Πώς είναι ο κύκλος ζωής ενός έργου;

ο Κύκλος ζωής ενός έργου Είναι η ακολουθία των φάσεων ανάπτυξης ή εκτέλεσης ενός έργου από την έναρξή του έως το κλείσιμο του. Με άλλα λόγια, είναι τα βήματα προόδου του έργου που πραγματοποιούνται μέσω της εκτέλεσης των προγραμματισμένων σταδίων.

Ο κύκλος ζωής ενός έργου είναι το οργάνωση των φάσεων ή στάδια που πρέπει να επιτευχθούν για την επίτευξη του στόχου που ορίζεται στο σχέδιο που θα εφαρμοστεί. Μια φάση είναι το σύνολο των δραστηριοτήτων του έργου που σχετίζονται μεταξύ τους και που συνήθως οδηγούν σε ένα μερικό ή πλήρες προϊόν.

Αυτός ο κύκλος περιλαμβάνει ομάδες διαδικασιών που με τη σειρά τους αποτελούνται από σαφώς καθορισμένες και πολύ συγκεκριμένες εργασίες ή δραστηριότητες που διασφαλίζουν την επίτευξη του στόχος του έργου. Με άλλα λόγια, τι αναμένεται να ληφθεί ως αποτέλεσμα της εφαρμογής του.

Ένα έργο είναι πολύπλοκο και μπορεί να χωριστεί σε άλλες ανεξάρτητες εργασίες σε σχέση με τη σειρά τους. Εκτελείται προσωρινά και σκοπός του είναι να επιτύχει ένα προϊόν, ένα μοναδικό αποτέλεσμα ή μια υπηρεσία. Ένα έργο είναι πολύ περισσότερο από το άθροισμα των φάσεων που συνθέτουν τον κύκλο ζωής του.

Δομή του κύκλου ζωής ενός έργου.

Προκειμένου να διευκολυνθεί και να ελεγχθεί η διαχείριση ενός έργου, είναι δομημένο σε φάσεις ή στάδια που μπορούν να ακολουθηθούν και να εποπτευθούν. Σε αυτήν τη δομή, που ορίζεται από τον Διευθυντή του Έργου, πρέπει να αντικατοπτρίζεται ο σύνδεσμος μεταξύ της έναρξης και του τέλους του έργου.

Στο Κύκλος ζωής ενός έργου, ο αριθμός και η ακολουθία των φάσεων που θα συμπεριληφθούν στο έργο καθορίζεται από τη διεύθυνση και άλλους παράγοντες όπως οι ανάγκες του οργανισμού, η φύση του έργου και η περιοχή του εφαρμογή. Ωστόσο, σε γενικές γραμμές, διατηρούν ένα παρόμοιο πλαίσιο δομημένο σε φάσεις ή στάδια.

ο φάσεις έχουν περιορισμένο χρόνο και παρόλο που έχει μια ορισμένη αρχή και τέλος, έχει επίσης συγκεκριμένους στόχους, παραδοτέα και δραστηριότητες. Ορισμένα έργα είναι μοναδικά και η δομή τους ποικίλλει σημαντικά.

Ο διαχειριστής έργου ορίζει τόσο τη διαδικασία όσο και τη μεθοδολογία που θα χρησιμοποιηθεί και θα λάβει επίσης υπόψη τον κύκλο ζωής του προϊόντος που θα προκύψει όταν ολοκληρωθεί η εφαρμογή του.

Φάσεις του κύκλου ζωής ενός έργου

Ο κύκλος ζωής ενός έργου αποτελεί τη βάση στην οποία διατηρούνται οι ενέργειες που πρέπει να εκτελεστούν στο έργο που απαιτείται.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει οτιδήποτε από μια «προγνωστική» έως μια «προσαρμοστική» προσέγγιση. Στην πρόβλεψη, οι λεπτομέρειες καθορίζονται στην αρχή του έργου και κάθε αλλαγή ή τροποποίηση του πεδίου οριοθετείται προσεκτικά. Σε μια προσαρμοστική προσέγγιση, το προϊόν αναπτύσσεται με πολλές επαναλήψεις και το πεδίο κάθε επανάληψης ορίζεται λεπτομερώς μόνο όταν ξεκινά.

Γενικά, το σχέδιο δράσης περιλαμβάνει τις ακόλουθες φάσεις:

• Φάση έναρξης
• Φάση προγραμματισμού
• Φάση εκτέλεσης
• Φάση κλεισίματος

Τι περιλαμβάνει κάθε φάση του κύκλου;

Υπάρχει μια πολύ σημαντική φάση σε κάθε έργο, η οποία είναι η φάση «παρακολούθησης και ελέγχου» Μερικοί σχεδιαστές το ενσωματώνουν στη φάση εκτέλεσης και άλλοι το προσαρτούν ως φάση Εκτός. Ωστόσο, ανεξάρτητα από το πού βρίσκεται αυτό το στάδιο, είναι πολύ σημαντικό καθώς όλες οι φάσεις πρέπει να παρακολουθούνται συνεχώς και να αξιολογούνται.

