▷ Portée d'un projet; Définition et comment le faire

La portée d'un projet établit ce qui doit être abordé pour réussir à atteindre le résultat. fin de celui-ci, en établissant les limites du projet, ses buts, objectifs, livrables et exigences; par conséquent, la portée est fondamentale, car elle fournit un guide clair pour l'exécution et le contrôle de celle-ci.

Il portée d'un projet sera toujours un élément fondamental dans la gestion de tout projet, car il vous permet d'aborder tous les aspects nécessaires pour réussir.

Eh bien, c'est dans le cadre où établit clairement et simplement comment le projet sera abordé et quels seront-ils ses objectifs, livrables, exigences et limites; De cette manière, les écarts et les risques dans l'exécution du projet peuvent être évités et la planification budgétaire peut être facilitée.

Maintenant bien, Comment définir la portée d'un projet facilement et sans complications?, Ici, nous allons vous dire comment, mais définissons d'abord son concept.

Quelle est la portée d'un projet ?

La portée d'un projet fait référence aux limites précises des travaux à effectuer dans le cadre d'un projet; définit les buts, les objectifs, les livrables et les exigences de ceux-ci. Ainsi, ils sont ce que l'équipe du projet prévoit d'aborder.

Une bonne envergure de projet doit être clair, précis et suffisamment détaillé suffisante pour être comprise par toutes les parties prenantes du projet. Vous devez établir ce qui doit être réalisé, comment le succès doit être mesuré, ce qui doit être livré, qui est impliqué, ce qui n'est pas inclus et toutes les contraintes ou informations pertinentes.

Il est important de noter que la portée du projet peut être dynamique et peut devoir être revu et ajusté au fur et à mesure que le projet progresse et de nouvelles circonstances ou informations sont présentées.

Pour l'Institut de gestion de projet, (2008) déclare que « Le cadrage est le processus d'élaboration d'un projet détaillé et d'une description de produit. (p. 119)

Fondamentalement, la portée d'un projet définit ce qui doit être abordé pour réussir à atteindre le résultat final du projet.

Comment cadrer un projet ?

Le cadrage d'un projet est un élément essentiel de la planification de projet, car il vous fournit des conseils clairs pour l'exécution et le contrôle du projet.

Voici quelques étapes que vous pouvez suivre pour définir la portée d'un projet :

1. Identifier les objectifs du projet : La première chose que vous devez faire est de comprendre ce que vous espérez réaliser avec le projet. Quel est le problème que vous essayez de résoudre ?À quel succès cela ressemblerait-il? Avoir une compréhension claire des objectifs vous aidera à définir la portée du projet.
2. Définir les livrables du projet : Les livrables sont les résultats spécifiques qui seront produits à la suite du projet. Il peut s'agir de produits, de rapports, de services, etc. Une définition claire des livrables aidera à définir les attentes et à donner une orientation au projet.
3. Identifier les exigences du projet : Les exigences sont les besoins ou les conditions qui doivent être remplies pour que le projet réussisse. Il peut s'agir d'exigences techniques, de ressources, de personnel, de temps, entre autres.
4. Définissez les limites et les exclusions : Tout ne peut pas être inclus dans le périmètre d'un projet. Il est important d'identifier les contraintes du projet (par exemple, les contraintes de temps, de budget, de ressources) et d'indiquer clairement ce qui est "Hors de portée", c'est-à-dire ce qui ne sera pas abordé ou livré par le projet.
5. Créer un document de cadrage de projet : UN "Document sur la portée du projet" c'est un document formel qui décrit tous les aspects ci-dessus et est utilisé comme un outil pour gérer les attentes et guider l'exécution du projet. Ce document doit être approuvé par toutes les parties intéressées avant le début des travaux sur le projet.
6. Examiner et affiner la portée du projet : Au fur et à mesure que le projet progresse, vous découvrirez peut-être que certaines de vos hypothèses initiales étaient incorrectes, ou que de nouvelles informations ou de nouveaux défis émergent. Dans ces cas, il est important de revoir et, si nécessaire, d'ajuster la portée du projet. Toute modification de la portée du projet doit être documentée et approuvée par toutes les parties intéressées.

N'oubliez pas qu'une bonne portée de projet est suffisamment claire, précise et détaillée pour être comprise par toutes les personnes impliquées dans le projet; une portée bien définie peut faire la différence entre un projet qui se déroule sans heurts et un autre qui dévie.

Gestion de la portée du projet

 La portée d'un projet ne s'arrête pas à son écriture,nécessite une gestion composé d'une série de procédures qui garantissent qu'un projet reste sur son plan de travail initial et terminer avec succès.

Des changements de portée se produisent souvent sur les projets et, s'ils ne sont pas gérés efficacement, peuvent entraîner des un projet qui dépasse son échéance initiale, dépasse le budget ou n'atteint pas les objectifs convenu.

Voici les étapes clés pour parvenir à une bonne gestion de la portée du projet :

1. Planification de la portée : Cela implique la création d'un plan de gestion de la portée qui documente la manière dont la portée du projet sera définie, validée et contrôlée.
2. Définition de la portée : Il s'agit du processus d'élaboration d'une description détaillée du projet et du produit, service ou résultat attendu.
3. Création d'une structure de répartition du travail (WBS/WBS) : Un WBS est un outil qui décompose la portée du projet en composants gérables; aide les équipes à comprendre les livrables du projet et les tâches spécifiques dont elles ont besoin pour les réaliser.
4. Vérification de la portée : C'est le processus d'acceptation formelle des livrables du projet achevé par les parties intéressées. Il s'agit essentiellement de s'assurer que les livrables répondent aux critères d'acceptation définis.
5. Contrôle de la portée : Il fait référence à la gestion des changements dans la portée du projet; cela implique de surveiller l'état du projet et du produit et d'ajuster tout changement susceptible d'affecter la portée. Toute modification de la portée doit être documentée et approuvée avant d'être mise en œuvre.

Pour l'Institut de gestion de projet, (2008), « La gestion de la portée du projet comprend les processus nécessaires pour garantir que le projet comprend tout le travail requis et uniquement le travail nécessaire pour mener à bien le projet. La gestion de la portée du projet se concentre principalement sur la définition et le contrôle de ce qui est inclus et de ce qui n'est pas inclus dans le projet. » (p. 104)

Eh bien, une bonne gestion de la portée peut aider à éviter les "fluage portée" (la croissance incontrôlée de la portée du projet au-delà de ses limites initiales), ce qui peut entraîner des retards, des coûts supplémentaires et des conflits entre les parties prenantes. La gestion de la portée est un élément essentiel d'une gestion de projet réussie. et nécessite une communication efficace et une documentation détaillée.

Références bibliographiques

• Institut de gestion de projet (2013). Guide des principes fondamentaux de la gestion de projet (Guide PMBOK I ®) — Cinquième édition.