Que sont les documents de travail et à quoi servent-ils?

Les documents de travail seront familier à presque toute personne impliquée dans la profession comptable. Mais malgré son nom, les papiers d'emploi d'aujourd'hui ne nécessitent pas du tout de "papier". Nous vous expliquerons tous les détails ci-dessous.

Tout d'abord, les documents de travail sont des documents de synthèse que les comptables et les auditeurs utilisent pour préparer les états financiers. Ils servent de pièces justificatives qui organisent et appuient les informations contenues dans les rapports de gestion et les états financiers., et ils résument également les informations trouvées dans d'autres documents clients.

Bien qu'elles soient un élément essentiel de toute pratique comptable, leur préparation a la réputation bien méritée d'être manuelle, ardue et chronophage.

L'une des formes les plus courantes de documents de travail est une feuille de travail. Des feuilles de calcul sont utilisés pour résumer les processus comptables de fin d'année, publier des écritures de journal ajustées, créer des balances de vérification et préparer des états financiers.

D'autres documents de travail sont utilisés pour suivre et enregistrer les dossiers des clients pour les comptes clients, les achats d'immobilisations et les passifs. Dans la plupart des cas, les documents de travail des comptables sont extrêmement détaillés car ils représentent les conclusions et les preuves des comptables au travail.

Les auditeurs doivent préparer et organiser leurs documents de travail de manière à assister l'auditeur dans la conduite d'un service d'audit approprié. L'auditeur doit éviter de préparer ou d'accumuler des documents de travail inutiles et doit donc éviter de faire de nombreuses copies des registres comptables du client. Il convient de noter à ce stade qu'il n'est ni nécessaire ni faisable pour l'auditeur de documenter toutes les questions examinées au cours de l'audit.

Importance des documents de travail

Les documents de travail sont importants car :

• Ils sont requis à des fins de contrôle de la qualité de l'audit.
• S'assurer que le travail délégué par le partenaire d'audit a été effectué correctement.
• Fournir la preuve qu'un audit efficace a été effectué.
• Augmenter l'économie, l'efficience et l'efficacité de l'audit.
• Contenir des faits suffisamment détaillés et actualisés qui justifient le caractère raisonnable des conclusions de l'auditeur.
• Tenir un registre des questions d'importance continue pour les futurs audits.

Avant de décider de préparer un document de mission d'audit particulier, l'auditeur doit s'assurer que :

• Elle est nécessaire, soit parce qu'elle servira un objectif essentiel ou utile à l'appui du rapport de l'auditeur, soit parce que fournir les informations nécessaires à des fins fiscales ou à d'autres fins légales/réglementaires liées à le client
• Il n'est pas possible pour le personnel du client de préparer le document de travail, ou pour l'auditeur de faire des copies des documents que le personnel du client (y compris les auditeurs internes) ont préparés dans le cadre de leurs fonctions habituel.

Contenu

D'habitude, Chaque document de mission d'audit doit être en-tête avec les informations suivantes détaillé ci-dessous :

• Le nom du client.
• La période couverte par l'audit.
• La matière.
• La référence du fichier.
• Les initiales (signature) du membre du personnel qui a préparé le document de travail et la date à laquelle il a été préparé.
• Pour les documents d'audit préparés par le personnel du client, la date à laquelle ils ont été reçus les feuilles de travail et les initiales du membre de l'équipe d'audit qui a effectué les travaux d'audit Audit.
• Les initiales du membre du personnel qui a examiné les documents de travail et la date à laquelle l'examen a eu lieu.
• Chaque document d'audit doit répondre aux caractéristiques d'un bon document de travail, comme détaillé plus loin dans cet article.

Quelques caractéristiques d'un bon job paper

1. Vous devez établir un objectif d'audit clair, généralement en termes d'assertion d'audit (par exemple, « assurer l'intégrité des comptes fournisseurs »).
2. Vous devez indiquer entièrement la fin de l'année / période (par exemple, le 31 octobre 20X9), donc que le document de travail ne se confond pas avec la documentation qui appartient à une année/période différent.
3. Vous devez indiquer la portée complète du test (c'est-à-dire combien d'éléments ont été testés et comment ce nombre a été déterminé). Cela permettra au préparateur et aux réviseurs ultérieurs de déterminer le caractère suffisant des éléments probants fournis par le document de mission.
4. Lorsqu'une référence à un autre poste est requise, la référence complète à cet autre poste doit être fournie. Une déclaration selon laquelle les détails des tests peuvent être trouvés dans « un autre document de travail » est insuffisante.
5. Le document de travail doit énoncer les résultats des tests de manière claire et objective, sans parti pris et sur la base de faits documentés.
6. Les conclusions tirées doivent être cohérentes avec les résultats des tests et doivent pouvoir résister à un examen indépendant.
7. Le document de travail doit avoir une référence claire afin qu'il puisse être correctement classé et facilement trouvé en cas de besoin à une date ultérieure.
8. Il doit être signé par la personne qui l'a préparé afin que les demandes de renseignements puissent être adressées à la personne appropriée.
9. Il doit être signé et daté par toute personne qui l'examine, afin de répondre aux exigences de contrôle de la qualité de l'examen.
10. L'examinateur des documents de mission d'audit doit s'assurer que tous les documents présentent ces caractéristiques. Si une caractéristique pertinente est jugée manquante, cela devrait entraîner un point de révision de la audit (c'est-à-dire un commentaire du réviseur ordonnant au préparateur initial de rectifier le défaut dans le travail).

Documents de travail fournir la preuve qu'un audit efficace a été effectué, efficace et économique.

Par conséquent, ils doivent être préparés avec soin et compétence. Ils doivent être suffisamment détaillés et complets pour qu'un auditeur sans expérience préalable dans cet audit puisse comprendre les documents de travail en termes de travail accompli, les conclusions tirées et le raisonnement qui les sous-tend conclusions.