• Φάση εκκίνησης: ορίζεται το αρχικό πεδίο εφαρμογής και η σκοπιμότητά του. Είναι καιρός να σχεδιάσουμε το σχέδιο δράσης που θα εκτελεστεί και περιλαμβάνει τον σκοπό, όραμα, αποστολή, μετρήσιμους στόχους και τα κριτήρια, τις συνθήκες, τους κινδύνους και τα ενδιαφερόμενα μέρη, μεταξύ άλλων οι υπολοιποι.
• Φάση προγραμματισμού: η στρατηγική που πρέπει να ακολουθήσετε για να διασφαλίσετε την επιτυχία περιγράφεται λεπτομερώς. Εδώ καθορίζονται οι ανάγκες για φυσικούς και οικονομικούς πόρους. Αυτή η φάση περιλαμβάνει δύο μέρη: το στρατηγικό σχέδιο που περιγράφει τη συνολική προσέγγιση του έργου και την υλοποίηση που περιγράφει τους τρόπους επίτευξης του στόχου. Πρόκειται λοιπόν για τη δημιουργία ενός σχεδίου των σχεδίων που καθιερώνουν έναν σαφή χάρτη πορείας.
• Φάση εκτέλεσης: εφαρμόζονται οι εργασίες ή οι δραστηριότητες που περιγράφονται στην προηγούμενη φάση, δηλαδή υλοποιείται αυτό που περιγράφεται στο σχέδιο δράσης. Ο διαχειριστής έργου εποπτεύει συνεχώς και ελέγχει ολόκληρη τη διαδικασία για να αποτρέψει πιθανά σφάλματα και να τα διορθώσει, εάν υπάρχουν.
• Φάση κλεισίματος: όλες οι απαραίτητες διαδικασίες εκτελούνται για την επίσημη ολοκλήρωση των συμβατικών υποχρεώσεων και του έργου.

Χαρακτηριστικά του κύκλου ζωής ενός έργου.

Ο κύκλος ζωής ενός έργου, όπως ήδη αναφέρθηκε, αποτελείται από διάφορες φάσεις ή στάδια που καθορίζουν τι πρέπει να γίνει σε καθένα από αυτά και πώς αναθεωρείται και επικυρώνεται το προϊόν. Επίσης ποιος εμπλέκεται σε αυτό και πώς ελέγχεται η διαδικασία. Μερικά χαρακτηριστικά των φάσεων αναφέρονται παρακάτω.

• Έχουν μια αναγνωρίσιμη αρχή και τέλος. Στην αρχή το κόστος είναι χαμηλό και αυξάνεται καθώς η εργασία προχωρά και αρχίζει να μειώνεται όταν η δραστηριότητα αρχίζει να μειώνεται.
• Ο κύκλος ζωής ενός έργου είναι μοναδικός και η τυπική καμπύλη κόστους δεν ισχύει εξίσου σε όλα τα έργα.
• Κορυφαίοι κίνδυνοι και αβεβαιότητα στην αρχή του έργου επίσης. Αυτό μειώνεται όταν λαμβάνονται αποφάσεις και τα αποτελέσματα κάθε φάσης είναι αποδεκτά.
• Η ικανότητα που πρέπει να υπάρχει για να μην επηρεάσει το τελικό προϊόν, χωρίς να επηρεάσει δραστικά το κόστος, είναι μεγαλύτερη στην αρχή και επίσης μειώνεται όταν προχωρά προς την ολοκλήρωσή του.
• Η ανάγκη για αλλαγές και διόρθωση λαθών αυξάνεται καθώς προχωράτε στο τέλος του έργου.

Τέλος, θυμηθείτε ότι ο κύκλος ζωής ενός έργου εκτείνεται από τη γέννηση του έργου έως την παρουσίαση του τελικού προϊόντος. Αν και κάθε έργο έχει μια καθορισμένη αρχή και τέλος, έχει επίσης συγκεκριμένους στόχους, αποτελέσματα που μπορούν να επιτευχθούν και καλά καθορισμένες εργασίες.

Ο αριθμός και η ακολουθία του φάσεις ενός κύκλου Καθορίζονται από τη διαχείριση έργων και άλλους παράγοντες που είναι εγγενείς στον οργανισμό, όπως οι ανάγκες που προσπαθούν να αντιμετωπίσουν, ο τύπος της οργάνωσης και ο τομέας εφαρμογής του.