabei können Sie sich auf die Kriterien verlassen SCHLAU als Leitfaden für die Festlegung dieser Ziele.

Schritt 2: Identifizieren Sie Ressourcen.

Identifizieren Sie die Ressourcen, die zum Erreichen der Ziele erforderlich sind, einschließlich Personen, Materialien, Finanzierung und allem anderen, was erforderlich ist.

Schritt 3: Entwickeln Sie einen Aktionsplan.

Bestimmen Sie die spezifischen Aktionen, die durchgeführt werden müssen, um die Ziele zu erreichen, und legen Sie eine logische Reihenfolge für diese Aktionen fest.

Um einen Aktionsplan zu erstellen, ist es von großer Bedeutung, die internen und externen Faktoren zu kennen, die möglicherweise auftreten Einfluss auf die Zielerreichung haben, ist die Matrix ein hervorragendes Instrument zur Analyse dieser Faktoren SWOT bzw STREBER (Schwächen, Chancen, Stärken, Bedrohungen), erstellen Sie darauf basierend Strategien und einen effektiven Aktionsplan.

Schritt 4: Definieren Sie die Fristen.

Es ist wichtig, realistische Fristen festzulegen und alle Ereignisse oder Fristen zu berücksichtigen, die sich auf das Projekt auswirken können wichtig, die Zeit planen zu können und bei Bedarf Anpassungen vornehmen zu können, ohne die Erfüllung zu verzögern Ziele.

Schritt 5: Legen Sie ein Budget fest.

Legen Sie das Budget fest, das für die Durchführung des Arbeitsplans erforderlich ist, und stellen Sie sicher, dass ausreichende Finanzmittel verfügbar sind, um ihn von Anfang bis Ende durchzuführen.

Schritt 6: Verantwortlichkeiten zuweisen.

Weisen Sie den Verantwortlichen für jede spezifische Aufgabe zu und legen Sie ihre Verantwortlichkeiten klar fest. Stellen Sie sicher, dass jeder die zu befolgenden Richtlinien verstanden hat. Auf die gleiche Weise habe ich ihnen die Ressourcen zugewiesen, die sie für die Entwicklung ihrer Aktivitäten benötigen werden.

Schritt 7: Überwachung und Steuerung des Prozesses.

Stellen Sie Indikatoren oder Kriterien auf, um den Erfolg des Plans zu bewerten, und richten Sie ein System zur Überwachung seines Fortschritts ein, damit in einer Weise, die es ermöglicht, die notwendigen Anpassungen vorzunehmen, falls Abweichungen auftreten, die die Maßnahmen von den Zielen wegführen gegründet.

Schritt 8: Ergebnisse auswerten.

Nachdem die Entwicklung des Arbeitsplans abgeschlossen war, bewertete ich, ob die erzielten Ergebnisse erfüllt wurden die geweckten Erwartungen, um aus dem Prozess zu lernen und Verbesserungen in zukünftigen Plänen vorzunehmen Arbeit.