Εγχειρίδιο διαδικασιών (ορισμός και πλεονεκτήματα)

ο Εγχειρίδιο διαδικασίας Αναφέρεται σε ένα διοικητικό μέσο, ​​το οποίο παρέχει υποστήριξη στα μικρά καθήκοντα που πρέπει να εκτελούνται καθημερινά στους διάφορους τομείς μιας εταιρείας.

Σε αυτά, οι ενέργειες και οι λειτουργίες που πρέπει να ακολουθηθούν για την εκτέλεση των γενικών λειτουργιών καταγράφονται μεθοδικά ώστε η εταιρεία να μπορεί να λειτουργεί καλά. Επιτρέπει επίσης τη διαδοχική παρακολούθηση των προηγούμενων δραστηριοτήτων, προγραμματίζοντάς τα με λογική σειρά και κατά τον καθορισμένο χρόνο.

Πώς διαμορφώνεται ένα εγχειρίδιο διαδικασίας;

• Ταυτοποίηση: σε αυτό το μέρος πρέπει να αναφέρεται το επίσημο όνομα και το λογότυπο που χρησιμοποιεί η εταιρεία
• Ευρετήριο ή περιεχόμενο: είναι το σημείο όπου βρίσκονται οι σελίδες που αντιστοιχούν στο περιεχόμενο του εγχειριδίου, γεγονός που διευκολύνει τους υπαλλήλους να εντοπίσουν την περιοχή τους
• Πρόλογος ή εισαγωγή: μια σύντομη έκθεση σχετικά με το έγγραφο, το οποίο περιλαμβάνεται στο περιεχόμενό του και τη σημασία της λεπτομερούς εξέτασής του. Δες εδώ πώς να κάνετε μια εισαγωγή.
• Στόχοι της διαδικασίας: ο σκοπός του εν λόγω εγγράφου πρέπει να εξηγηθεί, καθιστώντας σαφές ότι ο σκοπός του είναι τυποποιήστε και ελέγξτε ότι τηρούνται οι ρουτίνες των διαφόρων περιοχών της εταιρείας, αποφεύγοντας έτσι λάθη ή αστοχίες
• Τομείς εφαρμογής: είναι εκεί όπου ταξινομούνται οι διαδικασίες και αντιμετωπίζεται το πεδίο εφαρμογής του κάθε ατόμου, τόσο στον τομέα του όσο και στην επιρροή που έχουν σε άλλους
• Πολιτικές και πρότυπα λειτουργίας: αυτή η ενότητα θα πρέπει να περιλαμβάνει τις γενικές οδηγίες του ενέργειες που καθορίζουν ποια είναι η ευθύνη των διαφόρων παρουσιών που συμμετέχουν στο επεξεργάζομαι, διαδικασία.
• Γλωσσάριο όρων: είναι μια μικρή λίστα που χρησιμεύει ως υποστήριξη ή διαβούλευση, έχει τεχνικό χαρακτήρα και σχετίζεται με το περιεχόμενο του χειρόγραφου.

Βήματα για τη δημιουργία ενός εγχειριδίου οδηγιών

Όταν σκοπεύετε να ανοίξετε ένα νέο υποκατάστημα, δημιουργήστε ένα franchise μιας επιχείρησης που βρίσκεται στην αγορά εδώ και χρόνια ή απλά ξεκινήστε χρησιμοποιήστε ένα σύστημα ποιότητας για να εγγυηθείτε τις πωλήσεις, πρέπει να γίνει εγχειρίδιο διαδικασίας, για αυτό πρέπει να ακολουθήσετε ορισμένα βήματα σπουδαίος.

1. Πριν ξεκινήσετε, πρέπει να καθοριστεί η δομή του, κάθε έννοια που γράφεται απαιτεί ορισμένα χαρακτηριστικά και ιδιαιτερότητες, όπως η γλώσσα, παραδείγματα γραφικών, μεταξύ άλλων.
2. Είναι σημαντικό να μην έχουν όλα τα εγχειρίδια την ίδια γραμμή σύνταξης, καθώς ορισμένα τμήματα κατευθύνονται ο εκτελεστής ή ο χειριστής, επομένως, πρέπει να διακρίνεται εύκολα στο περιεχόμενο που θα είναι ο χρήστης του ίδιο
3. Πρέπει να καθοριστεί εάν θα δημιουργηθεί ένα έγγραφο για κάθε θέση, περιοχή ή ένα για ολόκληρο τον οργανισμό. Αυτό θα επιτρέψει να γνωρίζουμε εάν είναι απαραίτητο να δημιουργήσετε μερικά υπο-εγχειρίδια για κάθε περίπτωση
4. Πρέπει να καθοριστούν οι πολιτικές που αντιστοιχούν σε κάθε άτομο κατά την άσκηση των δραστηριοτήτων τους.
5. Προσδιορίστε και επιλέξτε ποιες είναι οι κύριες επιχειρηματικές διαδικασίες, προκειμένου να τις μεταφράσετε στο έγγραφο, όλα αυτά λαμβάνοντας υπόψη ότι πρέπει να περιέχουν μόνο πληροφορίες που απαιτούνται από το υπαλλήλους
6. Η συγγραφή του εγχειριδίου πρέπει να είναι ευέλικτη, δυναμική και προσβάσιμη, αλλά ταυτόχρονα συγκεκριμένη. Τα γραφικά και οπτικά στοιχεία είναι υψίστης σημασίας, καθώς διευκολύνουν την κατανόηση των εργαζομένων στις θέσεις τους

Πλεονεκτήματα ενός εγχειριδίου διαδικασίας

Έχοντας αυτό το εργαλείο παρέχει μεγάλα πλεονεκτήματα στην εταιρεία, μερικά από αυτά είναι:

• Βοηθήστε το προσωπικό να έχει καλύτερη εκπαίδευση και προσόντα
• Περιγράφουν λεπτομερώς όλες τις δραστηριότητες που πραγματοποιούνται σε καθεμία από τις θέσεις
• Χρησιμεύουν ως οδηγοί για την εργασία που πρέπει να γίνει
• Παρέχει στο προσωπικό μια πιο ολοκληρωμένη εικόνα της εταιρείας
• Επιτρέπει σε όσους είναι υπεύθυνοι για το λειτουργικό μέρος να γνωρίζουν ποια είναι τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσουν για να αναπτύξουν τα πάντα σωστά
• Δείχνουν ρητά τις σχέσεις με τις υπόλοιπες θέσεις εντός της εταιρείας

Ποιες εταιρείες πρέπει να διαθέτουν εγχειρίδιο διαδικασίας;

Απαιτούνται από όλους τους δημόσιους ή ιδιωτικούς, εθνικούς ή διεθνικούς οργανισμούς, μικρούς, μεσαίους ή μεγάλους, ανεξάρτητα από το αν είναι μη κερδοσκοπικοί. Δηλαδή, όλα αυτά που απαιτούν κανονικοποίηση στις λειτουργίες τους.

Επίσης εκείνοι που επιθυμούν να εξαλείψουν ή να μειώσουν το εργασιακό άγχος, και επομένως σπατάλη χρόνου, θέλουν να αναπαράγουν την οργανωτική τους κουλτούρα τόσο στα σημεία πώλησης όσο και στα διάφορα τους υποκαταστήματα.

Επιπλέον, εάν θέλουν να έχουν μεγάλες αυξήσεις ή να παγιώσουν μια ανταγωνιστική θέση, διατηρήστε ή αυξήστε τις πωλήσεις και κερδοφορία, παρέχοντας ικανοποίηση και χρησιμότητα σε πελάτες που καταφεύγουν στο franchise στο ερώτηση.

Πότε πρέπει να αιτιολογηθεί ένα διαδικαστικό εγχειρίδιο;

Όταν οι απώλειες, οι συγκρούσεις μεταξύ των διαφόρων τμημάτων της εταιρείας, καθώς και παράπονα από διάφορους πελάτες, οδηγούν σε μεγάλα μειονεκτήματα για τον οργανισμό. Μπορεί επίσης να οφείλεται στο άνοιγμα ενός δεύτερου υποκαταστήματος και είναι απαραίτητο να ανατεθούν ορισμένες ευθύνες σε διαχειριστές και διευθυντές.